Kurs Microsoft Excel podstawowy

Gdy zachodzi potrzeba ręcznego wprowadzania danych w programie Excel, jest dostępnych kilka możliwości. Dane można wprowadzać w jednej komórce, w kilku komórkach w tym samym czasie lub na więcej niż jednym arkusz jednocześnie. Wprowadzane dane mogą być liczbami, tekstem, datami lub godzinami. Dane te można formatować na wiele sposobów. Istnieje też kilka ustawień, które można dostosować, aby ułatwić wprowadzanie danych.

Po wprowadzeniu danych możesz je zaznaczać. W programie Excel możesz zaznaczyć zawartość jednej, bądź większej liczby komórek, zaznaczyć wiersz, kolumnę lub cały arkusz.

Jeżeli źle wprowadziliśmy dane do komórek lub zrobiliśmy błąd, czy też po prostu dane są nam juz niepotrzebne, możemy je wyczyścić.
Możemy usunąć zawartość komórek (formuły i dane), formaty (w tym formaty liczb, formaty warunkowe i obramowania) oraz wszelkie dołączone komentarze. Wyczyszczone komórki pozostaną puste lub jako niesformatowane.

Oprócz tego, że możemy wprowadzić dane lub je usunąć, mamy też możliwość powielania już istniejących danych.

W tym celu użyjemy narzędzia Wytnij, Kopiuj i Wklej, aby przenieść lub skopiować zawartość komórki. Podczas przenoszenia lub kopiowania komórek w programie Excel jest przenoszona lub kopiowana komórka, łącznie z formułami i ich wartościami wynikowymi, formatowaniem komórki i komentarzami.

Automatyczne wypełnienie pozwala na szybkie uzupełnienie komórek seria danych (tekstowych lub liczbowych) w wierszu lub kolumnie. Pozwala to na zaoszczędzenie mnóstwa czasu w przypadku wprowadzania danych ciągłych w dużych arkuszach.

Zamiast manualnie wprowadzać liczby, czas, dni, daty, można wykorzystać opcję Autouzupełniania aby wypełnić komórki jeżeli dane odznaczają się jakimś wzorcem lub bazuje na danych z innej komórki.

Korzystając z funkcji Znajdź i zamień w programie Excel, można wyszukiwać informacje w skoroszycie, takie jak określona liczba lub ciąg tekstowy. Możesz znaleźć szukany element w celu odnalezienia go lub zamienić go na coś innego. Możesz wyszukiwać według wierszy i kolumn, w obrębie komentarzy lub wartości oraz w arkuszach lub całych skoroszytach.

Po arkuszach możemy poruszać się na kilka sposobów.

Jednym z nich jest kliknięcie za pomocą myszy w wybrany arkusz i komórkę.

Kolejnym sposobem nawigacji jest za pomocą klawiszy, czyli strzałek.

Możemy też wykorzystać klawisz TAB lub ENTER.

A także możemy użyć adresu komórek lub zakresu.

Możesz szybko zlokalizować i zaznaczyć określone komórki lub zakresy, wprowadzając ich nazwy lub odwołania przy użyciu polecenia Przejdź do (F5 lub Ctrl+G).

Każdy skoroszyt domyślnie zawiera co najmniej jeden arkusz roboczy. Podczas pracy z dużą ilością danych możesz utworzyć wiele arkuszy, aby uporządkować skoroszyt i ułatwić znajdowanie treści. Możesz także kopiować oraz przenosić arkusze między plikami, aby powielić albo zmienić miejsce przetrzymywania danych.

Aby poprawić czytelność arkusza, można zastosować różne typy formatowania.

Formatowanie komórek obejmuje następujące elementy:
- styl i rodzaj czcionki,
- formaty liczb,
- wyrównanie zawartości komórek,
- obramowywanie komórek,
- cieniowanie komórek.

Często zdarza się tak, że te najbardziej banalne operacje w Excelu zajmują najwięcej czasu. Kolorowanie komórki, banał pomyślicie. Zaznaczasz komórkę, wybierasz kolor i koniec. Niby tak, ale najpierw trzeba sprawdzić jaki to kolor, następnie pojawiają się kolejne rzeczy jak czcionka, obramowanie, format. Wtedy zaczynają się schody. Z pomocą przychodzi malarz formatów.

Narzędzie malarz formatów to nic innego jak przenoszenie wyglądu, czyli formatu danej komórki. Korzystając z tego narzędzia mamy możliwość szybkiego przeniesienia wyglądu jednych komórek na drugie, bez konieczności posiadania wiedzy na temat szczegółów formatowania.

Format komórki to nie tylko wygląd wyświetlanych danych, ale także sposób w jaki Excel sobie z nimi radzi.

Dlatego formatowanie numeryczne mówi programowi jak ma traktować dane, czy jako tekst, jako liczby, jako datę itp. Nadanie poprawnego formatowania jest kluczowe, aby dane były wyświetlane w poprawny sposób a także żeby można było na nich prowadzić odpowiednie operacje.

Można powiedzieć, że wszystko co mamy w Excelu jest pewnego rodzaju tabelą. I to jest po części prawda.

Natomiast narzędzie Tabela jest czymś znacznie lepszym, ponieważ będzie za ciebie wykonywać sama pewne czynności.

Aby lepiej odnaleźć się w świecie liczb i wyrazów, który spotykamy w Excelu, dobrym pomysłem jest używanie formatowania komórek. Formatowanie komórek to wszystkie zmiany wyglądu komórki, takie jak tło, obramowanie, kolor i rozmiar czcionki i inne.

Zatem czym jest formatowanie warunkowe? Jest to wstawianie tych kolorów, tak, żeby pojawiały się tylko czasami (dynamicznie) i żeby ich pojawianie się informowało nas o czymś ważnym. Możesz wstawić takie formatowanie, które będzie kolorowało na czerwono komórki ze słowem 'Nie' a na zielono ze słowem 'Tak'. Możesz zmienić kolor czcionki liczbom, które mniejsze niż 1.000. To tylko kilka przykładów z wachlarza możliwości.

W tej części omawiamy formatowanie warunkowe stosowane na tekstach.

Aby lepiej odnaleźć się w świecie liczb i wyrazów, który spotykamy w Excelu, dobrym pomysłem jest używanie formatowania komórek. Formatowanie komórek to wszystkie zmiany wyglądu komórki, takie jak tło, obramowanie, kolor i rozmiar czcionki i inne.

Zatem czym jest formatowanie warunkowe? Jest to wstawianie tych kolorów, tak, żeby pojawiały się tylko czasami (dynamicznie) i żeby ich pojawianie się informowało nas o czymś ważnym. Możesz wstawić takie formatowanie, które będzie kolorowało na czerwono komórki ze słowem 'Nie' a na zielono ze słowem 'Tak'. Możesz zmienić kolor czcionki liczbom, które mniejsze niż 1.000. To tylko kilka przykładów z wachlarza możliwości.

W tej części omawiamy formatowanie warunkowe stosowane na liczbach.

Aby uniemożliwić innym użytkownikom przypadkowe lub celowe zmodyfikowanie, przeniesienie lub usunięcie danych w arkuszu, możesz zablokować komórki w arkuszu programu Excel, a następnie zabezpieczyć arkusz hasłem. Dzięki chronieniu arkusza możesz sprawić, że tylko konkretne części arkusza będą mogły być edytowane, a użytkownicy nie będą mogli edytować danych w żadnym innym obszarze arkusza. Aby uniemożliwić innym użytkownikom wyświetlanie ukrytych arkuszy oraz dodawanie, przenoszenie, usuwanie lub ukrywanie arkuszy bądź zmienianie ich nazwy, możesz chronić strukturę skoroszytu programu Excel hasłem.

Program Excel pozwala chronić efekty pracy przez uniemożliwianie innym otwierania skoroszytu bez użycia hasła, udzielanie do skoroszytu dostępu tylko do odczytu, czy też chronienie tylko arkusza w celu zapobiegnięcia przypadkowemu usunięciu formuł.

Formuły są to równania umożliwiające między innymi wykonywanie obliczeń, zwracanie informacji, manipulowanie zawartością innych komórek i testowanie warunków. Formuła musi zaczynać się od znaku równości (=).

Każda komórka w Excelu posiada swój unikalny adres. Przykładowo komórka w lewym górnym rogu (kolumna A, wiersz 1) ma adres względny A1. Gdybyśmy chcieli zamienić go na adres bezwzględny musielibyśmy do jego zapisu dodać znak dolara $A$1. Taka modyfikacja pozwoli „usztywnić” adres komórki, a więc zablokować jej pozycje w jednym miejscu. Jest to przydatne w sytuacji gdy przeciągając formułę (obojętnie w którym kierunku), chcemy aby odwoływała się za każdym razem do tej samej komórki.

Formuły to jedno z podstawowych narzędzi Excela. Czasem zdarza się tak, że potrzebujemy zastosować daną formułę w kolejnej komórce tego samego arkusza, lub całkiem innego. Taką formułę możemy przekopiować. W zależności od metody adresowania formuła będzie zwracała inne wyniki.

Podstawowe funkcje w Excelu są jednocześnie najważniejszymi funkcjami, stosowanymi najczęściej. Funkcje są podzielone na kategorie, takie jak:
- funkcje finansowe, - funkcje logiczne, - funkcje tekstowe - funkcje daty i czasu, - funkcje wyszukiwania, - funkcje matematyczne, - i wiele innych.

Formuły w Excel to funkcje, które oferuje nam program Excel. Za ich pomocą możemy wykonywać bardziej skomplikowane działania obliczeniowe. Podstawowe funkcje matematyczne w Excelu są w większości bardzo proste. Do nich zaliczamy funkcję suma, średnia, max, min czy ile.liczb.

Formuły w Excel to funkcje, które oferuje nam program Excel. Za ich pomocą możemy wykonywać bardziej skomplikowane działania logiczne. Podstawowe funkcje logiczne w Excelu są w większości bardzo proste. Funkcjonowanie JEŻELI polega na sprawdzaniu wartości w wybranych komórkach i, w zależności od wyniku, wypisywaniu odpowiednich komunikatów.

Na pewno zdarza się, że podczas pracy w arkuszu kalkulacyjnym musisz użyć daty w Excelu. Wtedy trzeba wykonać jakieś operacje na datach, np. Policzyć ile dni upłynęło od jakiegoś dnia do dzisiaj, sprawdzić jaki to dzień tygodnia czy wyciągnąć sam miesiąc z daty. W tym celu używamy funkcji z kategorii data i czas.

Funkcje tekstowe to kolejny element przydatny w codziennej pracy, które oferuje nam Excel. Pomimo, iż arkusz kalkulacyjny został stworzony aby uprościć operacje związane z analizą i przetwarzaniem danych liczbowych to zawiera on szereg funkcji związanych z tekstem. Funkcje te typowo nie są związane z operacjami matematycznymi lecz pośrednio je wspomagają. Poznanie ich przeznaczenia i sposobu działania wiele spraw ułatwia gdyż operując na liczbach trzeba je w jakiś sposób opisać.

Narzędzie o nazwie tekst jako kolumny, które możemy znaleźć w Excelu, służy do rozdzielania tekstu na kolumny. Jest to bardzo przydatne narzędzie i może być użyte w kilku różnych sytuacjach.

Sortowanie danych stanowi integralną część analizy danych. Pozwala na uporządkowanie listy nazwisk w kolejności alfabetycznej, utworzenie listy poziomów zapasów od najliczniejszych do najmniej licznych. Sortowanie pozwala szybko wyświetlić dane w sposób, który ułatwia lepsze ich zrozumienie, organizowanie i odnajdywanie potrzebnych informacji oraz podejmowanie skuteczniejszych decyzji.

Dane można posortować według więcej niż jednej kolumny lub wiersza. Jeśli na przykład jest dostępna kolumna Dział i kolumna Pracownik, można najpierw wykonać sortowanie według działów (aby zgrupować wszystkich pracowników z tego samego działu), a następnie wykonać sortowanie według nazwisk (aby uporządkować nazwiska w kolejności alfabetycznej w przypadku każdego działu).

Autofiltr lub wbudowane operatory porównania, takie jak "większe niż" i "10 najlepszych" w programie Excel, są używane aby wyświetlić dane, którymi jesteś zainteresowany, i ukryć resztę. Po przefiltrowania danych w zakresie komórek lub tabeli możesz ponownie użyć filtru, aby uzyskać aktualne wyniki, lub wyczyścić filtr, aby ponownie zobaczyć wszystkie dane.

Dane stanowią podstawę efektywnej działalności. Bez danych nie da się zdobyć wiedzy potrzebnej do wykonywania niezbędnych zadań. Co równie istotne, zdolność szybkiego pobierania i analizowania danych pozwala zrozumieć znaczenie określonego zbioru faktów dla ogólnego sukcesu, a dzięki temu wyprzedzająco podejmować trafne decyzje. Dlatego tak istotne jest wizualizowanie danych. Tworząc odpowiedni wykres, ułatwiasz sobie i swoim współpracownikom interpretowanie pytań stojących za danymi.

Po utworzeniu wykresu możesz zmienić serię danych na dwa sposoby: używając okna dialogowego Wybierz źródło danych, aby edytować dane w serii lub zmienić ich kolejność na wykresie, oraz używając filtrów wykresów, aby pokazać lub ukryć dane na wykresie.

Podobnie jak komórka, tak i wykres, podlega formatowaniu. W przypadku wykresu, za formatowanie uważamy wszystkie czynności, które zmieniają jego wygląd. Możemy to zrobić poprzez zmianę jego układu, stylu a także koloru.

Po utworzeniu wykresu możesz zechcieć wprowadzić w nim coś innego, aby był on bardziej efektowny. Zmiana zarówno kolorów, styli czy układu sprawi, że nasz wykres będzie w jeszcze lepszy sposób przekazywał te ważne informacje.

Podziały stron dzielą arkusz na osobne strony podczas drukowania. W podglądzie podziału stron można wstawiać, przenosić i usuwać podziały stron.

Aby lepiej wyrównać arkusz na drukowanej stronie, możesz zmienić marginesy, określić marginesy niestandardowe lub wyśrodkować arkusz — poziomo lub pionowo na stronie. Możesz także zastosować nagłówki i stopki, aby odróżnić lub zaznaczyć każdą stronę.

Za pomocą narzędzia Ukryj lub odkryj kolumny/wierszy w arkuszu kalkulacyjnym pokażesz tylko te dane, które chcesz wyświetlać lub wydrukować.

Podziały stron dzielą arkusz na osobne strony w celu wydrukowania. W programie Microsoft Excel automatyczne podziały stron są wstawiane na podstawie rozmiaru papieru, ustawień marginesów, opcji skalowania oraz położenia wstawionych ręcznych podziałów stron. Aby wydrukować arkusz z ustaloną liczbą stron, można dopasować podziały stron w arkuszu przed rozpoczęciem drukowania.

Nagłówki oraz stopki mogą być dodawane na górze lub na dole drukowanego arkusza w programie Excel. Na przykład można utworzyć stopkę, która zawiera numery stron, datę oraz nazwę pliku. Można także utworzyć własne lub wybrać jedne z wielu wbudowanych nagłówków i stopek.

Jeśli konieczne jest wydrukowanie wykresu w Excel, można użyć opcji Drukuj na karcie plik. Za pomocą menu Ustawienia możesz precyzyjnie określić element, który chcesz wydrukować ze skoroszytu.

W Excelu masz możliwość tworzenia tabel. Możesz wpisywać bardzo dużo danych i nadać im nagłówki na górze tabeli, ale co się dzieje kiedy Twoja tabela się rozrasta — już nie mieści się na 1 stronie wydruku, potrzebuje kilku, a nawet kilkunastu stron? W jaki sposób wydrukować taką tabele?

Jeśli arkusz obejmuje więcej niż jedną drukowaną stronę, można dodać etykiety danych, dodając nagłówki wierszy i kolumn, które będą wyświetlane na każdej stronie wydruku. Te etykiety są również nazywane tytułami wydruku.