Como Delegar Tarefas para Times Presenciais e Virtuais

Esta pergunta nem sempre é fácil de responde.

Nesta seção vamos abordar justamente este dilema: o que delegar.

Mas antes de decidir o que delegar, precisamos fazer um levantamento de tudo que fazermos e de tudo que é nossa responsabilidade.

Nesta seção eu vou te apresentar os 3 passos para iniciar o processo:

• Listar todas as tarefas

• Analisar as tarefas e decidir quais devem ser delegadas

• E o terceiro passo é finalmente delegar!

Mas delegar para quem?

Este é o assunto de uma seção específica do curso, mas nosso foco agora é entender o que fazemos, o que está sob nossa responsabilidade e o que pode, e deve ser passado para membros do nosso time.

Você está trabalhando muito e precisa de mais tempo, logo, você precisa delegar.

Mas pergunta é: que tarefas delegar?

Este vídeo aborda o primeiro passo para identificar o que delegar.

Na etapa anterior, o objetivo foi analisar tudo que você faz de forma repetitiva ou eventual.

O objetivo é listar tudo, com desapego.

Esta é uma atividade que não precisa ser feita em um dia, pode demorar uma ou até duas semanas, mas todo dia você precisa se comprometer a revisitar a lista e ver se falta algo.

O próximo passo é analisar as tarefas a delegar, e este é o assunto desta aula.

O que devemos delegar?

Provavelmente você vai resistir a delegar algumas tarefas.

Isso é normal e nem tudo pode ou deve ser delegado.

Mas você precisa delegar e eu tenho algumas dicas de como identificar as melhores tarefas a delegar.

Para cada tarefa que você colocou na tabela da aula anterior, faça as seguintes perguntas e responda SIM ou NÃO:

• Eu não gosto de fazer esta tarefa?

• Eu normalmente procrastino para fazer esta tarefa?

• Existe alguém na equipe que gosta ou pode gostar de fazer esta tarefa?

• Existe alguém na equipe que sei que é capaz de fazer esta tarefa bem?

• Existe alguém da equipe que precisa desenvolver as habilidades relacionadas a esta tarefa?

• Esta tarefa me toma muito tempo, mas não é crítica ou complexa?

Se você respondeu sim para qualquer uma dessas perguntas, esta tarefa é uma boa candidata a ser delegada.

Usando as respostas de cada uma dessas perguntas, você pode voltar a tabela de tarefas e reajustar as prioridades de acordo.

O que devemos delegar primeiro?

Responder esta pergunta parece fácil.

Normalmente queremos delegar as tarefas que não gostamos de fazer.

Mas, na verdade, este processo é um pouco mais complexo, afinal, é necessário avaliar outros pontos, como, por exemplo, quais tarefas te liberam mais tempo, ou quais são mais simples de delegar.

Não há uma resposta simples, mas se você centraliza muito, inicie com uma tarefa simples e escolha uma pessoa que pode fazer bem esta tarefa.

Na próxima seção eu falo sobre a quem delegar e na seguinte, como delegar, e sim, as aulas desta seção são essenciais!

O que não devemos delegar?

Não é tão difícil identificar estas tarefas.

São as tarefas que você faz, que mais impactam positivamente a empresa.

São as tarefas que você se sente mais feliz e motivado a fazer.

São as tarefas as quais, mesmo não impactando tão positivamente ou sendo as tarefas que você adora fazer, são tarefas as quais suas habilidades únicas te tornam a melhor pessoa a fazer.

Mas aqui vai um porém.

Esta última lista de tarefas são as mais fortes candidatas a serem delegadas no futuro!

E talvez estas são as tarefas as quais você deve procurar alguém na empresa, ou fora da empresa, que seja capaz de fazer, caso você precise contratar alguém.

Muitas vezes estas são tarefas bem técnicas, ou que exigem experiência.

Lembre-se que se você quer assumir cargos altos de gestão, você precisa estar preparado para delegar a maioria ou todas as tarefas atuais para alguém.

Eu já vivi a amarga posição de são ser promovido pois meu antigo chefe tinha medo de não conseguir alguém para me substituir dentro da empresa.

E, infelizmente, as pessoas que treinei acabavam saindo pois eu não consegui os aumentos salariais que elas mereciam.

Esta é uma situação terrível, que só resolvi saindo da empresa para conseguir ser promovido.

Mas voltando as tarefas que não devemos delegar.

Há tarefas que realmente exigem experiência.

Há tarefas que envolvem a responsabilidade do cargo, da sua posição.

Há tarefas inerentes ao seu papel de líder.

Estas tarefas podem e devem ser apoiadas pelo seu time, mas você deve estar na linha de frente.

Há também as tarefas as quais seu chefe explicitamente espera que sejam totalmente de sua responsabilidade.

É claro, você pode delegar atividades desta tarefa, mas você é a figura central e deve assumir total responsabilidade sobre estas tarefas.

Agora que falei sobre o que delegar e o que não delegar, chegamos ao terceiro passo.

Agora é a hora de decidir o que delegar.

Como tudo na vida, comece com o mais simples.

Escolha uma tarefa da sua lista e escolha quem deverá fazer esta tarefa.

Na próxima seção eu vou abordar estratégias de como escolher a quem delegar.

Mas o trabalho não acaba ai!

Você não pode simplesmente falar: "A partir de hoje eu quero que você faça esta tarefa".

Delegar é mais do que mandar fazer.

Mas isso é um o assunto para a seção sobre como delegar corretamente.

Agora que você resolveu desapegar de algumas tarefas, vamos agora ver como podemos garantir que estas tarefas sejam bem-feitas,

e para isso, precisamos escolher a quem delegar.

Mas este é um assunto da próxima seção.

Como já foi falado antes, delegar não é apenas mandar fazer.

Chefes que só mandam fazer, sem apoiar sua equipe, são malvistos e recebem péssimas avaliações nas empresas que implementam métodos de avaliação, como a Avaliação 360 Graus.

Delegar corretamente consiste em:

• Decidir o que delegar;

• Decidir a quem delegar;

• Definir claramente o que deve ser feito (inclusive documentando a tarefa);

• Definir prazos de encerramento e acompanhamento;

• Definir o grau de autonomia na tomada de decisões;

• Avaliar se o funcionário compreendeu o que precisa ser feito.

Nas próximas aulas vou detalhas cada um destes itens e acrescentar detalhes que podem te ajudar.

Este assunto é tratado em uma seção específica do curso, mas é resumido aqui para facilitar a compreensão do processo como um conjunto de etapas.

definir e explicar o que deve ser feito é apenas um dos elementos de uma delegação adequada.

Esta aula aborda o assunto com mais detalhes.

Com o avanço constante da tecnologia, certos processos, que eram eficientes no passado, podem não ser tão eficientes hoje em dia. É importante deixar claro que seus funcionários podem buscar novas soluções para antigos problemas. Esta aula fala sobre isso.

Hoje em dia sabemos que o medo de perder o emprego não é uma boa estratégia para motivar seus funcionários, principalmente em times com profissionais qualificados.

Ou seja, atualmente, o caminho é ajudar seu funcionário a compreender o impacto positivo da realização bem-feita de tarefas.

Isso é importante para a empresa, mas também é importante para o próprio funcionário.

A realização bem-feita de uma tarefa tem vários benefícios que serão apresentados nesta aula.

Uma tarefa sem prazo não é uma tarefa.

É essencial que cada tarefa tenha um prazo para que cada pessoa saiba organizar seu tempo.

Também é necessário definir datas de acompanhamento.

Esta aula explica a necessidade de prazos de datas.

É essencial ter certeza que seu funcionário é capaz de entregar a tarefa no prazo.

Esta aula aborda o risco dos prazos impossíveis.

Dependendo da tarefa, pode ser necessário solicitar ajuda de outras pessoas.

Em alguns casos, pode envolver a necessidade de ajuda de pessoas que não são do seu time.

Também pode ser necessário requisitar recursos que estão fora do escopo do seu departamento.

É muito importante definir até onde seu funcionário pode ir sem te consultar.

Escolher a quem delegar pode parecer óbvio: é melhor delegar para quem acreditamos ser a melhor pessoa para realizar a tarefa.

O problema desta abordagem é que acabamos escolhendo sempre o funcionário mais experiente, aquele que gostamos mais, confiamos mais.

O problema é que acabamos sobrecarregando este funcionário.

Esta aula aborda esta difícil tarefa.

Delegar tarefas novas a seus funcionários ajuda os mesmos a desenvolver novas habilidades.

E desenvolver novas habilidades ajuda seu funcionário a se sentir mais importante na empresa.

Esta aula aborda este fator importante no crescimento do seu time.

Você sabe exatamente o que cada funcionário do seu time faz?

Sabe dizer quem está mais atarefado e quem está menos?

Esta aula aborda como delegar sem sobrecarregar.

Mesmo que você saiba fazer uma tarefa e tem a ideia precisa de quanto tempo ela toma, se você vai delegar esta tarefa para alguém, é importante saber que o tempo e esforço despendido será diferente do seu.

Afinal, você sabe fazer e seu funcionário talvez não saiba.

È sempre importante estimar corretamente o tempo que uma determinada tarefa pode tomar e definir as métricas de qualidade da tarefa.

É necessário conversar sobre estes dois pontos entre outros.

Mas este é o assunto da seção Como Delegar Corretamente.

O importante agora não subestimar ou superestimar uma possível entrega.

Lembre-se que o ótimo é inimigo do bom, mas deixe claro o prazo máximo e o que precisa que seja feito.

Sente para conversar e veja se a pessoa realmente é capaz de fazer a tarefa no prazo esperado e com as características esperadas.

Não passe tarefas de forma apressada.

Não subestime ou superestime os membros do seu time.

Formal ou informal, uma reunião para delegar tarefas tem vários benefícios.

Nesta aula você saberá o que é uma reunião para delegação de tarefas e quais são seus objetivos.

Nem todas as empresas mantém um plano de desenvolvimento dos seus funcionários.

Não ter um plano de desenvolvimento é um risco quando um funcionário pede demissão ou quando precisamos enxugar o time.

Um plano de desenvolvimento bem-feito permite lidar com estas situações e com momentos de doença ou férias.

Esta aula explica como usar o plano de desenvolvimento como forma de evitar que certos funcionários monopolizem a realização de tarefas.

Delegar para duplas é uma ótima forma de permitir que funcionários mais experientes orientem funcionários começando.

Esta aula aborda esta ótima estratégia de desenvolvimento das habilidades do seu time.

Aqui vão algumas dicas finais em relação ao processo de delegar e como aproveitar melhor o curso.

Abraços!

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