Documents Management System & Archiving

الدورة فى ارقام : 72 محاضرة مقسمين إلى ( 48 محاضرة شارحة لنظام ادارة الوثائق والمحتوى - 13 مقاطع من خبرات خارجية لتجارب وشروحات للوثائق واهمتيها - 5 لانظمة فعلية موجودة بالسوق العربى تشتمل على المواصفات برمجيات الارشفة الالكترونية -6 تجارب لمؤسسات فى مشروعات التحول الرقمى والارشفة والوثائق الرقمية) بالاضافة اكثر من 26 ملف قابل للتحميل.

تسعى الشركات من خلال تطبيقها ل إلى تطوير بيئة العمل من خلال برامج ونظم الارشفة الالكترونية او ما يسمى نظم ادارة محتوى الشركات للعمل على إنشاء مستودع مركزي لجميع المعلومات المتداولة لها ليسهل الوصول إليها من أي مكان في لحظات وكذلك العمل على ميكنة أغلب إن لم يكن جميع العمليات والمهمات والوظائف التي تتم داخل الشركة بشكل يومي.

ويهدف هذا البرنامج التدريبى المهنى إلى تزويد المشاركين بمفاهيم وقضايا أساسية في مجال برامج الأرشفة وإدارة الوثائق المتكاملة وأهميتها وتقنياتها في مجال التصنيف والحفظ والمداولة والسرية. مع التركيز على عملية اعداد المؤسسة منذ بداية التفكير فى عملية التحول الرقمى وكيفية نشر الوعى المؤسسى لادارة بلا ورق واعداد كراسة الشروط والمواصفات المطلوبة وكذلك تأهيل العاملين بالمؤسسة واعدادهم كفريق عمل مراقبى الوثائق ، مع تزويدهم بمهارات متقدمة في سياسات وادلة وقواعد واجراءات المحتوى المؤسسى لادخالة فى النظام الجديد لادارة المحتوى المؤسسى.

تتناول الدورة دورة نظم ادارة الارشفة الالكترونية وادارة الوثائق فى تنظيم العمل الادارى ومساعدتة فى اتخاذ القرارات داخل المنظمات بالقطاعات المتنوعة سواء كانت فى المجالات الخدمية والتجارية والصناعية والصحية والثقافية والعلمية من الامور الحيوية لتفعيل الاساليب الحديثة لتقنيات المعلومات والتحول من النظم التقليدية الى النظم الالكترونية للحكومة الالكترونية.

وتتناول الدورة التجارب والخبرات بعض الاعمال الالكترونية المرتبطة بمجال الادارة الالكترونية وإدارة السجلات والوثائق والارشفة الالكترونية والخطوات التفصيلية فى التحول الرقمى للوثائق بشكل علمى .

الفوائد والأهداف البرنامج:

· تنمية مهارات المشاركين في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات الكترونياً.

· تنمية مهارات المشاركين في التعامل مع تطبيقات الحاسبات الآلية واستخداماتها في مجال حفظ واسترجاع وإدارة وتداول الوثائق والمستندات.

· تنمية مهارات المشاركين في مجال تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع.

· تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحماية الأرشيف الالكتروني.

· التعرف على أهمية الوثائق والمعلومات وكيفية حفظها.

· التعرف على ادلة وسياسات طرق تصنيف الوثائق / المستندات وتبويبها وسهولة استرجاعها .

المستفيدون من البرنامج:

· عمال المعرفة واخصائيو المكتبات والمعلومات والتوثيق .

· العاملون فى المؤسسات الصحية فى ادارة السجلات الطبية او الموارد البشرية.

· العاملين بأرشيفات المصالح الحكومية والشركات الخاصة.

· مديرو المكاتب والإدارات والسجلات والأرشيف والتوثيق.

· العاملون في إدارات تنظيم المعلومات ومنسقو المعلومات بين الجهات المعنية.

· العاملون في أقسام المحفوظات والوثائق والمكتبات ومراكز المعلومات.

· رؤساء أقسام إدارة الموارد البشرية وشؤون العاملين.

· القائمون والمعنيون بحفظ المستندات والأرشيف بالأعمال الكتابية وأعمال السكرتارية التنفيذية و الإدارية.

· المهتمون والراغبون فى تأسيس نظم ادارة المحتوى الرقمي للمؤسسات والشركات.

المحاور التفصيلية لبرنامج نظام إدارة المحتوى المؤسسي

الأرشفة الإلكترونية

· مفاهيم ومصطلحات

· ماهية الأرشيف والارشفة والوثائق

· مفهوم الأرشفة الالكترونية

· مفهوم الوثيقة الورقية والإلكترونية

· الأرشيف الفني المتخصص

· نظم ادارة العمل Business Systems

نظام ادارة المحتوى

· النظم الميكروفيلمية Microform

· إدارة الوثائق Document Management

· إدارة المستندات (التسجيلات) Records Management

· إدارة الارشفة وإدارة السجلات

· نظم إدارة المحتوى

· التوقيع الالكتروني Electronic Signature

· التوقيع الرقمي Digital Signature

· اللوائح والقوانين

· الهيكل التنظيمي للقسم/ المشروع

· دواعي استخدام الأرشيف الإلكتروني

· مشاكل الأرشيف التقليدي

· مشاكل الحفظ والاسترجاع

مرحلة المسح والدراسة

· تحديد المستندات والوثائق الورقية المراد مسحها ضوئيا.

مرحلة كراسة الشروط

· اختيار التقنية التي ستتبعها المنظمة فى ميكنة مستنداتها ووثائقها الورقية.

· سهولة الاستخدام ومستوى الخدمات المتوقعة من الأتمتة.

التخطيط لإنشاء نظــام الأرشفة مرحلة التحليل

· إعداد قوائم تتضمن البيانات الأساسية للملفات وأماكن تواجدها ودرجة النشاط.

· تحديد الأولويات في تحويلها إلى أرشيف إلكتروني.

· الاستبيان الاحصائى

مرحلة بناء واعتماد الخطة

· وضع خطة الحفظ والإتلاف وتشمل الاستبعاد وبرنامج الحفظ الزمني لأصول الوثائق.

· إعداد قوائم الملفات.

· اعتماد القوائم من الجهات المخولة بالاعتماد

· حصر الوثائق، والسجلات والنماذج والمستندات والملفات الالكترونية .

الخطوات الرئيسية لتخطيط لنظام الأرشفة الالكترونية.

· تحديد الأهداف العامة والأهداف الفرعية لكل قسم من أقسامها.

· تحديد حاجات المستفيدين من النظام.

· تحديد الأشخاص والجهات التي تحتاج المعلومات النظام.

· تحديد شكل المعلومات وطرق عرضها وأوقات جمعها.

· بيان طريقة تخزين المعلومات.

· تحديد نوع أجهزة الحاسب المناسبة للنظام وعددها.

· تحديد طريقة استرجاع المعلومات ونقلها.

· ديمومة المعلومات.

· الرقابة على النظام .

· اعتبارات أخرى.

التخطيط لإنشاء نظــام الأرشفة

· الأهداف العامة والفرعية للنظام

· أنواع أجهزة الحاسب وإعدادها

خصائص نظام الأرشفة المثالي

· التكامل بين عناصر النظام

· المفهوم الموسع للبيانات

· تأمين الحمــايـة

· المراجعة والتحديث

· البساطة والوضوح

· المرونــــة

عناصر اختيار نظام الأرشفة

· أولاً: تكوين اللجان

· ثانياً: تحديد الاحتياجات

· ثالثاً: إعداد استمارات الطلب Request for Proposal (RFP)

· رابعاً: تحليل استمارات الطلبات Evaluation Worksheet

· خامساً: اتخاذ القرار

· سادساً: عوامل صناعة القرار

· سابعاً: التقويم وتقييم

· ثامناً: الجوانب الاضافية

مرحلة تحضير الوثائق والملفات.

· عرض النماذج والتطبيقات الفعلية لبعض المؤسسات .

مرحلة التصوير الضوئي.

· عرض النماذج والتطبيقات الفعلية لبعض المؤسسات .

مرحلة مراقبة وتدقيق الجودة.

· عرض النماذج والتطبيقات الفعلية لبعض المؤسسات .

مرحلة الترقيم والفهرسة.

· عرض النماذج والتطبيقات الفعلية لبعض المؤسسات .

مرحلة إعادة الملفات.

· عرض النماذج والتطبيقات الفعلية لبعض المؤسسات .

مرحلة نقل الملفات والمستندات

· عرض النماذج والتطبيقات الفعلية لبعض المؤسسات .

الجانب الامنى (التأمين والحماية).

· عرض النماذج والتطبيقات الفعلية لبعض المؤسسات .