Devenez un pro d'Excel : Bases de Données & Tableaux Croisés

Excel possède un assistant qui permet de faire automatiquement des sous-totaux. Regardons cela ensemble.

Excel peut calculer automatiquement des sous-totaux, sous réserve que votre base de données soit correctement organisée.

On peut faire des sous-totaux, mais aussi des "sous-moyennes". Il suffit de demander.

Les sous-totaux génèrent des plans. Mais on peut aussi créer ses propres plans manuellement, afin de grouper des colonnes ou des lignes.

Dans ce tutoriel, je vous montrer comment contrôler la saisie des données dans une zone de cellules, avec un menu déroulant.

Pour contrôler la saisie des données, il est parfois utile de placer les listes de données autorisées dans une feuille séparée.

On peut aussi contrôler la saisie des données sans pour autant créer de liste au préalable.

Il est parfois nécessaire de protéger une partie d'une feuille de calcul, afin d'éviter que des personnes inattentives n'effacent vos belles formules de calcul !

Certaines fonctions simples peuvent être appliquées dans des bases de données, par exemple : BDSOMME, BDMOYENNE, ou BDNB ou encore BDNBVAL.

Nous faisons ensemble un premier exercice d'application avec les fonctions BD. C'est à vous de jouer !

Un autre exercice avec des fonctions BD, et de nouvelles astuces en perspective !

La fonction RECHERCHEV est un "Must have" pour tout utilisateur d'Excel averti. Je vous explique pourquoi.

Cette vidéo va vous montrer comment utiliser la fonction RECHERCHEV lorsque la formule et la matrice sont sur des feuilles différentes

95% des personnes utilisent la fonction RECHERCHEV avec l'argument "FAUX" à la fin, comme dernier argument. Mais qu'en est-il de l'argument VRAI ? Je vous dis tout sur cet argument oublié et pourtant fort utile !

Un exemple d'utilisation de la fonction RECHERCHEV avec l’argument VRAI. Cette fois, c'est à vous de jouer, et je vous propose une correction en fin de vidéo.

Lorsque RECHERCHEV renvoie l'indication N/A, on aimerait parfois afficher autre chose de moins austère. Je vous explique comment faire, pendant ce tutoriel, en mixant les fonctions RECHERCHEV et SIERREUR ensemble.

RECHERCHEX est une évolution ou une alternative à RECHERCHEV, en particulier lorsque la colonne de correspondance n'est pas située à gauche de la matrice

RECHERCHEX possède 6 arguments, mais seulement les 3 premiers sont obligatoires. On voit un exemple d'application plus complexe de RECHERCHEX qui nécessite de rédiger tous les arguments

Il est parfois nécessaire de "recoller" des chaines de caractères "à la suite les unes des autres". On peut faire cela avec la fonction CONCATENER ou &.

Pour extraire des chaines de caractères depuis une cellule, il faut maîtriser les fonctions GAUCHE, DROITE, mais aussi la fonction STXT. Je vous explique tout dans cette vidéo.

Afin de s'entraîner, je vous propose dans ce tutoriel un exercice d'application sur les fonctions déjà apprises, en ajoutant une petite difficulté et la fonction DATE. C'est toujours excellent de pratiquer !

Les fonctions MAJUSCULE et MINUSCULE font partie de ce qu'on appelle des fonctions de "propreté". Elles servent à remettre au propre des textes qui seraient mal tapés, par exemple des texte tout en minuscule ou tout en majuscule.

NBCAR, comme son nom l'indique, sert à compter le nombre de caractères contenus dans une cellule. Ne riez pas, cette fonction pourra nous être très utile par la suite ! Quand à SUPPRESPACE, devinez donc à quoi sert cette fonction ? :)

La fonction CHERCHE permet de trouver la position d 'une chaine de caractère se trouvant dans le texte d'une cellule

On reçoit parfois des listes de données qui sont "toutes collées" alors que l'on voudrait que chaque intitulé soit dans une colonne séparée. C'est ce qui arrive typiquement lorsque vous faîtes un export de vos contacts Outlook au format csv ! Je vous montre comment utiliser l'assistant CONVERTIR afin de gagner un temps précieux.

Certaines requêtes de bases de données renvoient parfois des résultats surprenants ou décevants. Que faire lorsque les points sont devenus des virgules ou inversement ?

Vous aurez parfois un problème de taille à résoudre : la requête vers votre CRM vous renvoie des chiffres qui ne sont pas compris comme de vrais chiffres par Excel. Vous ne pouvez alors plus rien calculer ! Je vous explique comment vous sortir de ce mauvais pas grâce aux fonctions CNUM et SUBSTITUE

Voici un tutoriel qui sera l'occasion de réaliser un exercice complet en total autonomie. A vos claviers ! La solution est comme d'habitude en fin de vidéo.

Cette vidéo va vous permettre de vous sortir d'une situation délicate, car les dates sorties d'une extraction de votre ERP ont perdu leurs zéros et ne sont pas au format date ! Un challenge de plus qui ne va pas nous résister longtemps ! Correction en deuxième partie de la vidéo.

Ce tutoriel va vous permettre, grâce à la fonction ASSEMB.V, de créer une BDD unique à partir de trois autres BDD distinctes, qui ont un seul point commun : les titres des colonnes. Cette opération peut s'avérer particulièrement utile lorsque vous devez créer des Tableaux croisés à partir de 3 Bases de Données "séparées".

Dans cette courte vidéo, je vous propose un autre exercice similaire au cas précédent, mais avec d'autres Bases de Données. La répétition, pour apprendre, çà a du bon !

Les tableaux croisés dynamiques, tout le monde en rêve :) Beaucoup en font toute une montagne, mais je vous promets que c'est tout simple.

Nous allons créer ensemble, dans cette vidéo, notre premier tableau croisé dynamique. Je vous prends par la main, C'est parti !

Un tableau croisé dynamique répond en général à une question. Vous avez une deuxième question ? Pas de souci, nous allons copier/coller un deuxième tableau croisé dynamique :)

Aller, on change de crémerie, et on s'attaque à une énorme base de données de plus de 100 000 cellules ! Rassurez-vous, on va appliquer ensemble les mêmes méthodes que pour une petite base de données très modeste.

Pour apprendre, il faut pratiquer et répêter. Dans ce tutoriel : des duplications de tableaux croisés dynamiques existants, des réponses à de nouvelles questions, et bien sur, de nouveaux tableaux croisés dynamiques !

Les segments sont nés dans la version 2010 d'Excel. Depuis, ils se sont encore améliorés. Alors, je vais vous montrer toute l'utilité des segments, qui sont finalement des "Filtres pour tableaux croisés dynamiques"

Un segment, c'est bien. Plusieurs segments, c'est encore mieux. Mais si on s'amusait, dans cette vidéo, à faire en sorte qu'un seul segment puisse piloter plusieurs tableaux croisés dynamiques à lui tout seul ? Ça serait le rêve non ?!

Dans cette vidéo je vous montre qu'on peut afficher des valeurs chiffrées "autrement" qu'avec la fonction somme ou moyenne. Par exemple, afficher les valeurs en % du total général de la colonne, ou bien en % de différence par rapport à l'année précédente, ou bien encore en cumul.

Contrairement à un idée reçue, on peut regrouper des catégories (champs) même s'ils contiennent du texte. C'est le même système que de regrouper des dates en mois ou en années, mais dans cet exercice, je vous montre qu'on peut regrouper manuellement des champs texte.

Il est pratique de connaître cette astuce, qui permet de passer une Base de Données en mode tableaux, afin d'éviter d'avoir à changer la sources des TCD lorsque la Base de Données évolue.

Les graphiques, vous connaissez ! Eh bien les graphiques croisés sont des graphiques quasiment normaux, mais ils "regardent" des données qui se trouvent dans des tableaux croisés. Je vous explique tout dans ce tutoriel.

Il est grand temps de faire une petite pause. Cet exercice récapitulatif sera la meilleure occasion pour vous de mettre en œuvre vos nouvelles compétences sur les tableaux croisés dynamiques.

La solution en vidéo de l'exercice précédent se trouve ici. Dégustez-là autant de fois que nécessaire, je vous en prie.

Voici donc une liste de ce que j'estime être les meilleurs raccourcis pour produire vite avec Excel.

Vous en connaissez certainement déjà plusieurs, mais si ce n'est pas le cas, alors, imprimez cette page A4, affichez la sur le mur, le temps de retenir ceux que vous jugerez vraiment utiles dans votre quotidien.

Voilà, cette fois, je vous quitte, amusez-vous bien,  gérez bien vos bases de données, faîtes de beaux sous-totaux, tris, filtres, fonctions, et bien sur de beaux tableaux croisés dynamiques pilotés par des segments !

Portez-vous bien !

Voici le support de cours complet pour l'ensemble des sections que vous avez suivies. Format PDF.
Ce support est basé sur une version 2019/2020 de Microsoft Excel et comporte de nombreuses copies d'écrans afin d'être lisible et agréable à parcourir.

Bonne lecture à vous !