Excel içinde Copilot (Yapay Zeka) Kullanımı

Microsoft uygulamaları içerisinde yapılan işlemlerde kullanıcıya yardımcı olan “yapay zeka destekli” bir araçtır. Örneğin Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams ve Loop gibi uygulamalarda kullanıcıların yaptıkları işlemlerde, çözümlerde ve raporlamalarda Copilot’u kullanarak isteklerini yazarak ya da sesli ileterek Copilot’a yaptırabilirler.

Copilot’un Excel içerisinde kullanımı, kullanıcıların günlük işlemlerde kullandığı formüllerin geliştirilmesine yardımcı olmak, benzer şekilde ihtiyaç durulan hesaplamaları yapmasını sağlamak, verilerin biçimlenmesi ve koşullu biçimlendirme (vurgulama) yapmasını sağlamaktır. Ayrıca sıralama ve filtreleme işlemleri ve verilerin içgörüleri (insights) olarak adlandırılan çok sayıda analiz yeteneği vardır. Bu sayede verilerin görselleştirmesi ve veri analizi yapmaya yardımcı olur.

Copilot bölmesinde yazılan istemlerin çoğunda “formül önerisi” oluşturulabilir. Ardından bu formüller “yeni sütun ekleme” olarak uygulanabilir ya da önerilen formül kopyalanıp Excel tablosuna yapıştırılarak kullanılabilir.

Örnek İstemler:

Aylık ortalama satışları hesapla

Ardından Copilot bir ORTALAMA formülü oluşturur.

Burada, ayrıntılı bilgi için Formülü açıkla'ya tıklayabilir ya da sonuçları önizlemek için “Sütun ekle” gibi eylem butonları seçilebilir.

Veri tablosu Excel ortamında açıldıktan sonra Copilot başlatıldığında, Copilot bölmesinde “formül sütunu için öneri göster” kullanılarak önerilen formül uygulanabilir.

Excel’in en güçlü biçimlendirme (vurgulama) araçlarından birisi olan koşullu biçimlendirme (conditional formatting), temel olarak verilerin değerine göre renklendirilmesini (vurgulanmasını) sağlayan bir biçimleme aracıdır. Koşullu biçimlendirme işlemi, kurallara (rules) bağlı çalışan bir sistemdir, veriler üzerindeki biçimleme işlemi bu kurallarla tanımlanır. Örneğin bir sütunda 100’den büyük olan değerlerin kırmızı renkle belirtilmesi gibi.

Copilot ortamında hem öneri olarak hem de kullanıcı istemi yazılarak koşullu biçimlendirme işlemi yaptırılabilir.

Grafik (chart), verilerin daha iyi anlaşılması için görselleştirilmesini sağlayan en önemli araçlardır. Özellikle sayısal değerleri içeren tabloların izlenmesinde, yorumlanmasında ya da sunulmasında yaygın olarak kullanılır. Grafikler sayesinde karşılaştırmalar, eğilimler ve dağılımlar kolayca anlaşılır.

Copilot ortamında da istemler yazılarak ya da önerileri kullanarak grafiklerin hazırlanması sağlanır.

Excel ortamında verileri işlemek ve raporlamak sürecinde yapılan işlemlerden birisi de sıralama (sort) ve filtreleme (filtering) işlemleridir.

Sıralama işlemi belli bir sıralama düzenine göre yapılır. Sıralama düzeni (sort order), metin veriler için A’dan Z’ye ya da Z’den A’ya. Sayısal veriler için Küçükten Büyüğe (Smallest to Largest) ya da Büyükten Küçüğe, Tarih veriler için Eskiden Yeniye (Oldest to Newest) ya da Yeniden Eskiye seçenekleri seçilebilir.

Filtreleme işlem ise, bir veri listesini filtreleyerek (süzerek), veri tablosu üzerinde sadece belirtilen koşullara uygun veri satırların görüntülenmesi sağlanır. Örneğin, satıcıların ve satış miktarlarının bulunduğu bir tabloda, sadece belli bir müşteriye ait satırlar ya da belli sayıda miktar değerlerinin (büyüktür, küçüktür gibi) olduğu satırları görüntülemek gibi.

Pivot tablolar; satışlar, siparişler, üretim kayıtları gibi büyük tabloları gruplamayı, alt toplamlarını almayı sağlayan önemli bir veri analizi aracıdır. Bu işlemler “özetleme” olarak da anılır.

Pivot tablo ile sağlanan yetenekler:

• Büyük miktardaki verileri özetler (gruplandırır, ara toplamlarını alır, oranlar, karşılaştırır). Oluşturulan pivot tablo üzerinde gruplama, filtreleme ve sıralama işlemlerini yapar.

• Değişik hesaplama fonksiyonlarının kullanımını sağlar: Sayısal, metin ve tarih veri türleri bazında çeşitli gruplama yetenekleri (toplama, ortalama, sayma, ..) sağlar.

• Tarihlerin ay ve yıl olarak gruplanmasını sağlar. Böylece listeleri yıl, çeyrek, aylar bazında toplamlı görmek mümkün olur.

• Dilimleme (Slicing) yapmayı sağlar: Filtreleme işlemine benzer şekilde veri analizine konu olmak üzere dilimleme işlemi sağlar.

Copilot, mevcut veri üzerinde yapılan istemlerde; istenildiği şekilde pivot tablo oluşturmaya yardımcı olur.

Excel’de Copilot’un veri analizine yönelik kullanımı; verilerin içgörülerinin (insights) gösterilmesidir. Bu işlem “Veri içgörülerini göster (Show data insights)” seçeneği ile ya da doğrudan istemlerde yazılarak yapılır.

Veri içgörülerini göster (Show data insights)

Ayrıca “Tüm içgörüleri ızgaraya ekle” seçeneği ile de tüm grafik ve tablolar analize eklenir.

İç görülerde neler yer alıyor?

· Sütun grafikler, çizgi grafikler, pasta grafikler

· Histogramlar

· İlişkileri göstermek için (XY grafiği)

· Aykırı (en yüksek ve düşük değerler)

· Pivot tablolar

Copilot, analiz ettiği veriler üzerinde; veriler ve formüller üzerindeki hataları bulabilir ve düzeltebilir.

Visual Basic for Application (VBA), Microsoft Excel ve diğer Microsoft Office uygulamaları üzerinde Microsoft Visual Basic programlama dilinin nesne ve olay temelli bir uyarlamasıdır. Excel Visual Basic for Applications (VBA) sayesinde, otomatik olarak çalışan uygulamalar geliştirilebilir.

VBA uygulamalarında temel kod birimi “Sub” prosedürdür. Copilot da istenilen “istemlerin” karşılığı olarak kodları bir Sub prosedür olarak oluşturulur. Ardından bu kodların VBA modül ortamına kopyalanması ve çalıştırılması gerekir.

Copilot, Python uzmanı olmadan verilerden daha derin içgörüler elde etmek için Excel'de Python'dan yararlanıyor. Gelişmiş görselleştirme aracılığıyla tahmin, kümeleme, sınıflandırma, gündelik modeller, istatistiksel testler, iyileştirme, metin analizi ve daha fazlası gibi çeşitli analiz özellikleri sunar. Bu analiz yönteminde yararlanmak için “Pyton kullanarak verileri analiz et” (use python to analyze this data) şeklinde istemler yazılır.

Derin analiz sonuçları istatistiksel olarak sonuçlar verir: İlişkiler, dağılımlar, tahminler gibi veri analizi özet tablolar ve grafikler üretilir. Ayrıca yorum ve sorun gibi verileri üzerinde de “duygu analizi” yapabilmektedir.

Copilot kullanımında istekler bir “istem” olarak yazılmaktadır. Kullanıcılar analiz etmek istedikleri verileri açtıktan sonra istediklerini yazarak Copilot’a yaptırabilirler. Bunların yanı sıra Copilot bir “istem galerisine” sahiptir.

https://copilot.cloud.microsoft/tr-TR/prompts

Burada seçilen istemler verileri üzerine uygulanabilir.