Effektive Delegation für neue Führungskräfte

Lass uns mal auf mögliche Gründe für das Nicht-Delegieren schauen. Das sind Gründe, die ich regelmäßig nicht nur bei mir selber, sondern auch bei meinen eigenen Führungskr.ften gesehen habe.

Letztes Kapitel hattest du Gelegenheit, deine persönlichen Ängste oder Hinderungsgründe zu identifizieren und dich mit ihnen auseinanderzusetzen. Nun werden wir deine Ängste und Gründe umformulieren, sodass du dir eine neue Perspektive eröffnen kannst.

Wir haben bisher über deine Ängste gesprochen, dir die Möglichkeit zur Reflektion gegeben und werden nun in der letzten Lektion des Moduls dieses Thema abschließen, indem wir über den Tellerrand hinausschauen wollen. Natürlich möchtest du möglichst top Leistung erbringen, und das sowohl für dein Team, deine Firma als auch deine Familie. Deshalb solltest du die dir von der Firma zur Verfügung gestellten Ressourcen vorausschauend nutzen.

Manchmal weißt du genau, was du delegierensolltest, und manchmal bist du dir vielleicht nichtganz sicher,

▶ welche Teile du delegieren sollst oder

▶ wie du die Aufgabe aufteilen sollst

▶ oder an wen du delegieren sollst.

Das werden wir in dieser Lektion besprechen.

Du solltest jetzt deine Liste der Aufgaben haben, die du delegieren willst. Die nächste Frage lautet: An wen kann ich diese Arbeit abgeben? Manchmal ist die Antwort absolut offensichtlich, aber manchmal eben auch nicht.

Wenn du dir also nicht sicher bist, hier sein paar Faktoren, die berücksichtigen kannst.

Das sind die vier Ks

▶ Kompetenz,

▶ Kontext,

▶ Kapazität und

▶ Kongruenz.

Vielleicht hast du schon einmal gehört, dass Pläne nichts sind, aber Planung alles ist. Das ist absolut wahr, wenn es um die Delegation geht.

Auch wenn wir die ganze Zeit darüber gesprochen haben, was du delegieren solltest, ist das nicht immer der richtige Ansatz. Manchmal gibt es einen ganz anderen Grund, warum wir mit dem Delegieren kämpfen oder schlechte Erfahrungen damit machen: weil wir es in Wahrheit in dieser bestimmten Situation gar nicht tun sollten. Hier sind also ein paar häufige Szenarien, wann du nicht delegieren solltest.

Bis zu diesem Punkt hast du dir viele Gedanken gemacht, wie die Arbeit dokumentiert werden soll, die du delegieren möchtest. In diesem Modul werden wir durchgehen, wie du deine Mitarbeiter unterstützt, die Arbeit bestmöglich auszuführen. Hier besprechen wir verschiedene Ansätze zur Bereitstellung von Informationen, die dein Mitarbeiter benötigt und die du bereits in deinem Delegationsplaner identifiziert hast.

Das Schwierigste beim Delegieren ist zu wissen, wie du dich einbringen sollst, nachdem du die Arbeit delegiert hast. Natürlich willst du nicht das Mikromanagement übernehmen, aber du willst auch deinen Mitarbeiter mit der neuen Aufgabe auch nicht völlig alleine lassen. Es gibt ein paar verschiedene Möglichkeiten, über deine Rolle und Verantwortlichkeit nachzudenken. Je klarer du dir bist, desto weniger Reibung wirst du mit deinem Mitarbeiter haben.

Die letzte Sache, die du bedenken solltest, bevor du die Arbeit delegierst, ist, wie du und dein Mitarbeiter zu dieser Aufgabe kommunizieren werdet. Ich finde es immer wieder erstaunlich, dass ein Verhalten unterschiedlich interpretiert wird je nachdem, welche Erwartungshaltung vorliegt. Es kann zu guter oder schlechter Stimmung führen, wenn Erwartungen nicht erfüllt werden. Deshalb ist es sehr wichtig, dass ihr euch darüber im Klaren seid. Besonders wichtig ist das, wenn die Arbeit virtuell delegiert wird – ihr also an unterschiedlichen Standorten sitzt.

Es ist nun endlich an der Zeit, die Arbeit an deinen Mitarbeiter zu delegieren. Die Frage ist, wie holst du ihn am besten ins Boot? Wie informierst du ihn optimal darüber, dass du diese Arbeit an ihn delegierst, und wie bringst du ihn auf den neuesten Stand?

Fass dich kurz, wenn die Aufgabe einfach ist – auch wenn die Arbeit in das Aufgabengebiet deines Mitarbeiters fällt und weißt, dass er es kann. Dieser Ansatz setzt voraus, dass du die Details per E-Mail oder in einem Task Manager zur Verfügung stellen kannst.

Wenn du eine Aufgabe übergibst,

▶ die kompliziert oder wichtig ist,

▶ die eine Menge Kontext erfordert,

▶ eine Herausforderung für deinen Mitarbeiter

ist oder

▶ nicht ganz zu seiner bestehenden Rolle passt,

musst du dich darauf einstellen, viel kommunizieren zu müssen.

Du hast die Übergabe gemacht, die Erwartungen wurden gesetzt und nun kommt das, was man als den schwierigsten Teil bezeichnen könnte, nämlich sich selbst und seinen Mitarbeiter in die Pflicht zu nehmen.

Irgendwann wird etwas passieren und du wirst eingreifen müssen, um ein Problem zu lösen. Denk daran, dass es der absolut letzte Ausweg ist, einzugreifen und die Arbeit zu übernehmen, die du delegiert hast.

Probleme können grundsätzlich in zwei verschiedenen Bereichen auftreten: Der erste Bereich hat mit der Arbeit selbst zu tun – dass die Qualität nicht den Standards entspricht oder der Zeitplan nicht eingehalten wurde oder dein Mitarbeiter eine schlechte Entscheidung getroffen hat. Der zweite Bereich betrifft das Verhalten.

Es gibt zwei Arten von Feedback: Feedback zur Arbeit und Feedback zum Verhalten. In dieser Lektion werden wir über das Verhalten sprechen. Verhaltensbasiertes Feedback kann sich darauf beziehen, wie ihr zusammenarbeitet oder wie dein Mitarbeiter die Arbeit angeht.

Genauso wie du die Verantwortung hast, Feedback zu geben, hast du auch die Verantwortung, nach Feedback zu fragen. Wann du das tust und in welcher Ausprägung, hängt von der jeweiligen Arbeit ab, die du delegiert hast.

Positives Feedback oder Anerkennung zu teilen kann sehr motivieren. Ich denke dabei an zwei Bereiche: Dinge, die dein Mitarbeiter wirklich gut gemacht hat und die du stärker fördern möchtest. Und positive Ergebnisse oder Auswirkungen seiner Arbeit, was eher wie Dankesagen ist.

Delegieren erfordert Übung, genau wie jede andere Management-Fähigkeit Übung erfordert. Das richtige System wird – abhängig von der Person, an die du delegierst, von der Arbeit selbst und sogar von deiner eigenen Erfahrung und deinem Stil beim Delegieren – unterschiedlich aussehen. Du musst experimentieren und dich selbst dazu bringen, deinen Teammitgliedern mehr Autonomie zu geben.