Zeitmanagement und Produktivität mit Microsoft Outlook

Grundprinzipien Zeitmanagement

Es ist egal wie schnell du bist
…wenn du in die falsche Richtung gehst

• Die richtigen Dinge tun

• Das Pareto Prinzip

• Klarheit über Deine Ziele - Ableitung der persönlichen Top-Aufgaben

• Workshop: Jahresrückschau schon heute schreiben

⌨ Workshop: Jahresrückschau schreiben in 5 Minuten

Eine kurze und einfache Übung, die enorm helfen kann sich die eigenen Ziele (und vor allem den Weg dahin) vor Augen zu führen.

Online-Vorlage "Jahresrückschau" => siehe Link in den Kursmaterialien

• der Inhalt ist nur für Dich persönlich sichtbar

• bitte speichere vor dem Ausfüllen das Dokument lokal ab (im Menü "Datei" anwählen, dann "Herunterladen")

• ...oder verwende das beigefügte pdf-Dokument

• Der Unterschied zwischen "dringend" und "wichtig" - die Eisenhower-Matrix

• Eine wichtige Grundlage und Richtschnur für die richtige Priorisierung Deiner Aufgaben

In dieser Lektion lernst du eine neue Ergänzung zu diesem Kurs kennen: deinen persönlichen KI-Produktivitätsassistenten.

Er ist speziell darauf ausgelegt, dich bei allen Themen rund um Zeitmanagement, Planung, Fokus, Prioritäten und Outlook zu unterstützen – interaktiv, individuell und direkt auf Basis der Kursinhalte.

Probier ihn einfach aus und nutze ihn als zusätzliche Hilfe im Arbeitsalltag. Du kannst ihn auch gezielt nach bestimmten Abschnitten des Kurses fragen. Für die Nutzung benötigst du lediglich ein kostenloses ChatGPT-Konto.

Der KI-Coach ist neu in diesem Kurs – dein Feedback ist daher besonders wertvoll.
Hinterlasse gerne einen Kommentar oder eine Frage, damit ich ihn weiter verbessern kann.

• Warum die Reihenfolge einen Unterschied macht

• Am Ende des Tages kann schonmal was runterfallen - das sollte dann immerhin keine der Top-Aufgaben sein

=> Wichtiges zuerst tun!

• Was die wichtigste Aufgabe des Tages? (die „MIT“ = most important task)

• Was würdest Du tun, wenn Dein Tag heute nur 1 Stunde lang wäre?

• Warum du ohne Planung nie zu deinen Top Aufgaben kommst

• Anwendung der Eisenhower Maxtrix

⌨ Workshop: Wir schauen uns Deine aktuelle Todo-Liste an
       (oder was immer Du aktuell für deine Aufgaben-Verwaltung verwendest)

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Zur Vorbereitung hole Deine Todo-Liste, und vergleiche den Inhalt mit der Top-Aufgaben Liste von Lektion 3 (der Jahresrückschau).

• FRAGE1: Wie viele Deiner Top-Aufgaben stehen auf der Liste?

• FRAGE2: Wie viele Deiner Top-Aufgaben sind dringend?

Im nächsten Video werten wir die Erkenntnisse aus.

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Zusatz-Fragen

3) Gibt es Themen die Du schon längere Zeit immer wieder mitschleppst, aber bisher nicht angehst?

• sind das Kandidaten zum streichen/weglassen (was kann schlimmstenfalls passieren, wenn Du diese Aufgabe nicht erledigst?)

• falls wirklich wichtig: merke Dir dieses Thema als Kandidat für die Kalenderplanung vor, Details in den folgenden Lektionen

4) Gibt es Themen, die nicht unbedingt "Deine" eigenen Aufgaben sind?

• sollte oder könnte die jemand anderes erledigen?

• falls ja: was musst Du tun, um das zu bewirken?

• Was steht aktuell auf deiner Todo-Liste? 

• Was kannst du daraus ableiten

• Warum Deiner Todo-Liste die richtige Perspektive fehlt

• Wie es besser geht: die 5 Vorteile der Kalenderplanung

⌨ Workshop: Aufräumen und Ballast abwerfen

Priorisieren heist auch: Dinge weglassen! Der Tag hat nur endlich viele Stunden.

• In diesem Workshop geht es darum, Platz zu schaffen für das wirklich Wichtige, also:  
  - was kannst Du zukünftig weglassen?
  - was kannst Du mit weniger Aufwand oder Umfang erledigen?
  - was musst Du dazu tun?

• Wir schreiben Deine "Not-Todo-Liste"
  

  Online-Vorlage "Not-Todo-Liste": siehe Materialien rechts
  - der Inhalt ist nur für Dich persönlich sichtbar
  - bitte speichere vor dem Ausfüllen das Dokument lokal ab (im Menü "Datei" anwählen, dann "Herunterladen")
    ...oder verwende das beigefügte pdf-Dokument

• Grundeinstellungen optimieren

• Sichten Umschalten

⌨ Workshop/Übung: Outlook Navigation und Einstellungen

Hier gehen wir kurz durch die Outlook Navigation, und schauen uns ein paar hilfreiche Einstellungen an:

• Arbeitszeit

• Zeitzonen

• Outlook 2x öffnen, um mit der Tastatur (ALT + TAB) schnell zwischen e-Mails und Kalendersicht zu wechseln

• Warum du für echte Ergebnisse echten Fokus brauchst

• Tipps um Umgang mit Unterbrechungen

• Kenne deine persönliche Leistungskurve

• Was Timing mit Planung zu tun hat

• Wie sieht Dein Kalender aktuell aus?

• Hast du Zeitblocks um mit Fokus an deinen Top-Aufgaben zu arbeiten?

In dieser Übung schauen wir Deinen aktuellen Kalender durch...

• Wieviel Zeit verbingst du mit Besprechungen?

• Wo überall liegen Termine?

Wie fragmentiert sind Deine Tage, kannst Du mit Aufräumen und Verschieben mehr Platz im Kalender schaffen?

• Termin vs. Besprechung

• Termine schieben, anfragen, absagen

• Wozu ist der Termin-Status gut?

• Wozu Regeltermine?

Workshop: die wichtigsten Grund-Übungen

⌨ Workshop/Übung: Outlook Termine

Ein paar Grundlagen, falls Du bisher die Outlook Terminplanung noch nicht verwendet hast:

• Termin anfragen

• ...verschieben

• ...absagen

• Regel-Termine

Diese Tipps könnten auch interessant sein, falls Du immer mal wieder Termine nicht wie vorgesehen in deinem Kalender hast. Nicht immer, aber manchmal kommt das durch Fehlbedienung zu Stande...

• Was sollte im Kalender stehen - und was nicht?

• Mit diesen Prinzipien wirst du einen Plan aufbauen der auch wirklich funktionieren kann

• Wir verwenden dazu die ALPEN Methode nach Lothar Seiwert

Download: Tipps für Deinen Kalenderplan

• So bereitest du die Planung vor: in 3 einfachen Schritten von der Todo-Liste zum Kalender

• Vorher / nachher Beispiel: so steigt Paula in die Planung ein

Workshop (Download)

• ToDo-Liste clustern und sortieren

Hier sortieren wir Deine aktuelle Aufgabenliste bzw. Todo-Liste, damit die Wochenplanung dann schnell von der Hand geht!

• Todo-Liste Schritt für Schritt in einen Outlook Wochenplan überführen

• Was sind Kategorien?

• Mehr Übersicht mit Farben

Tipp: falls Dein Outlook den Befehl "Kategorien" nicht anzeigt - in den Ressourcen findest du eine Behebungs-Möglichkeit

• Kochrezept zum Nachmachen - jetzt bist du an der Reihe

• Mehr Details auch zum Nachlesen in der nächsten Übung - so gehst Du vor...

Jetzt erstellen wir Deinen ersten Wochenplan.

Wir wenden dazu die ALPEN Methode an, und gehen anhand Deiner vorbereiteten Aufgaben bzw. Todo-Liste vor.

Hier nochmal das Kochrezept und Tipps als Zusammenfassung!

Hier eine kurze Zusammenfassung zum Kursteil 1: 

• wie bist Du vorgegangen zur Planung?

• welche Methoden haben wir angewendet, und wie spielen diese zusammen?
  - Jahresrückschau
  - Pareto-Prinzip
  - Eisenhower-Matrix
  - Not Todo-Liste
  - MIT-Prinzip (wichtiges zuerst)
  - Alpen-Methode

• wie geht es jetzt weiter? Wir kommen zur Umsetzung...

• Termine und Aufgaben - was ist eigentlich der Unterschied

• Wie du mit Outlook Aufgaben effektiv verwalten kannst

• Was sind Erinnerungen, und warum sollten die nicht im Kalender stehen?

Aufgaben - Deine digitale Pufferzone für alles was nicht im Kalender steht

Outlook "Mein Tag" verwenden

E-Mails in Mein Tag übernehmen

Mircosoft Todo - ein Schnelldurchlauf

• Wie funktioniert das: Erinnerungen auf den Punkt und am richtigen Tag: das Erinnerungs-System

• Eine einfachere Alternative ohne Einrichtung: Tägliche Aufgaben aktivieren

• Wir richten das System für Dein Outlook ein - die Schritt für Schritt Anleitung

• Ein paar Minuten Arbeit die sich lohnen...

Das Ganze geht leider nur für CLASSIC Outlook, das neue Outlook 365 unterstützt diese Sicht leider nicht.

Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um das Erinnerungssystem für Dich einzurichten – und gleich auszuprobieren!

Microsoft Todo ist deine Pufferzone - hier kannst du Aufgaben parken, bevor sie wichtig genug werden, um in deinen Kalender zu kommen.
Wir sehen hier auch, wie du die Outlook "Mein Tag" Funktion verwendest, um deinen Tagesplan morgens nochmal zu justieren und an Aktuelles anzupassen.

• Die integrierte Methode: Outlook Aufgaben, die wir entsprechend kategorisieren um Ordnung zu halten

• Flexibel wenn nicht alles am PC passieren muss: die Post-it Methode

• Kanban: Tracking für komplexere Themen und Teams

• Kein Plan bleibt wie er ist

• Wie reagieren auf Störungen und Unvorhergesehenes?

• Die wichtigste Regel von allen: ...

• Den Einstieg finden bei großen, schwierig erscheinenden Aufgaben...

• Die Schritt-für-Schritt Methode kann helfen den Elefanten kleinzuschneiden

• Mehr Fokus mit Tomaten - eine einfache aber effektive Methode für mehr Konzentration

• Apps zum antesten

• Wie ist die Woche gelaufen

• Der neue Wochenplan als Serientermin

• Kochrezept zum Vorgehen

Eine Übung für das Ende der Arbeitswoche: 

Wir werfen wir einen kurzen Blick zurück... damit das System kontinuierlich besser wird.

Top Produktivitäts-Probleme und was Du dagegen tun kannst

• zu viele Mails

• zu wenig Übersicht

• zu viel Zeit um alte Mails wiederzufinden

In dieser Lektion analysieren wir Ursachen für hohes Mailaufkommen und schauen erste Gegenmassnahmen an

• Regeln können echte Zeitsparer sein und helfen, den Posteingang freizuhalten von Ablenkungen

• Wir schauen uns dazu einige praktische Beispiele und Tricks an

In dieser Übung legen wir ein extra Verzeichnis an für Newsletter (oder andere e-Mails, die Du regelmäßig bekommst) - und leiten diese per Regel automatisch in diesen neuen Ordner.

So lenken Newsletter weniger bei der Arbeit ab, und Du kannst diese gezielt dann lesen, wenn Du Zeit dazu hast.

Zudem testen wir den "Posteingang mit Relevanz"

• An der Durchsicht neuer Mails führt oft kein Weg vorbei

• Hier lernst du
  - welche Ansichts-Varianten es in Outlook gibt (insbesondere das 'Einzeilenlayout')
  - wie Dir das zu mehr Übersicht im Posteingang verhelfen kann

• Wolltest du nicht auch schon immer die lästigen Mails ausfiltern die Du immer "zur Info" in Kopie bekommst? 

• Hier lernst Du eine einfachen Weg dazu kennen

• Und für alle die die Unterhaltungs-Sicht noch nicht kennen: hier siehst du warum sich lohnt diese einzuschalten

In dieser Übung gehen wir die wichtigsten Anzeige-Einstellungen für den Outlook Posteingang durch - so kannst du testen was Dir hilft und diese Einstellungen übernehmen.

Diese Funktionen gibt es im neuen Outlook 365 noch nicht - dieser Abschnitt ist nur für das CLASSIC Outlook relevant.

• Wir schauen uns zunächst die einfache Methode über Suche und Suchordner an

• Besser ist jedoch eine strukturierte Ablage nach Themenbereichen - wir machen ein praktisches Beispiel

• ...und einen kleinen Übungs-Workshop

• Wiederkehrende Arbeiten mit einem Click erledigen - das geht mit Quicksteps

• Wie kannst du mit wenig Aufwand in xy Tagen nochmal den Faden aufnehmen oder nachhaken?

• Hier stelle ich Dir zwei effiziente und sichere Varianten vor:
  - das Erinnerungssystem aus der Lektion oben

  - die ‚Kennzeichnung zur Nachverfolgung‘ in Verbindung mit einem Suchordner

In dieser Übung schauen wir nochmal die wichtigsten Tricks für die Suche und Nachverfolgung von e-Mails an.

Produktivität heist auch: effektiv kommunizieren. Was macht eine effektive e-Mail aus?

Immerhin die eigenen e-Mails von "gut" nach "besser" zu optimieren – das kann einen Unterschied machen, da sind auch Kleinigkeiten wichtig. Deshalb gehen wir hier diese Themen der Reihe nach durch:

1. Ziel klären

2. Die cc Regel

3. Verteilerkreis

4. Klarer Betreff 

5. Inhalt und Struktur

6. Ton

7. Nachhaltigkeit

8. Korrekturlesen

9. Ablage + Nachverfolgung

10. Anrede / Grußformel 

Mehr Infos zum Thema "OneNote" findest Du ganz am Ende in der Bonuslektion.

Dieser Abschnitt ist für Anwender gedacht, die auch Microsoft OneNote einsetzen oder sich dafür interessieren - welche Extra-Funktionen gibt es durch diese Kombination? Wir schauen uns an:

• Zusammenfassung wichtiger Infos aus E-Mails in OneNote

• Besprechungsprotokolle schnell und effizient in OneNote schreiben und ablegen - und natürlich versenden mit Outlook

OneNote kann Dir helfen, wichtige Infos aus E-Mails an einer Stelle zusammenzufassen und weiter zu bearbeiten.

Hier sehen wir, wie man Besprechungsprotokolle schnell und effizient in OneNote schreiben und ablegen kann - das kann ein echter Zeitsparer sein.

Hier gleichen wir Outlook-Aufgaben mit OneNote ab:

• Aufgaben aus OneNote-Notizen in Outlook verfolgen

• Outlook-Aufgaben an OneNote senden

• Status-Änderungen zwischen beiden Anwendungen synchronisieren.

Wir fassen nochmal kurz zusammen - wie passen die Teile zusammen?

Hier findest du auch als Sammeldownload;

• alle Zusammenfassungen aus dem Kurs

• alle Workshops

Wahrscheinlich hast Du schon von ChatGPT gehört - einer KI (Künstliche Intelligenz), die sehr gut mit Texten umgehen kann. Hier erfährst Du, was es damit auf sich hat - und für welche Anwendungen der Einsatz sinnvoll ist. Denn richtig angewendet, kann ChatGPT ein echter Zeitsparer und Produktivitäts-Turbo sein!

Im zweiten Teil geht es um Tipps und Tricks zur Formulierung der Anfragen (der 'Prompts'), um auf Anhieb gute Ergebnisse zu bekommen. Das Ganze nennt sich Prompt Engineering.

Und wir schauen uns an

- Was sind die Grenzen und Risiken bei der Anwendung von ChatGPT

- Wie kannst du deinen Zugang kostenlos einrichten

So kannst du vorgehen um Besprechungen strukturiert zu planen, durchzuführen und nachzubereiten.

In den Ressourcen findest du

• eine Checkliste / Zusammenfassung

• ein kurzes Video zum Thema

• eine Agenda-Vorlage

Zum Schluss einige Bücher, die Teilbereiche aus dem Kurs weiter vertiefen:

• Cal Newport

• David Allen

• Lothar Seiwert

• Stephen R. Covey

Du hast einen Kurs zu Produktivität mit Outlook gemacht...  Kennst du schon OneNote, das kostenlose digitale Notizbuch von Microsoft?

Es ist mit hoher Wahrscheinlichkeit auf Deinem PC sogar schon installiert. Egal ob Einsteiger oder Gelegenheitsnutzer - nach diesem Kurs wirst du mehr aus diesem super Tool herausholen können.

Auf meiner Webseite skilltastic.online findest du einen Rabatt-Gutschein, um Dich zum super günstigen Preis einzuschreiben: Link zur Kursvorschau auf Udemy: https://www.udemy.com/course/onenote-kurs-und-training/?referralCode=E09B2E5F726DDD2BE843

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