Curso de Gestión de Equipos y Trabajo en Remoto

No importa que trabajes desde casa o desde la oficina, por el día o por la noche, en una gran empresa o en una pyme, como asalariado o como autónomo. La productividad debe ser una de tus prioridades y aunque no sea sencillo mantenerla estable en el tiempo, existen diversas estrategias y técnicas recurrentes para potenciarla. Vamos a ver cómo afecta la productividad a un nuevo entorno de trabajo y cómo podemos asegurarnos que no bajamos los niveles de la misma.

El cerebro procesa unos 400 mil millones de bits de información por segundo, la mayor parte de la información que recibe el cerebro cada día es tratada y filtrada de forma inconsciente. También se estima que tenemos unos 60.000 pensamientos diarios y la mayoría son negativos, repetitivos y del pasado. No nos damos cuenta. ¿Cómo vamos a poner foco en una tarea si por detrás nuestro cerebro trabaja a otra velocidad? Pero no sólo focalizar nos ayudará, sino que además establecer tiempo delimitados nos ayudarán a priorizar y trabajar.

Normas es lo primero que aprendemos cuando somos pequeños en casa, cuando aprendemos a conducir, un idioma nuevo... y por supuesto cuando entramos en un trabajo nuevo.

Muchos son los clientes que se preocupan por tener las suficientes herramientas para comunicarse con el equipo. En muchas ocasiones pecamos de sobre exceso de herramientas, nos perdemos en cómo, cuándo y dónde tenemos que colgar el trabajo que estamos realizando o tenemos 5 vías diferentes para hacer una videollamada. Antes que todo ello dedicaría un momento a pensar en bajo qué normas vamos a trabajar, delimitar simplemente dos o tres nos ayudarán a ser más ordenados, más transparentes y a que el equipo funcione mucho mejor.

A veces la productividad se ve afectada por factores externos como, por ejemplo, esas reuniones de trabajo que todos conocemos y que innecesariamente se alargan, dejándonos con poco tiempo para todo lo demás. Y más cuando ahora ¡estamos en casa! por eso algunas recomendaciones y checks que puedes tener en cuenta antes de la realización de cualquier reunión te ayudará al mejor seguimiento de las mismas.

Un objetivo esencial de la técnica es eliminar las interrupciones, tanto debido a uno mismo (internas), como a alguien más (externas). Esto se hace anotándolas rápidamente para atenderlas luego. Un pomodoro no se puede pausar ni dividir; si no es posible postergar la interrupción, el pomodoro se cancela para reiniciarlo luego.

Las pausas son dedicadas a relajar el foco, evitando cualquier actividad. Ayudan a hacer sostenible el trabajo.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico, de forma que no sea necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas. Con este sistema, nuestra mente puede estar tranquila sabiendo que no se le escapa nada y, por lo tanto, puede dedicarse a hacer lo que toca: trabajar en acciones concretas, de forma creativa y eficiente. Además nos da 5 pasos básicos para liberar espacio de nuestra mente.

Cualquiera de nosotros sabría organizar a las famosas muñecas rusas, ordenándolas por tamaño y luego introduciendo la de menor tamaño en la siguiente mayor. ¡De ahí viene su nombre! Parece un juego de niños, pero dentro de la gestión de requisitos no lo tenemos tan claro. La técnica de priorización de requisitos MoSCoW nos puede ayudar a organizarlos y a dar un valor añadido a la clasificación, ya que la propia catalogación nos indica el camino correcto para llegar a la solución del puzzle del proyecto.

Si has percibido que organizar tu agenda por tareas te agobia y en lugar de motivar tu trabajo o mejorar tu organización, provoca que te sientas agobiado, las listas anti To-Do pueden convertirse en tus aliadas infalibles. Andreessen te propone justo lo contrario dándole la vuelta a la tortilla y animándote a que anotes lo que has hecho al final de la jornada. Así, esta táctica hace hincapié en tus logros y no en tus fracasos. La lista de cosas por hacer nunca se completa de todo y siempre vuelve a estar llena.

No cabe duda de que los horarios laborales deberían estar adaptados a los ritmos de cada persona y ser, en definitiva, más flexibles y que la productividad con ello se vería claramente aumentada. Está claro que si dormimos las cosas nos salen mejor, el sueño tiene un objetivo reparador. Pero además si somos capaces de encontrar aquellas horas en las que nos podemos concentrar mejor puede que con mucho menos esfuerzo obtengamos muchos más resultados. Puede que el teletrabajo sea el primer paso para esa flexibilidad horaria que no es posible cuando vamos a la oficina.

Una vez has llegado a este punto no queda más que probar, no hay mejor o peor técnica si no aquella que se adapta a ti y a tu equipo. Tampoco hace falta ser purista con las metodologías y técnicas queremos adaptarlas hasta que nos encajen mejor. Por ello te animo a que pruebes con diferentes normas, pasos a seguir en reuniones y sobre todo, que le des una oportunidad a cualquiera de esas técnicas para ver si son así de efectivas. De hecho, personalmente, hay algunas que me funcionan en diferentes momentos pero en otros...pruebo con otras!

Es un equipo de trabajo en el que sus integrantes tienen un objetivo común pero no se encuentran juntos físicamente, se encuentran en diferentes situaciones geográficas, bien porque la organización posee varias sedes o bien porque los trabajadores realizan teletrabajo desde sus casas. Y sí, es cierto, el trabajo remoto no es una tendencia de nueva creación; sin embargo, el continuo desarrollo de herramientas digitales hace que surjan nuevas formas de trabajo para las cuáles surgen a su vez nuevas formas de gestión. Surge así la competencia de la dirección de equipos remotos.

Si eres un gerente de proyectos -ya sean estos presenciales o como sucede también en la actualidad, de carácter remoto– sabrás que la riqueza en torno a los perfiles de empleados y sus competencias es fundamental para crear un equipo equilibrado y ganador. Conociendo las habilidades y características de las personas con las que trabajas, es posible aprovechar la mezcla y las interdependencias de sus rasgos psicológicos para que exista una variedad de roles de equipo y maximizar el potencial de cada proyecto.

El objetivo de estas ceremonias o eventos es mantener los mínimos necesarios para facilitar que el control empírico de procesos funciona. Esto se logra básicamente a través de las reuniones de equipo, las cuales deben atender a necesidades concretas. Si los grupos se desenvuelven en un mismo escenario, no existen mayores problemas para las convocatorias; pero si operan en distintos lugares, es necesario apoyarse en las nuevas tecnologías para reunir a sus miembros.

En cuanto a la planificación de los proyectos del equipo, el director de equipos remotos planifica los proyectos del equipo utilizando herramientas digitales, además de impulsar el desempeño de los trabajadores mediante el cara a cara digital. Las herramientas nos facilitan la transparencia de los avances en el proyecto, una visibilidad al resto de compañeros de bloqueos y nos aseguran la comunicación y colaboración entre el equipo.

La falta de eficiencia es un problema común en los diferentes equipos de proyectos. En la mayoría de las veces, el problema radica en no tener una idea clara de lo que el equipo está haciendo y qué es exactamente lo que está arrastrando la productividad hacia abajo.

La implementación de un tablero Kanban puede cambiar la situación y ayudarle a ser más eficiente de lo que nunca lo fue, ya que demuestra dónde exactamente el equipo necesita comenzar a mejorar. El tablero Kanban es la herramienta para mapear y visualizar su flujo de trabajo y uno de los componentes claves del método Kanban.

Poner normas en tu agenda semanal te ayudará a planificarte, cuándo te encuentras con el equipo, cuándo con las personas de diferentes proyectos, fechas clave de finalización y entrega...cualquier cosa a tener en cuenta forma parte de la planificación previa que te ayudará a mantener la productividad y a gestionar tu trabajo semana tras semana. Aquí un ejemplo de ello.

El diccionario dice que la comunicación es la "transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor". Cuando en una conversación participan más de dos personas esto se complica para pedir la palabra y opinar sobre diferentes temas. Además, participar con voz en una reunión presencial no es igual de fácil y sencillo para todos (según quién esté, etc..) cuando pasamos a virtual las cosas cambian, puedes casi desaparecer sin video ni audio. Buenas prácticas para mantener reuniones virtuales que te ayudarán tener la mejor experiencia.

Como bien sabéis, cualquier método ágil se basa en la confianza otorgada a los equipos por ello la premisa más importante para que un equipo disperso sea un equipo competitivo, en el que todos reman al unísono para conseguir los objetivos, es la confianza. En un equipo convencional, en el que todos trabajan juntos, la confianza entre unos y otros debería ser palpable.

Ahora nuestro reto será trasladar eso a la virtualización de los rituales manteniendo el nivel de productividad.

En este módulo veremos diferentes herramientas digitales para la gestión del trabajo en remoto, de cara a los equipos y a la gestión de la productividad. Herramientas que son útiles en diferentes momentos y para diferentes equipos, conocerlas nos ayudará a saber escoger entre ellas.

Herramientas para la gestión del trabajo en equipo. Gestionar la disponibilidad y la asignación de tareas a diferentes equipos o miembros de un equipo y aumentar la productividad de los integrantes.

Planificador virtual que permite gestionar proyectos y personas, teniendo en cuenta la visibilidad del tiempo, disponibilidad y carga de trabajo asignada a cada persona y de cada proyecto. Además con una posibilidad de visualización de las estadísticas.

Es un software de administración de proyectos con un tablero, el más utilizado suele ser un Kanban, aunque te permite modular las columnas para lo que sea necesario para cada uno. Tiene la posibilidad inspirarte de diferentes plantillas ya existentes y además cuenta con una aplicación móvil.

Basecamp es una herramienta de gestión de tareas y de proyectos que permite conocer cuáles y cuántos equipos existen, hacer comunicaciones específicas y llevar un seguimiento a cada uno de ellos y también de cara a los diferentes proyectos, quién está participando en cada uno de ellos y tener una forma de comunicarse entre ellos.

De cara a la comunicación entre los equipos tenemos diferentes herramientas con objetivo de realizar reuniones y videoconferencias en remoto y mantener al equipo informado y coordinado. Muchas de estas herramientas pueden ser utilizadas para más de un fin, prueba cuál se adapta mejor a tu equipo.

Microsoft Teams es una plataforma creada por Microsoft que sustenta el trabajo en equipo en las empresas; este tipo de software, que pone a disposición salas de chat, fuentes de noticias y grupos para el año de las empresas, forma parte del paquete 365 de Microsoft Office y no puede ser configurado individualmente. Con él se puede crear chats de grupos privados, utilizar herramientas integradas, facilitar el trabajo en diferentes documentos desde la propia aplicación....

Slack como una herramienta de comunicación entre equipos. En vez de tener un sólo buzón de entrada de los mensajes se separan en diferentes canales, con temáticas específicas, equipos... para una mejor gestión y comunicación de la información.

Para la ejecución y seguimiento de las tareas se plantean herramientas que permitan la creación y edición de documentos, informes, bases de datos y presentaciones. Además que permita hacerlo de manera simultánea y a tiempo real. Por otro lado el estado y avance del trabajo mediante plataformas de seguimiento y control

Herramienta de gestión de proyectos, para conocer el estado de la situación con las tareas a realizar y las ya realizadas. Quién es el responsable de cada una de ellas y cualquier bloqueo que pueda surgir con ellas. Además la integración a otras herramientas online.

Con las herramientas para facilitar la transmisión de conocimiento nuestro objetivo es tener las información unificada, compartida y disponible para todos los miembros del equipo, estén donde estén.

Ydray como servicio gratuito para compartir archivos mediante la generación de un enlace

Si necesitas hacer una sesión de ideación o brainstorming con el equipo para poder compartir puntos de vista y conversar acerca de diferentes posibilidades, estas herramientas te ayudarán a ello.

Miro hace que "estemos todos en la misma página" a RealtimeBoard es una pizarra en línea para colaboración visual en equipo. Agrega y comparte imágenes, maquetas, videos, notas adhesivas, documentos y archivos de Google Drive en un soporte inacabable, debate con tus colegas y disfruta de la colaboración visual en tiempo real sin problemas.

Webex es una solución que ofrece un conjunto de herramientas de software eficaces que brindan una experiencia de colaboración segura, confiable y por demanda en la web. Forma parte de la línea de soluciones de video, a la cual está apostando para el próximo período la mundialmente conocida marca Cisco. Además, permite también iniciar una reunión de forma instantánea mediante el botón de WebEx en las aplicaciones de Microsoft Office. Ofrece la posibilidad de convertir un mensaje instantáneo en una reunión instantánea utilizando el audio y el vídeo integrados.

Cuando las necesidades son mayores para llevar a cabo un workshop más ampliado o incluso una ponencia otro tipo de herramientas te pueden ayudar a ello.

Zoom Video es un sistema de video teleconferencia o de reuniones virtuales, accesible desde computadoras tradicionales y desde aparatos móviles. Planifica tu reunión, crea una sala de conferencia, chatea a tiempo real con los participantes, comparte documentos y graba toda la sesión son algunas de las funcionalidades.

Debemos gestionar tareas con el equipo y de cara a los diferentes proyectos, pero también para nosotros tarea a tarea. Cómo gestionamos el tiempo, cómo listamos las tareas y nos aseguramos de completarlas todo en nuestra jornada laboral, aunque sea en casa.

Indudablemente, planear y organizar reuniones es una tarea que te quita tiempo e implica de mucha coordinación y cooperación cuando se trata de agendar juntas con equipos grandes de trabajo. Calendly es una herramienta no sólo facilita y soluciona estos problemas, sino que también provee otras funciones que te ayudan a eficientar tus tareas diarias y a organizar flujos de trabajo.

Con la app Recordatorios en iOS 13 y iPadOS, puedes crear recordatorios con subtareas y archivos adjuntos, y configurar alertas en función de la hora y la ubicación. Puedes incluso recibir una alerta cuando envíes un mensaje a alguien. Para Android también tenemos Reminder, Tick Tick, Todo List.

Un recorrido desde lo más estratégico a lo más táctico. Cultura en remoto, los pilares más importantes. Cultura de equipos eficientes en remoto: Procesos y organización del trabajo. Valores y comportamientos que definen una organización preparada para trabajar en remoto.

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Clasificamos las organizaciones en función de si tienen teletrabajo ó no. Un recorrido por la flexibilidad espacial . ¿Cambiará la radiografía de la distribución en españa después de nuestra situación actual ? ¿Tendremos nuevas formas de trabajo ?

La claridad es crítica en la cultura del equipo. Cuanto más fuerte sea la cultura del equipo, más probable que los buenos comportamientos de los trabajadores remotos continuen y prosperen. La claridad reduce el estrés y la confusión y nos ayuda a comunicar lo que importa, y lo que es más importante, nos ayuda a saber lo que importa.

Cuando todos sabemos y creemos por qué nuestro equipo existe y por qué estamos trabajando en nuestros objetivos y prioridades, estamos más motivados, más comprometidos, más dispuestos a ayudar, más efectivos en general.

En esta clase abordaremos las 8 dimensiones de la claridad en la cultura de tu organización y en tus equipos.

Trabajar en casa requiere una gran disciplina y concentración. A veces es solitario, es difícil sentirse conectado o incluso saber cómo priorizar el tiempo. Una cultura de equipo que tenga en cuenta el estrés del trabajo remoto puede ayudar.

¿Cuales son los aspectos importantes que influyen de la cultura del equipo remoto?

Para promover una fuerte cultura de equipo, hay varios aspectos que puede considerar: Autonomía, Checkin , reuniones de mejora, sentido de pertenencia ,consciencia del tiempo y resultados.

Piensa que cambiar un equipo o empresa a remoto desencadena una onda de choque importante.

Evalua dentro de los gerentes quien ha tenido una experiencia laboral en remoto. Reune a los mejores porque tendrán que comunicar matices y responder a desafíos en tiempo real, priorizar de manera transparente y asignar personas y responsables para encontrar soluciones durante la transición.

1. Nombra un equipo de liderazgo en remoto.

2. Escribe un handbook ó guia

3. Establece un plan de comunicación.

4. Promociona herramientas colaborativas

5. Dirige el cambio.