Gestión de Proyectos: Los 49 procesos de la Guía PMBOK VI

En este capítulo revisamos los conceptos de:

Proyecto, Programa y Portfolio y el "triángulo básico", conocido en inglés como la Triple Constraint compuesta por la integración de Alcance, Plazo y Coste

Aquí hablaremos del concepto del Ciclo de Vida y saber cuáles son los contenidos de cada uno de los grupos de procesos que conforman la vida de un proyecto.

Aquí revisamos el concepto de las Áreas de Conocimiento, y cómo integrarlas con los grupos de procesos vistos anteriormente, así como de qué manera hemos de abordar su estudio.

Tratamos aquí los conceptos de Activos de la Organización y los Factores Ambientales de la Empresa. Estos dos elementos aparecen en la mayoría de los 49 procesos, y es necesario que sepas qué son y las diferencias entre los dos conceptos.

Aquí concluimos el repaso general a conceptos esenciales hablando de las figuras del Director de Proyecto y Patrocinador o Sponsor.

En esta lección explicamos los conocimientos esenciales sobre selección de proyectos para poder aprobar el examen; además de la comprensión de lo que son objetivos cualitativos y cuantitativos, es necesario entender la función y aplicación de conceptos y técnicas tales como:

- Business Plan y Business Case

- Planificación estratégica

- VAN - Valor Actual Neto - en inglés NPV o Net Present Value

- TIR - Tasa Interna de Rentabilidad - en inglés IRR - Internal Rate of Return

Valor Actual = Valor Futuro/(1+interes)n - siendo n el numero de periodos que distan entre hoy y la realización de la inversión o del ingreso.

Si bien pueden haber preguntas donde se precise el cálculo del VAN, lo cierto es que la mayoría de preguntas en este ámbito podrá responderse con el criterio: cuanto mayores, mejor. A mayor VAN, a mayor TIR, pues más interesante el proyecto.

El Director de Proyecto no es el responsable de la selección de los proyectos, pero ha de tener conciencia y sensibilidad para comprender el encaje de su proyecto en la Estrategia de su empresa.

En este apartado abordamos la Identificación de Interesados, segundo y último proceso del Grupo de Procesos de Inicio. Ha de entenderse como un proceso paralelo al de la preparación del Acta de Constitución.

Repaso de la Sección 3, con el objetivo de comprender la relación entre los diversos procesos y aprender a tener una visión global de cada sección, "conectando los puntos"

Concluido el Inicio o Lanzamiento Inicial del Proyecto, empezamos a planificar el proyecto.

Es importante tener en cuenta que este flujo de procesos que seguiremos aquí es "ideal", es decir, el flujo real es en paralelo, puesto que todos los procesos de planificación son prácticamente simultáneos hasta que tenemos la primera versión del Plan de Proyecto (Baseline), momento en el que habremos de estructurar nuestro proceso formal de gestión de cambios.

Sin embargo, un proyecto que siguiera en real el flujo que mostramos aquí, también tendría sentido. Para entender bien la importancia y funcionamiento de los procesos, es muy conveniente seguir estrictamente el orden de las lecciones.

La captura y documentación de requisitos es un proceso esencial en el éxito de cualquier proyecto.. El estudio para el examen debe centrarse en cómo se llevan a cabo los procesos de captura y definición (técnicas) y la naturaleza de los dos entregables esenciales de este proceso, la Documentación de Requisitos y la Matriz de Trazabilidad o Rastreabilidad de Requisitos; es muy conveniente completar esta plantilla con unos cuantos requisitos para entender esta filosofía.

Este proceso es peligroso, por cuanto es extraño a muchos. Numerosas empresas que podríamos considerar aplican procesos de calidad en la Dirección de Proyectos no llevan a cabo este paso. Es decir, de la captura y documentación de requisitos pasan directamente a estructurar el trabajo en la WBS o EDT.

Sin embargo, un paso intermedio que consiste en definir lo que el proyecto va a entregar, especificar lo que no va a entregar, tiene mucho sentido a efectos de disipar ambigüedades sobre lo que sí se va hacer y lo que va a quedar excluido.

Este es el espíritu de la Definición de Alcance. Escucha en el audio adjunto qué tendrías que haber preparado a estas alturas del Curso.

La EDT (inglés WBS) es el corazón del Plan de Proyecto, puesto que todos los procesos de planificación confluyen en ella. Es el elemento que garantiza la integridad del Plan, y tan robusto es el Plan de Proyecto como robusta sea la EDT. Con el detalle de actividades que precise el proyecto, mucho o poco, docenas o miles de paquetes de trabajo.

Conviene usar una EDT como base del estudio y la aplicación de herramientas que no tenga más de 20 o 30 paquetes de trabajo, y siguiendo el esquema visual en forma de organigrama de la plantilla adjunta.

Aquí introducimos los conceptos clave de Linea Base del Alcance y Gestión de la Configuración, desde el punto de vista del Alcance del Proyecto.

Buen momento para hacer Balance, escucha el audio que añadimos en recursos.

Repaso de la Sección 4, con el objetivo de comprender la relación entre los diversos procesos y aprender a tener una visión global de cada sección, "conectando los puntos"

Concluido el Alcance, abordamos el Plazo. Como en todos los 9 elementos (+ 1 - Integración) esenciales del Plan de Proyecto, que coincide con las Áreas de Conocimiento, hay un primer proceso de organización de todos los demás procesos correspondientes a este ámbito del Plan. Este apartado implica la dificultad (sobre todo por el tiempo que consume) de dominar las técnicas de diagramación en red, con el método CPM (Critical Path Method) con cálculo de camino crítico, holguras, etc.

Así pues, los siguientes pasos no sólo hay que llevarlos a cabo con el proyecto que estés usando para tu caso práctico, sino que conviene practicar con ejercicios de diagramación genéricos.

Este proceso no consiste en asignar responsables, sino estimar la carga productiva de cara a poder luego hacer una estimación de la duración; sin embargo, a menudo a estas alturas ya sabemos quiénes van a hacer el proyecto. Por eso el proceso de planificación de Recursos, y el de ejecución de las Asignaciones (que veremos más adelante) pudieran haberse hecho ya.

Recuerda que el orden que proponemos para el estudio de los procesos es académico (pero posible en un entorno cualquiera); en la realidad, todos los procesos de planificación y ejecución podrían prácticamente hacerse en paralelo.

Una vez desglosados los paquetes de trabajo de la WBS en actividades, lógicamente aquellos más cercanos en el tiempo, puestos en secuencia, y analizada la capacidad de producción con los recursos -existentes o potenciales- podemos llevar a cabo la estimación de la duración de cada una de las actividades.

Continuamos tratando el proceso de cronograma y sus técnicas más esenciales para afrontar el examen

Repaso de los elementos fundamentales para "conectar" la planificación del plazo con los procesos anteriores de alcance

Abordamos, revisados Alcance y Tiempo en su vertiente de Planificación, el Plan de Recursos Materiales y Humanos, este último más conceptual y filosófico que el anterior de Cronograma, pero muy complicado si no se tiene experiencia en "buena" gestión de personas, siempre desde un punto de vista integral, holístico, y no meramente operativo.

Para los riesgos priorizados, desarrollamos ahora un análisis cuantitativo detallado, hasta donde nos sea necesario, para poder confirmar la viabilidad de las hipótesis del Acta de Constitución y del Plan de Proyecto; aquí las técnicas principales que aparecen en el examen son:

- Valor Esperado (Expected Monetary Value)

- Análisis Montecarlo

- Árboles de Decisión

Culminamos el estudio de los procesos de planificación de riesgos con el plan de respuesta; de cara al examen lo importante es conocer las estrategias de respuesta y ejemplos de aplicación de las estrategias.

Una vez completado el Registro de Riesgos, revisamos el Plan de Proyecto y su situación después del análisis de riesgos, en especial los conceptos de Contingencia de Riesgos y Contingencia de la Dirección.

De los tres procesos que en total componen la Gestión de la Calidad, el Proceso de Planificación de Calidad se orienta a organizar este aspecto del proyecto y en especial identificar las Métricas de Calidad. Aparte de los conceptos generales, el examen se centra en gran parte en revisar la comprensión y aplicación de las herramientas de Control y Gestión que veremos en futuras lecciones.

En esta y las próximas dos lecciones revisamos el Plan de Adquisiciones, en el que los elementos clave de estudio son:

- el Análisis "Make or Buy"

- los criterios de selección de proveedores

- los tipos de contrato (fijo, coste y tiempo & materiales)

Segunda parte del Plan de Adquisiciones, trata sobre tipos de contrato. La práctica que resume todo está en la siguiente clase