Débuter sur Notion - Formation complète

Notion est un outil no-code qui va te permettre d’organiser..

• Tes prochaines vacances ?

• Ton nouveau side project ?

• Et même tout ton business ! ??

Le tout de manière 100% personnalisée, collaborative et sans écrire une seule ligne de code.

1️⃣ Une manière différente de travailler

Avant Notion, nous consacrions une grande partie de notre temps à…

• Rédiger des documents sur Word,

• Jongler avec Excel pour faire des calculs dans des tableurs,

• Rechercher des documents nommés “Sans titre 122” …

Et ce n’est pas faute d’avoir essayé à maintes et maintes reprises de créer des dossiers pour bien classer tous nos documents : même ainsi, notre bureau & notre dossier téléchargement finissaient remplis de documents en tout genre, sans aucune cohérence les uns avec les autres.

Mais pourquoi utilisons-nous autant d’outils ? Comment sont-ils nés ?

Durant la révolution industrielle, de nombreux outils ont été créés pour réussir à gérer l’administration des usines. Les machines à écrire ont remplacé l’écriture manuscrite et on stockait tous ces documents dans de belles armoires à dossiers.

Dans les années cinquante, les ordinateurs ont fait leur apparition dans les entreprises. Mais au début, elles servaient uniquement à faire des calculs. C’est seulement dans les années soixante-dix que la magie opéra !

Certains ont vu le potentiel de l’ordinateur au-delà d’une simple machine à calculer : ils rêvaient d’un futur où les ordinateurs pourraient stimuler l’imagination bien au-delà de ce que l’on peut faire avec du papier et un crayon.

Voici donc où nous en sommes aujourd’hui :

• Les machines à écrire ont été remplacées par Word ou Google Doc,

• Les armoires pour classer les documents par Dropbox ou Google Drive.

On a calqué le modèle physique pour créer le modèle numérique mais, rien n’a vraiment évolué.

C’est ainsi que nous finissons avec des centaines de documents sans noms, de copier-coller entre ces documents et nos outils d’emailing, des dizaines d’onglets ouverts dans notre navigateur et des dizaines d’applis ouvertes en parallèle.

C’est là que Notion vient bousculer notre façon de travailler : leur ambition est de créer un espace de travail tout-en-un.

Vous souhaitez créer une liste de tâches ? Une feuille de route pour votre produit ? Un référentiel de design ?

Retrouvez tout cela au même endroit.

Vous pouvez personnaliser votre propre espace de travail à l’aide de multiples blocs de construction. Notion est un jeu de LEGO pour adultes pour se construire un espace de travail adapté à ses besoins.

Notion vous permet de résoudre tous vos problèmes à votre manière.

La seule limite est votre imagination.

2️⃣ Les usages principaux de Notion

Notion étant un espace de travail tout-en-un, il permet de répondre à une grande partie de vos besoins :

? Documents

Notion vous permet au quotidien de rédiger tous vos documents pour simplifier leur classement ainsi que leur rédaction grâce au markdown - dont on reparlera très vite - ****et à une collaboration fluide au sein de votre équipe.

? Wiki

Centralisez toute votre connaissance au même endroit et ne perdez plus une minute à rechercher des informations ou documents.

? Projets

Gérez des projets complexes, en équipes, de manière simple et organisée pour ne plus vous laisser dépasser par les imprévus du quotidien.

? Notion Calendar

Liez directement votre agenda à vos projets pour garder une vue sur toutes vos priorités du jour, de la semaine ou du mois.

? IA

Notion intègre désormais de l’Intelligence Artificielle pour vous permettre de vous assister dans la rédaction de tous vos documents & d’effectuer des recherches intelligentes boostées à l’IA.

Cette option est disponible pour tous les plans avec un coût supplémentaire à 7,50€ par mois par utilisateur.

3️⃣ Sur quels appareils utiliser Notion ?

Notion s’utilise principalement sur votre ordinateur / mac, depuis votre navigateur préféré ou l’application bureau.

Sur mobile ou tablette, Notion propose une application. Par expérience, celle-ci n’est pas la plus ergonomique.

Si vous souhaitez utiliser Notion sur votre mobile, je vous recommande de vous créer une page avec uniquement des boutons qui vous permettent de réaliser des actions précises correspondantes à vos usages sur mobile.

Exemples :

• Un bouton “Nouvelle note rapide” → Qui vient créer une page dans votre table de notes,

• Un bouton “Nouvelle tâche” → Qui vient créer une page dans votre table de tâches.

→ Vous retrouverez cette page pré-construite dans votre modèle d’espace Notion !

1️⃣ Créer sa première page & manipuler les blocs

? Les pages

Sur Notion, vous allez créer un workspace, un espace de travail en français. Dans cet espace de travail vous allez créer un ou plusieurs teamspace(s) ou espace(s) d’équipe.

Sur la barre latérale de gauche vous retrouverez à tout moment la liste des pages qui sont à la racine de votre espace de travail.

Sur Notion, dès que vous allez créer un nouveau document, vous allez en réalité créer une page.

Les notions de dossier et de page se confondent car une page va alors pouvoir contenir du texte, des images, des vidéos, des fichiers… Et même d’autres pages !

Si on fait le parallèle avec votre PC ou votre MAC, avant vous aviez des dossiers qui contenaient des fichiers → maintenant vous avez uniquement des pages ! C’est comme si désormais on pouvait directement écrire dans un dossier au-delà d’y stocker d’autres pages.

Tout votre espace n’est finalement qu’une somme de pages !

?  Les différents types de blocs

Une page peut contenir d’autres pages, mais également d’autres types de blocs car tout élément présent dans une page est appelé un bloc.

On peut créer des blocs de texte, de to-do list, des titres, des toogles, des séparateurs, ajouter une image, une vidéointégrée… Bref, l’avantage est que ces pages peuvent accueillir un très grand nombre de blocs d’une très grande diversité de formats.

Ils peuvent être déplacés aisément avec la petite poignée sur le côté gauche du bloc.

Ces blocs sont top, mais comment les intégrer à chacune de nos pages ?

Pour ce faire, nous allons utiliser ce qu’on appelle le Markdown…

2️⃣ Le markdown & les raccourcis claviers

?  Le markdown

Le Markdown, est un langage qui permet de mettre en forme ultra rapidement du texte.

Par exemple, si nous voulons mettre un mot en gras, nous pouvons le faire uniquement grâce à notre clavier en ajoutant deux étoiles avant et après notre mot.

Donc, mot devient mot en gras.

? Petit récap’ rapide des bases du markdown :

# Pour créer un titre de niveau 1. (Le plus grand, Heading 1)

## Pour créer un titre de niveau 2. (Le moyen, Heading 2)

### Pour créer un titre de niveau 3. (Le plus petit, Heading 3)

• ou * bullet points

1 . liste numerotée

/ to do - liste de cases à cocher

toogle list

Tab = indenter

italique

gras

" citation

—- pour ajouter un séparateur

Au début, cela peut paraître fastidieux. Mais les raccourcis s’apprennent assez vite et font gagner énormément de temps au quotidien pour structurer et mettre en forme son contenu uniquement avec son clavier !

?  Le raccourci magique /

Ce raccourci, c’est peut-être le seul à retenir au tout début. C’est ce raccourci qui permet de créer n’importe quel type de bloc.

Évidemment sur Notion on retrouve tous les autres raccourcis claviers mais je pense qu’une piqûre de rappel ne fait pas de mal :

? Windows / Linux

• Ctrl+C - Copier

• Ctrl+V - Coller

• Ctrl+X - Couper

• Ctrl+Z - Annuler la dernière action

• Ctrl+Y - Refaire la dernière action annulée

• Ctrl+A - Tout sélectionner

• Ctrl+F - Rechercher dans la page

• Ctrl+P - Rechercher dans tout Notion </aside>

? Mac OS

• Cmd+C - Copier

• Cmd+V - Coller

• Cmd+X - Couper

• Cmd+Z - Annuler la dernière action

• Cmd+Y - Refaire la dernière action annulée

• Cmd+A - Tout sélectionner

• Cmd+F - Rechercher dans la page

• Cmd+P - Rechercher dans tout Notion </aside>

Pour vous entraîner, voici une page d’exercices à réaliser.

Apprentissage du Markdown

?  Les blocs synchronisés

Quand on copie + colle un bloc sur Notion, il nous propose automatiquement de synchroniser les blocs !

Pourquoi ? Tout simplement car il y a une règle d'or à respecter, que ce soit sur Notion ou tout autre outil de prise de notes → Il ne faut jamais dupliquer une information.

Une fois une information dupliquée, un jour on se retrouvera à se demander à laquelle se fier si uniquement l’une des deux a été mise à jour.

Et pourtant, parfois nous avons besoin d'avoir cette même info sur différentes pages pour des questions de praticité ! C’est pour ce besoin que l’on utilise des blocs synchronisés.

? Personnaliser le design de ses pages

Sur chacune de ses pages, il est possible de la personnaliser en ajoutant une bannière & un emoji ou une icône !

C’est du bonus, cependant un espace de travail harmonieux donne toujours plus envie de travailler qu’un espace de travail terne et sans aucune saveur !

Enfin, si ce n’est pas encore fait, je vous recommande de passer votre espace de travail en français et d’imposer que le début de la semaine de vos vues calendrier commence le lundi.

Un paramétrage de base de votre outil, assez essentiel.

1️⃣ Les bases de données

Un concept hérité du monde du développement informatique

À première vue, une base de données ressemble à un tableur. Cependant, les deux concepts sont en réalité très différents.

→ Un tableur est destiné à réaliser des calculs, des plus simples aux plus complexes.

→ Une base de données permet de stocker un très grand nombre de données et de rechercher une donnée très rapidement.

La notion de base de données est une notion héritée du monde du développement informatique.

Les ordinateurs pouvant stocker un bien plus grand nombre d’informations qu’une armoire physique, il a fallu optimiser le système permettant de rechercher parmi cette immense quantité de données.

C’est pourquoi dans une bases de données nous allons pouvoir créer des tables, dans lesquelles on va venir ranger des objets sous forme de lignes, que l’on appelle dans le jargon une occurrence, en leur attribuant un identifiant unique que l’on appelle un id.

Dans une table, même si deux lignes sont en tout point identiques, elles ne sont pas interchangeables car même si elles possèdent toutes les deux les mêmes informations, leur id est unique ce qui permet de les différencier.

On peut donc voir une table comme une énorme boîte dans laquelle on vient ranger tous les éléments d’une même famille. L’avantage de cette boîte est que nous allons pouvoir lister des propriétés que possèdent tous ces éléments et qui permettent de les différencier, de les ranger.

Par exemple, nous allons pouvoir classer tous nos posts à destination des réseaux sociaux dans une même boîte en indiquant leur titre, leur légende, leur illustration, leur date de publication, leur nombre d’impressions…

Cependant, nous n’allons pas ranger dans la même boîte nos newsletters car celles-ci présentent des propriétés totalement différentes : le taux d’ouverture, l’objet de l’email, le nombre de personnes qui l’ont reçue…

Même si on peut dire que les deux objets sont de la famille des contenus marketing, en soi, ils n’ont pas les mêmes propriétés et cela n’est pas forcément pertinent.

Hier, pour rédiger une newsletter vous alliez la rédiger dans Word, créer un dossier portant son nom avec toute votre bibliographie, l’envoyer par mail à votre collègue pour qu’il vous relise…

Aujourd’hui, vous allez pouvoir tout faire depuis un seul outil : Notion.

Dans Notion, il faudra toujours penser table et base de données.

Dès que vous aurez besoin de ranger différents éléments qui présentent des propriétés en commun, vous pourrez créer une nouvelle boîte pour les accueillir.

? Une bonne pratique consiste à placer toutes ces boîtes = toutes vos tables, dans une seule et même page appelée “BDD - Backend”.

Le vocabulaire à retenir

• Les bases de données & les tables

  Notre espace de travail Notion est une grande base de données qui contient un certain nombre de tables, N tables= N boîtes, une boîte par famille d’éléments à classer.

  Une table fait partie d’une base de données.

• Les occurrences

  Une occurrence correspond à une donnée soit à une ligne = une page dans notre table sur Notion.

• Les propriétés

  Une propriété va correspondre aux différents éléments permettant de classer, trier, grouper nos données.

  Dans le contexte d’une table contenant nos articles de blog on pourrait retrouver le titre de l’article, sa date de publication, le nom de son auteur, de son relecteur, l’illustration associée, son résumé, son état d’avancement.

• Les relations & les agrégations (rollup)

  Dans l’exemple ci-dessus nous avons une table de projets et une table de tâches.

  Chaque projet va être associé à une ou plusieurs tâches & chaque tâche va être associée à un projet. Pour lier nos deux tables, nous allons créer une propriété de type relation.

  C’est ainsi que nous allons lier nos données entre elles. Cela nous permet également de faire apparaître des données d’une table dans une autre grâce à des propriétés d’agrégation.

  Par exemple ici la propriété Équipe de la table projet est une propriété de type agrégation de la propriété Lead de la table des tâches faisant apparaître toutes les valeurs uniques.

  Ainsi, lorsque l’on attribue les tâches aux différents membres du projet, l’équipe se complète toute seule !

Maintenant que nous savons construire nos bases de données, il est venu le moment de créer nos vues et de les personnaliser afin de visualiser l’information de la façon la plus optimisée possible.

2️⃣ Créer des vues & les personnaliser

Les vues sont des façons de visualiser tout ou un extrait des données de notre table.

? La puissance des vues

À quoi cela sert-il de renseigner une propriété plutôt que d’écrire directement dans la page ?

C’est vrai, je pourrais très bien dans la page de mon post LinkedIn ajouter différents éléments du type “Date de création”, “Visuel”, “Légende”.

Une information stockée dans une propriété va nous permettre de trier, filtrer et grouper par la création d’une vue. Une vue est une visualisation de tout ou d'un extrait des données de manière ordonnée.

Par exemple, il est possible de se créer une vue calendrier mensuel de tous nos posts à publier sur LinkedIn. Pour ce faire, il suffit de créer une nouvelle vue de type calendrier, filtrant sur les posts à destination de la plateforme LinkedIn.

Rentrons maintenant dans le détail des différents types de vues existants…

Les différents types de vues

Notion propose différents types de vues :

Détaillons chacune de ces visualisations :

-> La vue Table

Cette vue est la vue par défaut dès que vous allez créer une nouvelle table et permet de représenter vos données comme dans un tableur.

-> La vue Liste

Cette vue est comme une vue table simplifiée.

Elle permet d’afficher les différents éléments sous forme de liste sans avoir les traits de structure d’un tableau, ce qui est plutôt agréable lorsqu’on filtre assez pour avoir uniquement un nombre d’éléments très restreint tel qu’une liste de contacts ou de factures pour un client.

-> La vue Kanban

Si vous aimez Trello, c'est avec cette vue que vous allez pouvoir reproduire une mise en forme similaire. Cette vue va permettre de représenter vos données sous forme de colonnes, et chaque colonne va être un groupement selon une propriété.

Dans l’exemple ci-dessous, nous avons une liste de tâches à faire, groupée par état d’avancement :

-> La vue Calendrier

Cette vue permet d’obtenir une visualisation mensuelle ou hebdomadaire de nos données. Dans le cas d’un planning éditorial, cela permet par exemple de visualiser les posts à publier cette semaine.

? Il est désormais possible en cliquant sur Open in Calendar ou Ouvrir dans Notion Calendar afin de faire apparaître directement les éléments de cette vue dans son agenda !

Cela signifie que vous pouvez faire apparaître tout ou partie des éléments d’une table directement dans votre agenda !

-> La vue Galerie

Cette vue permet de représenter sous forme de cartes différents éléments.

Cette vue est surtout très esthétique et peut être intéressante pour par exemple présenter une liste d’articles de blogs rangés dans votre espace de veille.

-> La vue Chronologie ou Timeline

Cette visualisation se rapproche grandement du célèbre diagramme de Gantt qui permet de visualiser le déroulé d’un projet dans le temps & l’enchaînement des différentes tâches.

Cette vue est très utile pour représenter l’avancement macroscopique d’un projet et est très complémentaire avec la vue Kanban permettant de suivre l’avancement des tâches.

Une fois le type de vue sélectionné, il est possible de :

• Filtrer ses données

  Il s'agit de ne garder qu'une partie des données.

  Exemple : Pour notre planning éditorial, il est possible de créer des vues propres à chacune des plateformes sur lesquelles nous publions,

• Trier ses données

  Il s'agit ensuite d'ordonner les données.

  Exemple : Pour notre planning éditorial il est possible de trier par date de publication de la plus récente à la plus ancienne,

• Grouper ses données

  Il s’agit ensuite de grouper nos données.

  Exemple : Pour notre planning éditorial il est possible de grouper par état d’avancement.

Il est également possible de choisir les propriétés que l’on souhaite afficher et celles que l’on souhaite cacher. Ce n’est pas parce qu’on cache une propriété qu’on la supprime, c’est juste une façon de visualiser la donnée !

? Créer des modèles

Au-delà des propriétés, il est fort probable que les pages d’une même table aient une structure commune. C’est pourquoi il va être intéressant de créer des modèles de pages qui vont vous permettre de gagner du temps à chaque fois que vous créerez une nouvelle page.

Nouveau > Nouveau modèle > Et vous allez pouvoir créer un modèle pour chaque type de pages. Cela permet de pré-compléter votre page mais également vos propriétés !

Un gain de temps conséquent au quotidien. Je vous recommande également d’appliquer un modèle par défaut.

Maintenant que les bases de données n’ont plus de secret pour vous, passons à la dernière étape, la présentation de votre nouvel espace Notion…

1️⃣ Découvrir votre espace Notion

J’ai créé votre espace Notion de manière à ce qu’il vous accompagne dans votre quotidien sur l’aspect prise de notes et gestion de projet.

Celui-ci est structuré avec les pages suivantes :

1. Welcome

   Cette page doit être la première que vous ouvrez chaque matin !

   Sur celle-ci, vous retrouvez toutes vos tâches les plus urgentes et l’organisation de votre semaine.

2. Prise de notes

   Dans cette page, sentez-vous libre de créer des notes sans vous soucier de votre organisation !

   Vous pourrez par la suite les étiqueter pour les ranger et les associer aux projets liés le cas échéant.

3. Tout doux !

   Une page dédiée à votre gestion de projet pour transformer vos idées en plan d’action.

4. Veille

   Une page dans laquelle ranger toutes les ressources en ligne que vous souhaitez garder de côté !

5. Wiki

   Un espace dans lequel ranger toute votre documentation et vos process.

6. Share

   Un espace de centralisation de toutes les pages que vous souhaitez partager sur le web.

7. Archives

   Tout ce qui n’est plus d’actualité et que vous voulez conserver.

8. BDD - Backend

   Toutes les tables qui font que votre espace Notion est si bien organisé !

?? Une organisation carrée

Cet espace Notion a été construit en respectant certaines règles.

Par exemple, toutes les tables sont placées dans une même page pour vous éviter de les supprimer intempestivement si vous faites du rangement dans d’autres pages !

Afin de faire évoluer votre espace, il est essentiel que vous ayez ces quelques règles en tête.

?️ Utiliser la méthode PARA pour organiser son espace

La méthode PARA, créée par Tiago Forte, est une approche théorique pour organiser les informations. Son nom est un acronyme qui signifie Projets, Zones d’action, Ressources et Archives.

Cette méthode peut être appliquée afin d’organiser son espace de travail sur Notion.

1. Projets : Ce sont des pages de travail vouées à être archivées lorsque le projet est terminé. Il existe donc un objectif défini et mesurable à atteindre pour archiver la page.

   Exemple : Refonte du site web

2. Zones d’action ou Sphères de responsabilité : Ce sont des pages de travail, vouées à rester dans le temps. Il n’y a pas de raison que cela s’arrête demain.

   Exemple : L’espace de gestion de projet

3. Ressources : Ce sont des contenus utiles, dont on va avoir besoin plutôt en consultation.

   Exemple : Un espace de veille ou un espace de stockage de comptes-rendus de réunions.

4. Archives : Tout ce dont vous n’avez plus besoin, mais que vous voulez conserver & ne pas perdre. Vous allez déplacer vos pages par ici quand elles ne vous seront plus utiles.

Il est bon de garder cette méthode en tête pour retenir que si vous n’êtes dans aucune de ces 4 situations, normalement vous ne devez pas créer de page à la racine de votre espace de travail.

Cette méthode présente l’avantage d’être flexible & organisée à la fois.

Elle permet aussi de mieux s’y retrouver & de savoir où aller créer une page quand on en a besoin. Souvent, lorsque l’on travaille au quotidien c’est le problème : on veut créer une page mais c’est tellement le bazar qu’on ne sait pas où aller la créer et on finit par aller créer une note dans notre appli de notes préférée !

L’information se retrouve dispersée et est vouée à être perdue.

Ce sont de mauvaises habitudes que votre espace Notion va vous aider à éliminer.

?? Les règles de vie d’un espace collaboratif

Réussir l’on-boarding des nouveaux membres

Lorsque vous allez accueillir de nouveaux membres au sein de votre espace de travail, vous allez devoir l’accompagner dans sa découverte et sa prise en main.

Mes recommandations :

• L’inviter à se documenter sur l’utilisation de l’espace Notion via la lecture de cette documentation,

• L’inviter à se créer sa page personnelle

  Cette page doit devenir la première page qu’il consultera chaque matin. L’idée est qu’il y retrouve toutes les informations essentielles à son quotidien & tous les raccourcis vers les pages qu’il consulte le plus souvent.

  J’avoue, je crée moi-même les pages des prestataires qui travaillent à mes côtés pour leur en simplifier la prise en main ! Vous pouvez également faire de même !

Faire évoluer son espace Notion

Aujourd’hui votre espace Notion est structuré et organisé. Cependant, il est normal que celui-ci soit amené à évoluer en même temps que votre entreprise.

Il est important d’avoir une personne responsable du Notion pour éviter que ça soit le bazar.

Je conseille de consacrer 2h par mois au rangement / nettoyage de l’espace Notion.

Quand ça devient le bazar dans l’open-space on range ! C’est pareil dans votre espace Notion.