Curso Zoho CRM - Extraia o máximo de seu CRM

A página inicial do Zoho CRM é um rápido indicador do progresso de todas as suas atividades no CRM. Ela contém componentes de diferentes módulos, como Tarefas, Leads, Painéis de controle, entre outros. Ela permite uma gestão rápida, simples e visual de seus clientes e equipe.

Além de indicar o andamento de suas atividades de CRM, a guia página inicial também serve como um ótimo lugar para organizar seu dia de trabalho e o de suas equipes. Isso é possível por três tipos de “exibições” na guia página inicial do Zoho CRM:

• Modo de exibição clássico

• Página Inicial do usuário

• Página inicial personalizada

Quando você consegue o contato efetivo com seu Cliente Potencial, é preciso convertê-lo em Conta e Contato, ou desqualificá-lo. Por vezes, este contato efetivo pode levar à conversão deste Cliente potencial em um negócio.

Sempre que um Cliente Potencial é convertido, cria-se uma conta e contato. Conta para a empresa ou departamento, e Contato para o representante da empresa no qual se tem o contato. Uma observação importante é que conversão não pode ser revertida, ou seja, não se pode retornar uma conta e/ou contato em um cliente potencial. Uma conta será criada apenas se o nome da empresa estiver disponível no seu Cliente Potencial. Apenas usuários com permissão para conversão podem converter Clientes Potenciais.

Às vezes deve-se enviar o orçamento para um cliente ou fazer o arquivamento físico do mesmo, no Zoho CRM você pode fazer isso observando a visualização de impressão ou Exportando para PDF.

Um outro recurso que o Zoho CRM trás é a possibilidade de edição dessa página de impressão, para melhor atender a demanda de sua empresa.

Visualizando folha de Orçamento

1. Entre no módulo Orçamento e clique no orçamento desejado.

2. Clique no ícone de mais opções, escolha a opção desejada (Visualização de Impressão, Exportar para PDF ou Enviar e-mail). Editando folha de Orçamento.

1. Clique no ícone de configurações, na página principal

2. Em personalização clique em Modelos.

3. Primeiro clique em estoque e depois em Novo modelo.

Quando você consegue o contato efetivo com seu Cliente Potencial, é preciso convertê-lo em Conta e Contato, ou desqualificá-lo. Por vezes, este contato efetivo pode levar à conversão deste Cliente potencial em um negócio.

Sempre que um Cliente Potencial é convertido, cria-se uma conta e contato. Conta para a empresa ou departamento, e Contato para o representante da empresa no qual se tem o contato. Uma observação importante é que conversão não pode ser revertida, ou seja, não se pode retornar uma conta e/ou contato em um cliente potencial. Uma conta será criada apenas se o nome da empresa estiver disponível no seu Cliente Potencial. Apenas usuários com permissão para conversão podem converter Clientes Potenciais.

Veja como converter Clientes Potenciais passo a passo.

A Atividade do tipo Chamada serve para registrar as ligações telefônicas recebidas e realizadas, assim como detalhes tais como duração, data e hora, notas, etc.

Pode-se criar uma chamada a partir do módulo Atividades, clicando em + Chamar.

Em todos os casos, recomenda-se criar a chamada a partir do registro de Clientes Potenciais, Contas, Contatos, etc, a qual se refere.  Nessa aula você verá como criar suas primeiras chamadas.

Para organizar as atividades da equipe de vendas, o Zoho CRM tem o módulo Atividades. Uma atividade no CRM pode ser de 3 tipos: Tarefas, Reuniões ou Chamadas. Pode-se criar uma Reunião a partir do módulo Atividades.

Ou pode-se criar uma atividade na entidade desejada (Contato, Contas, Negócios, etc). Ao clicar na entidade desejada, acesse na lista relacionada à esquerda o item “Atividades em aberto" e clique no sinal de mais (+).

Nessa aula você verá o passo-a-passo para criar uma atividade do tipo Reunião.

As notas servem para documentar interações e evoluções relativas a clientes, negócios e quaisquer outros módulos do CRM. Nessa aula você irá descobrir como criar notas para fazer observações importantes sobre clientes e/ou negócios.

Veja como integrar seu e-mail como Zoho CRM e a definir os tipos de permissão de compartilhamento.

As listas relacionadas trazem informações de outros módulos do CRM dos quais estão relacionados a um determinado registro. Ao acessar uma conta, por exemplo, teremos nas listas relacionadas, informações dos contatos, negócios, emails, e outros associados àquele registro.

Nessa aula você verá como tirar o melhor de suas listas relacionadas.

No Zoho CRM, com base no requisito, você pode escolher alterar o proprietário de um registro. Você também pode transferir a propriedade das atividades em aberto, contatos em aberto ou negócios em aberto apenas se estiverem associados ao registro e sob responsabilidade do proprietário do registro. Veja os passos nessa aula.

Aprenda a converter  um orçamento em Ordens de Compra ou Fatura.

O Zoho CRM possui diversos módulos. Cada módulo possui uma função específica que pode ser acessado através das guias na barra superior.  Nessa aula você irá conhecê-los e nas próximas aulas iremos detalhar cada um deles.

Sabe aqueles contatos que ainda não se tornaram uma oportunidade de venda? Esses são os clientes potenciais. No Zoho CRM, esses potenciais clientes têm seus dados brutos reunidos em um só lugar.  Nessa aula você irá conhecer o Módulo de Clientes Potenciais.

Dentro do Zoho CRM, o módulo contas representa as empresas e organizações com as quais você mantém ou pretende manter negócios. Esse módulo desempenha um papel importante de agregar todas as informações necessárias à geração de negócios e gestão da sua carteira de clientes. 

Os contatos dentro do Zoho CRM são as pessoas com as quais você e sua equipe mantém comunicações comerciais em busca de novas oportunidades de negócios. Um contato pode estar associado a uma conta, ou não, dependendo se sua venda é do tipo B2B ou B2C. Descubra como trabalhar com o Módulo de Contato.

Relatórios Zoho CRM são detalhadas e informativas listas de registros. Cada relatório fornece acesso a dados importantes necessários para diversos fins. No Zoho CRM, os relatórios padrão são fornecidos em vários módulos, que podem ser usados como são ou personalizados, de acordo com os requisitos do seu negócio.

Conheça os tipos de relatórios,  como criá-los, criar pastas e tudo mais sobre essa importante funcionalidade.

Um aspecto importante no CRM é acompanhar todas as tarefas, reuniões, chamadas, eventos ou registros de atividades. É possível organizar ordenadamente os diversos registros junto com as atividades associadas a eles, como atividades de acompanhamento, pré-vendas e pós-vendas, conversas telefônicas etc.

No Zoho CRM, o módulo de Atividades é onde você pode criar e associar tarefas de negócios, eventos e chamadas. Cada atividade tem informações vitais sobre a data, a hora, o nível de prioridade e os parâmetros de notificação que podem ser acessíveis a partir do registro ao qual está associado.

Descubra como criar e gerenciar tarefas no Módulo Atividades.

Os orçamentos são acordos entre clientes e um fornecedores, para a entrega de produtos solicitados por um cliente dentro de um período especificado e com um preço definido. Veja os passos para criar um Orçamento.

As faturas são notas emitidas pelo fornecedor para os clientes com os bens ou os serviços com a finalidade de recebimento de pagamentos. Vejá como criá-las individualmente no módulo faturas.

Crie painéis de negócios, de forma rápida e fácil. Visualize e analise seus dados com painéis. Crie painéis avançados para monitorar seus principais indicadores de desempenho (KPIs), e compartilhe-os com seus colegas, para facilitar a análise de dados e a colaboração.

Nota: Dependendo da sua versão do CRM, este módulo pode estar nomeado Painéis ou Analítica.

O módulo de Negócios do Zoho CRM permite você guardar e gerenciar os registros de seus negócios com contatos jurídicos ou físico. São esse negócios (ou vendas) que geram a receita para sua empresa. ​

Cada negócio dentro desse módulo pode passar por alguns estágios tais como Qualificação, Especificação, Proposta, Fechado Ganho ou Fechado Perdido.

Você pode também importar um negócio de arquivo já existente, a partir dos seus Clientes Potenciais que demonstraram interesse em você (processo de conversão de Clientes Potenciais). Ou então, você pode inserir manualmente cada negócio desejado.

Veja nessa aula, como funciona a inserção manual de um novo negócio.

Os produtos podem ser bens ou serviços vendidos e/ou comprados por sua organização. Com o Zoho CRM você pode gerenciar os produtos da sua empresa para seus clientes e dos seus fornecedores para sua empresa, esse módulo interage com as equipes de venda e a de compra. Veja como funciona o módulo produtos.

Você pode ter os registros dos seus Clientes Potenciais, Conta e Contatos ou qualquer outro módulo. Registros é o nome usual das entradas de cada módulo, e é uma forma de generalizar o banco de dados formado em cada módulo.

Descubra como criar, editar e excluir registros.

Uma das facilidades que a ferramenta Zoho CRM traz é a possibilidade de visualização rápida de seus registros, para que se possa trabalhar com maior agilidade utilizando as visualizações em lista ou Kanban. Saiba mais sobre o registro de contagem e paginação.

De forma prática e rápida, no Zoho CRM você pode pesquisar seus registros. E nessa aula mostraremos como fazê-la.

Os filtros são ferramentas importantes de busca por registros, com eles podemos extrair informações em instantes, dentro do módulo atual baseado em critérios.  Nessa aula mostraremos como trabalhar com os filtros.

As operações em massa no Zoho CRM acontecem quando você tem um grande número de registros que precisam da mesma alteração, como por exemplo, todos os clientes em que o campo cidade éi 'BH' e você deseja colocar 'Belo Horizonte'. Nessa aula mostraremos como fazer atualizações em massa.

As vezes é necessário fazer uma limpeza na base de registros, para agilizar esse processo podemos excluir os registros em massa. Para tal o seu perfil de usuário deve ter permissão para excluir em massa. Nessa aula mostraremos os passos para fazer a exclusão em massa de registros.

Os seus registros podem ser gerados fora do Zoho CRM, e depois importados para o módulo correspondente. Para facilitar a sua visualização, o sistema importa a partir de arquivos nos formatos de tabela mais comuns, que são xls, .xlsx, .vcf, ou .csv

Sabia que o CRM pode ser personalizado com a identidade e estilo da sua empresa? Além disso, você pode informar os dados de contato para que os mesmos sejam exibidos para os clientes ao gerar um orçamento ou enviar e-mail, por exemplo. Veja como personalizar o CRM com dados da sua empresa.

Quer deixar seu perfil no Zoho CRM com a sua cara? Você pode alterar foto de perfil, dados pessoais, assinatura de email, idioma, cor de tema, e muito mais. Veja como é simples personalizar seu perfil com este passo a passo.

No Zoho CRM, os campos que são preenchidos nos módulos (Cliente Potencial, Conta, Contatos) podem ser personalizados. Essa é uma grande vantagem da ferramenta, que se adapta ao seu negócio e às suas demandas. Desse modo, você pode criar novos campos de preenchimento e excluir campos que não são de interesse. Tudo isso pode ser feito na opção Editar Layout da Página. Assista a aula e veja como personalizar os campos.

Modelos de email tornam o envio de email simples e rápido. É possível criar modelo de email para cotação, para notificação interna, notificação externa e mais. Nesse passo-a-passo temos descrito como criar um modelo de email para o módulo de "Clientes Potenciais".

O Zoho CRM pode ser utilizado em dispositivos móveis, o que é particularmente útil para equipes externas. Além disto, sendo utilizado em dispositivos móveis, acrescenta-se ao CRM algumas funcionalidades.

Por vezes, em decorrência de falhas de internet, pode ocorrer que os dados do CRM no dispositivo móvel não correspondam aos mais atuais, e até mesmo se ocultem.  Aprenda a ressincronizar os dados no Zoho CRM para dispositivos móveis.

No Zoho CRM, os gerentes e representantes de vendas podem gerenciar suas visitas relacionadas ao trabalho facilmente com a ajuda de check-ins no aplicativo móvel do Zoho CRM.

Os modos de exibição servem para ordenar e categorizar seus registros. As exibições ajudam a priorizar trabalho dando a visão dos registros que você mais precisa.

Conheça os três modos de exibição: Visualização tabular (Lista), Exibição de Kanban, Visualização da tela.

Para aqueles que preferem manipular os registros em forma de tabela e planilhas, existe a opção Visualização do Zoho Sheet, que dispõem os registros na forma de planilha, colocando os campos de importância como colunas. A tabela está diretamente vinculada ao seu banco de registros, as alterações feitas serão salvas no Zoho CRM. Para obter mais essa forma de visualização siga os passos do vídeo.

Vistas são listas personalizadas dentro de determinados módulos. Nessa aula você descobrirá os passos para usá-las.

Etiquetas são identificadores exclusivos que podem ser associados aos seus registros do CRM para pesquisar, classificar, categorizar, filtrar e segmentar registros de maneira mais eficiente.

As Etiquetas no Zoho CRM são específicas para cada módulo. Você pode adicionar tags exclusivas em cada módulo com base em seus requisitos. Além disso, as Etiquetas geralmente são tornadas públicas e podem ser acessadas por todos os usuários do Zoho CRM.

Nesta aula você verá como adicionar, editar e filtrar registros por etiquetas.

Este modo de exibição dispõem seus registros na forma de lista, ordenados na forma ascendente ou descendente, a primeira forma dispõem os registros do menor para o maior ou ordem alfabética. A segunda forma lista os registros de forma contrária. As colunas dessa exibição são campos importantes do preenchimento do registro, podemos adicionar e remover colunas dessa exibição.

Aprenda como customizar a lista, escolhendo as colunas de categorização e a ordem das colunas.

Este modo de exibição é a forma mais flexiva de customização para visualizar seus registros. Nesse modo de exibição você pode monta o seu próprio layout para seus registros, colocando campos importantes de visualização.

Diferente dos outros modos de exibição é possível colocar imagens do registro para uma melhor identificação, alinhar e ordenar os campos, trocar a cor do campo adicionar botões customizáveis, alterar a fonte o estilo e tamanho. Clicando no ícone de visualização da tela, seus registros serão dispostos de acordo com a tela criada.

Veja como montar sua própria visualização de tela.

O Kanban é um do modos de exibição dos registros.

Este tipo de visualização é interessante quando temos um processo que respeita etapas ou estágios (exemplo situação do Cliente potencial), organizando assim os dados para uma melhor compreensão.

Diferente da visualização em lista, os registros são agrupados e separados de acordo com a etapa do processo em que se encontra.

Nessa aula você verá como configurar o modo de exibição Kanban.