Experto en Tableros de Control de Gestión en Excel

Ninguna otra herramienta es más sinónimo de Paneles de Control e Informes que los gráficos. Los gráficos ofrecen una representación visual de valores numéricos, de un solo vistazo permiten especificar relaciones entre valores de datos, señalar diferencias y observar tendencias comerciales. Pocos mecanismos permiten absorber datos más rápido que un gráfico, que puede ser un componente clave en tu Tablero de Control.

Antes de que puedas crear un gráfico, debes tener algunos números, también conocidos como datos. Los datos, por supuesto, se almacenan en las celdas en una hoja de trabajo. Normalmente, los datos que utiliza un gráfico residen en una sola hoja de trabajo, pero ese no es un requisito estricto.

Un gráfico se compone de muchos elementos diferentes, y todos estos elementos son opcionales. Sí, también puedes crear un gráfico que no contenga elementos de gráfico, es decir un gráfico vacío. Y aunque no lo parezca tiene su utilidad.

Crear un gráfico es relativamente fácil. Los siguientes pasos describen cómo crear y luego personalizar un gráfico básico en Excel para comunicar mejor los objetivos comerciales.

Antes de que puedas modificar un gráfico, hay que activarlo. Para activar un gráfico incrustado, se debe clic en él. Al hacerlo, se activa el gráfico y también se selecciona el elemento en el que se hace clic. Para activar un gráfico en una hoja de gráfico, simplemente se hace clic en su pestaña de hoja.

Si eres un profesional experimentado, probablemente hayas estado expuesto a muchos tipos de gráficos: gráficos de barras, gráficos de líneas, gráficos circulares, etc. Este módulo explora cada uno de estos tipos de gráficos, junto con información que puede ayudarte a determinar qué tipo de gráfico puede mostrar mejor tus datos.

Una pregunta común entre los usuarios de Excel es: "¿Cómo sé qué tipo de gráfico usar para mis datos?" Desafortunadamente, no hay una respuesta corta a esta pregunta. Quizás la mejor respuesta es demasiado difusa: “Usa el tipo de gráfico que transmita tu mensaje de la manera más simple”.

Un gráfico de barras es esencialmente un gráfico de columnas que se ha girado 90 grados en el sentido de las agujas del reloj. Una clara ventaja de utilizar un gráfico de barras es que las etiquetas de categoría pueden ser más fáciles de leer.

Los gráficos de líneas y de áreas a menudo se utilizan para trazar datos continuos y son útiles para identificar tendencias a lo largo del tiempo.

Un gráfico circular es útil cuando quieres mostrar proporciones relativas o contribuciones a un todo. Un gráfico circular muestra solo una serie de datos.

Otro tipo de gráfico común es un gráfico de dispersión (también conocido como gráfico XY) y el de burbujas. Un gráfico de dispersión difiere de la mayoría de los otros tipos de gráficos en que ambos ejes muestran valores. Los gráficos de dispersión no tienen un eje de categoría.

Es posible que no estés familiarizado con los gráficos de radar. Un gráfico de radar tiene un eje separado para cada categoría, y los ejes se extienden hacia afuera desde el centro del gráfico. El valor de cada punto de datos se traza en el eje correspondiente. Un gráfico de superficie muestra dos o más series de datos como una superficie tridimensional. Y pueden ser bastante interesantes.

En esta clase te mostraré cómo aprovechar los Gráficos de Cascada, una de las herramientas de visualización más populares utilizadas en las empresas pequeñas y grandes. Desde la versión 2016 de Excel, con este nuevo gráfico, lo que solía tomar pasos repetitivos, complicados y múltiples ahora se puede hacer con unos pocos clics rápidos. Y dado que el gráfico de Cascada está disponible de forma nativa, automáticamente obtendrás todas las capacidades de personalización y formateo ricas e intuitivas que esperas de los gráficos de Excel.

Un gráfico combinado utiliza dos tipos de gráficos diferentes, como un gráfico de columnas y un gráfico de líneas. En tal caso, a cada serie se le asigna su propio tipo de gráfico.

Si observas que realizas con frecuencia los mismos tipos de modificaciones en tus gráficos, puedes ahorrar tiempo y energía creando una plantilla de gráfico. O bien, si creas muchos gráficos combinados, puede crear una plantilla de gráfico combinado y evitar realizar los ajustes manuales necesarios para un gráfico combinado.

Cada gráfico consta de al menos una serie, y los datos utilizados en esa serie se almacenan (normalmente) en una hoja de trabajo. Esta clase proporciona una visión en profundidad de series de datos para gráficos y presenta muchos consejos para ayudarte a seleccionar y modificar los datos utilizados en sus gráficos.

Excel proporciona tres formas de agregar una nueva serie a un gráfico existente. Vamos a ver cada una de ellas en detalle:

Después de crear un gráfico, es posible que desees modificar los rangos de datos utilizados por el gráfico. Por ejemplo, puedes necesitar ampliar el rango para incluir datos nuevos. O bien, es posible que debas sustituirlo por un rango completamente diferente. Excel ofrece varias formas de realizar estas operaciones

Cada serie de gráficos tiene un nombre, que se muestra en la leyenda del gráfico. Si no se proporciona explícitamente un nombre para una serie, tendrá un nombre predeterminado, como Series1, Series2, y así sucesivamente.

Cada serie de gráficos tiene un parámetro de orden de trazado. La leyenda de un gráfico generalmente muestra los nombres de las series en el orden en que se trazan.

La mayoría de las veces, una serie de gráfico consiste en un rango contiguo de celdas. Pero Excel te permite trazar datos que no están en un rango contiguo.

Normalmente, un gráfico de Excel utiliza datos almacenados en un rango. Se cambian los datos en el rango y el gráfico se actualiza automáticamente.

Un eje es un elemento de un gráfico que contiene información de categoría o valores para una serie. Un gráfico puede usar cero, dos, tres o cuatro ejes, y cualquiera o todos pueden ocultarse si se desea.

Si creas un gráfico para tu propio uso, puede que no valga la pena gastar mucho tiempo en formatear y personalizar el gráfico. Pero si deseas crear un gráfico lo más efectivo posible, o si necesitas crear un gráfico para fines de presentación, querrás aprovechar las técnicas de personalización adicionales disponibles en Excel.

Muchos de los cuadros de diálogo de Formato para elementos de gráfico incluyen una pestaña llamada Relleno así como otras pestañas que tratan sobre el formato de borde. Estas pestañas se usan para cambiar el interior y el borde del elemento seleccionado.

Cada gráfico tiene dos componentes clave que juegan un papel en la apariencia general del gráfico:

Hacer algunos cambios de formato simples en una serie de gráficos puede marcar una gran diferencia en la legibilidad de tu gráfico. Cuando creas un gráfico, Excel usa sus colores predeterminados y estilos para la serie. En muchos casos, querrás modificar estos colores o estilos de marcador para mayor claridad. En otros casos, es posible que desees realizar algunos cambios drásticos para obtener el mayor impacto

Un gráfico puede tener hasta cinco títulos diferentes:

Una leyenda de gráfico identifica las series en el gráfico y consta de texto y claves. Una clave es una pequeña imagen gráfica que se  corresponde con la apariencia y colores de la serie de gráficos correspondientes.

Como ya sabrás, los gráficos varían en la cantidad de ejes que utilizan. Los gráficos circulares y de anillo no tienen ejes. Todos los gráficos 2-D tienen al menos dos ejes, y pueden tener tres (si usas un valor secundario o un eje de categoría) o cuatro (si usas un eje de categoría secundario y un eje de valor secundario).Los gráficos tridimensionales tienen tres ejes: el eje "profundidad" se conoce como el eje serie.

Las líneas de división ayuda al espectador a determinar los valores representados por la serie en el gráfico. Estas líneas de división son opcionales y verás que tienes bastante control sobre la apariencia de las líneas de la cuadrícula.

Puede haber situaciones en las que sea valioso mostrar todos los valores de datos junto con los puntos de datos graficados. Sin embargo, si agregas etiquetas de datos puedes inundar a tu audiencia con un grupo de números que compliquen el gráfico.

En el Módulo 2, vimos el uso de un modelo de datos como base para tus paneles e informes. Este modelo de datos te ayuda a organizar tu información en tres capas lógicas: datos, análisis y presentación. Como descubrirás en esta clase, las tablas dinámicas se prestan muy bien a este concepto de modelo de datos.

Las tablas dinámicas que se crean a menudo deben modificarse para obtener la apariencia y el resultado que se está buscando. En esta clase, cubriremos algunas de las formas en que puedes  personalizar tus tablas dinámicas para que se adapten a las necesidades de tu tablero de control de gestión.

En este punto de tu exploración de las tablas dinámicas, ya sabes lo suficiente como para comenzar a crear tu propia tabla dinámica y especificar vistas únicas. En esta clase, quiero compartir contigo algunas formas en las que me gustaría que vieras tus datos.

Ya vimos las tablas dinámicas. Y en las  clases que siguen se abordará una característica derivada de éstas: Los Gráficos Dinámicos. Lo que presupone que ya estás familiarizado con las tablas dinámicas.

Cuando seleccionas un gráfico dinámico, la cinta muestra una pestaña contextual: Herramientas de gráfico dinámico. Los comandos en las pestañas Diseño, Diseño y Formato son prácticamente idénticos a los de un gráfico estándar, por lo que te encuentras en un territorio familiar. Los comandos en la pestaña Analizar contienen algunos comandos específicos para gráficos dinámicos.

El ejemplo en esta clase describe cómo usar una tabla dinámica para crear un gráfico de distribución de frecuencia, a veces conocida como histograma. Esta técnica funciona con valores numéricos y de texto.

Los mini gráficos permite ver tendencias y patrones dentro de tus datos de un vistazo, usando un espacio mínimo. Siguiendo el concepto de mini gráficos, Microsoft implementó los mini gráficos en hojas de trabajo de Excel para que puedas obtener un contexto visual para los datos que no ocupen un montón de espacio en tu tablero de comandos.

Los minigráficos están vinculados a los datos, por lo que si cambias alguno de los valores en el rango de datos, el minigráfico se actualizará.

Cuando activas una celda que contiene un minigráfico, Excel muestra un contorno alrededor de todas las minigráficos en su grupo. A continuación, puede usar los comandos en la ficha Diseño de Herramientas de Minigráficos para personalizar el grupo de minigráficos.

Hasta este punto, hemos estado viendo las herramientas que puedes usar para compilar componentes básicos del tablero de comandos: gráficos, tablas dinámicas, gráficos dinámicos y minigráficos. En las clases siguientes, el enfoque estará en los componentes que son menos evidentes: las visualizaciones sin gráficos.

Un lugar común para agregar etiquetas dinámicas es a un gráfico interactivo.

Cuando vinculas tus cuadros de texto a celdas que contienen fórmulas en lugar de etiquetas simples, se abre un nuevo conjunto de oportunidades. Con las fórmulas, la etiqueta se vuelve aún más interactiva.

La herramienta Cámara de Excel te permite tomar una imagen en vivo de un rango de celdas que se actualiza dinámicamente mientras se modifican los datos en ese rango.

Una etiqueta con fórmula es una etiqueta o texto resultante de una fórmula, que puedes usar para análisis e informes posteriores. La idea aquí es crear la lógica con una fórmula y luego usar el valor resultante como una nueva dimensión de datos que puedas ordenar, formatear condicionalmente y agregar un gráfico a un tablero de control de gestión.

Uno de los conceptos más comunes utilizados en paneles e informes es el concepto de tendencias. Una tendencia es una medida de la varianza sobre un intervalo temporal definido, que puede estar representado en días, semanas, meses o años.

La construcción de componentes de tendencia para tus paneles de control implica que algunas cosas las puedes hacer y otras no. Esta clase te ayudará a evitar algunos pasos en falso comunes.

Aunque el nombre es elegante, una tendencia comparativa es un concepto simple. Gráfica dos o más series de datos en el mismo gráfico para que las series de esas tendencias se evidencien y se puedan comparar visualmente. En esta clase, veremos algunas técnicas que te permitan construir componentes que presentan tendencias comparativas.

Algunos de tus componentes de tendencias pueden contener ciertos períodos en los que se produjo un evento especial, lo que puede causar una anomalía en el patrón de tendencias.

En esta clase, aprenderás algunas técnicas que van más allá de los conceptos básicos cubiertos hasta el momento

A menudo es útil organizar tus datos en grupos lógicos. Agrupar permite concentrarte en conjuntos manejables de información que tienen atributos clave.

Un histograma es esencialmente un gráfico que traza una distribución de frecuencias. Una distribución de frecuencia muestra con qué frecuencia ocurre un evento.

¿Te imaginas posible hacer que un gráfico te muestre los 5 valores más altos dentro de un rango de datos? ¿Y que además, los destaque con un color que se diferencien del resto de los datos que no cumpen con esa premisa? ¿Suena demasiado bueno para ser verdad no? En esta clase verás cómo hacer que un gráfico te de toda esa información.

No importa de qué negocio o industria hablemos, siempre puedes señalar algún tipo de objetivo contra el que medir los datos. Ese objetivo puede ser cualquier cosa, desde una cierta cantidad de ingresos hasta la cantidad de cajas enviadas o llamadas telefónicas realizadas. El mundo de los negocios está lleno de objetivos y metas. Tu trabajo es encontrar formas efectivas de representar el desempeño contra esos objetivos.

El objetivo que utilizas para medir el rendimiento no tiene que ser necesariamente establecido por la administración o la política de la empresa. De hecho, es posible que algunas de las cosas que midas nunca tengan un objetivo o una meta establecidos para ellas.

Un gráfico de estilo termómetro ofrece una forma única de ver el rendimiento en función de un objetivo. Como su nombre lo indica, los puntos de datos que se muestran en este tipo de gráfico se parecen a un termómetro. Cada valor de rendimiento y su objetivo correspondiente se apilan, dando una apariencia similar a la del mercurio que sube y dependiendo de a cifra, hasta superar los límites del termómetro.

Un gráfico de viñetas,muestra una única medida de resultado, compara esa medida con un objetivo y la muestra en el contexto de rangos cualitativos, como Malo, Regular, Bueno y Muy bueno.

La pirámide de población o pirámide demográfica es un histograma o gráfico de barras dispuestas horizontalmente cuya longitud es proporcional a la cantidad de personas que representa la edad y sexo de la población en cada una de dichas barras.

Si disfrutas dejar boquiabierto a tu público con impresionantes gráficos interactivos, esta clase es para tí. Un gráfico de velocímetro es la combinación de dos tipos de gráficos: un gráfico de anillo que es el soporte visual del velocímetro y un gráfico circular que gracias a un eficiente trabajo de formateo, terminará convirtiéndose en el indicador principal del velocímetro.

Una macro es esencialmente un conjunto de instrucciones o código que se crea para decirle a Excel que ejecute cualquier cantidad de acciones. En Excel, las macros se pueden escribir o grabar. La palabra clave aquí es “grabar”.

El primer paso para usar macros es admitir que tienes un problema. En realidad, puedes tener varios problemas.

Es posible que te resulte difícil localizar la grabadora de macros. Esto se debe a que la funcionalidad en Excel se encuentra en la pestaña Programador, que inicialmente está oculta. Por oculto, me refiero a que no verás una pestaña llamada Programador cuando abras por primera vez Excel. Tienes que decirle explícitamente a Excel que la haga visible.

A partir del lanzamiento de Office 2010, Microsoft introdujo cambios significativos en su modelo de seguridad de Office. Uno de los cambios más importantes es el concepto de documentos de confianza. Sin entrar en detalles técnicos, un Documento de Confianza es esencialmente un libro de trabajo que Office ha considerado seguro al permitir macros.

Cubrir los fundamentos de la creación y el uso de macros es una cosa. Proceder con buenas maneras de incorporarlos a tus procesos de informes es otra. Tómate un momento para revisar algunos ejemplos de cómo puedes implementar macros en tus paneles e informes.

En la actualidad, los profesionales de las empresas quieren cada vez más poder cambiar de una vista de datos a otra con una simple lista de opciones. Para aquellos de nosotros que construimos paneles e informes, esto representa un nuevo conjunto de problemas. La pregunta general: ¿cómo manejas a un usuario que quiere ver múltiples vistas para múltiples regiones o mercados?

El control de botones le brinda a tu audiencia una forma clara y fácil de ejecutar las macros que has grabado. Para insertar y configurar un botón, sigue estos pasos:

El control de casilla de verificación proporciona un mecanismo para seleccionar o deseleccionar opciones. Cuando se selecciona una casilla de verificación, devuelve un valor de Verdadero. Cuando no está seleccionado, se devuelve Falso.

El control de cuadro combinado permite a los usuarios seleccionar una lista de opciones predefinidas de una lista desplegable. La idea es que cuando se selecciona un elemento del control de cuadro combinado, se realiza alguna acción con esa selección. Para agregar un cuadro combinado a su hoja de trabajo, sigue estos pasos:

El control de cuadro de lista permite a los usuarios seleccionar de una lista de opciones predefinidas. La idea es que cuando se selecciona un elemento del control de cuadro de lista, se realiza alguna acción con esa selección.

Un control de barra de desplazamiento, se desplaza por un intervalo de valores cuando el usuario hace clic en las flechas de desplazamiento o arrastra el cuadro de desplazamiento.

¿No sería maravilloso si todos los datos que encontraran estuvieran cuidadosamente empaquetados en una tabla de Excel fácil de usar? La realidad es que encontrarás situaciones en las que los datos que necesitas provienen de fuentes de datos externas.

Por simplicidad y facilidad, no se puede superar el método de copiar y pegar. Es una de las técnicas más antiguas en uso desde que se crearon las interfaces gráficas.

Access tiene un Asistente de exportación y es relativamente simple de usar. Gracias a él podremos realizar fácilmente la importación de datos

La opción de extraer datos de Access ha estado disponible en Excel para muchas versiones; simplemente estaba enterrada debajo de varias capas de profundidad en títulos de menú algo crípticos. Esto hizo que obtener los datos de Access en Excel pareciera una tarea difícil y misteriosa para muchos analistas de Excel.

MS Query es un programa independiente, instalado con el conjunto de aplicaciones de Office, que puedes usar para conectarte a fuentes de datos externas desde Excel. MS Query tiene una clara ventaja sobre los otros métodos de importación de datos de Access en Excel: la flexibilidad.

El enfoque de esta clase es preparar tu tablero de control de gestión para que viva fuera de tu PC. Aquí, veremos los diversos métodos para proteger tu trabajo de cambios accidentales y deliberados

Existen varios métodos para vincular datos de Excel a una presentación de PowerPoint. Para nuestros propósitos, nos enfocaremos en el método más propicio para presentar paneles e informes actualizados con frecuencia en PowerPoint, creando un enlace dinámico.

En Excel, Microsoft ha hecho posible convertir tus hojas de cálculo de Excel a un documento PDF. Un PDF es el formato estándar para compartir documentos desarrollado por Adobe. La distribución de sus informes y paneles de control como un archivo PDF te permite compartir tu producto final sin compartir todas las fórmulas y todo el cableado y las cañerías que viene con el libro de trabajo.