Comment conduire des réunions toniques et utiles

Une réunion efficace, productive est d'abord celle qui aura tenu à l'écart la passivité ou l'endormissement ! Elle aura atteint l'objectif fixé. 

Alan réunit son équipe pour travailler à la co-construction d'un objectif mobilisant mais il n'a pas préparé la réunion...à quoi cela se voit-il ?

Alan a, dans la réunion, commis au moins 2 erreurs, en partie causées par sa non-préparation.

Préparer  c’est se poser trois questions essentielles et finalement très simples : QUOI, QUI, COMMENT ?

Vous choisissez les participants à votre réunion : c’est bien que leur contribution est pour vous importante, nécessaire. Comment leur en faire prendre conscience pour qu’ils adhérent ?

Selon le baromètre annuel Wisembly/IFOP 2016, les cadres passent en moyenne, chaque année, 24 jours en réunion, soit près de 5 semaines. Et 80% des réunions durent plus d'une heure.

Le SPICE est un acronyme mnémotechnique qui invite à garder en tête 5 attitudes pour se faire entendre :

Vous venez de terminer cette section. Je vous invite maintenant à prendre quelques minutes pour noter ce que vous avez retenu et qui pourrait être intéressant pour vous.

Dans cette session, je vais aborder avec vous comment

•Définir un cadre propice à l'échange

•Travailler son introduction avec le TOM

•Expérimenter des techniques pour capter d'emblée l'attention.

Quel que soit le cadre que vous fixerez, en tant qu’animateur, vous êtes le garant du respect de ce cadre. C’est le tout premier principe ! Découvrez en 3 autres dans ma vidéo.

Voici une brève séquence vidéo dans laquelle  je vous invite à observer Alan en train de lancer sa réunion.

On le voit bien : tout le monde s’ennuie dès le début ! Je vous invite à lister tout ce que fait Alan qui endort les participants … C’est à vous.

Comment démarrer une réunion  cadrante et implicante ? Pour cela, je vous propose de faire appel au "petit TOM" !

Observez comment Guillaume, organisateur d'une réunion, va utiliser le T.O.M. pour bien démarrer !

Poser le cadre structure l’intervention de tous et demeure indispensable. Nous avons le petit TOM pour cela.

Une règle à tenir pour la suite : toujours chercher la réaction, l’implication, la participation :  aller chercher chacun sur le sujet. Comment ?

Comment stimuler l'intelligence collective en réunion ?   C'est ce que nous allons voir dans cette section.  Plus précisément, je vais vous donner des outils pratiques pour développer vos réflexes sur au moins 4 points essentiels de l’animation.

Animer une réunion, c’est réussir à créer les conditions favorables à une participation productive. L’enjeu de l’animateur est donc de doser avec justesse :

• la directivité sur le cadre

• l’Interactivité

Avant d’aller plus loin dans les techniques je vous propose d’observer Alan durant sa réunion. Que pensez-vous de son approche ?

Voici 3 règles à suivre pour créer des échanges et des interactions dans vos réunions.

Garder le cap peut signifier au moins trois choses. A votre avis…lesquelles ?

Je vous propose d’observer une brève séquence de réunion animée par Alan. Une réunion rendue complexe par l’inattention de certains participants…

Je vous propose d’assister à la réunion d’Alan, et deux participants qui bavardent. Dans la séquence précédente, nous avons observé qu’Alan intervenait, mais sans effet dans la durée. Regardez maintenant comment il s’y prend

Alors comment canaliser le manque d’attention en réunion ? Voici trois pistes pour amener chacun à revenir dans le cadre.

Dans cette session courte, je vais vous inviter à expérimenter quelques règles pour parvenir à 3 objectifs. découvrez lesquels dans cette introduction.

Toute réunion nécessite une préparation rigoureuse pour garantir la participation et l’atteinte de l’objectif (en tout cas, c'est la théorie...   La distance exacerbe cette nécessité car les risques de dispersion et de déconnexion nous guettent à chaque instant !

OK sur les 4 premiers points ? Découvrez 5 dernières recommandations pour animer et conclure efficacement !

La check-list de votre prochaine réunion à distance  : toutes les cases sont cochées ? Alors, vous êtes prêt(e) !

A l’issue de cette section, vous saurez faire deux choses :

1/ adopter une posture d'adaptation face à la difficulté

2/ Pratiquer l'assertivité, c’est-à-dire l'affirmation douce.

Je vous propose d’observer la séquence vidéo : Alan anime une réunion, et il n’arrivera pas à se faire entendre. Saurez-vous dire pourquoi ?

Observez cette séquence : Alan anime une réunion qui se tend dès le départ. Il va adopter une véritable attitude d’écoute . Le verrez-vous ?

Voici trois points-clés à mémoriser pour rebondir face à toutes formes de freins en réunion. Vous les retrouvez bien sûr en synthèse dans les ressources à télécharger.

Je vais vous inviter à pratiquer le DESC !  Le DESC ? Un acronyme pratique pour devenir assertif, c’est à dire, pour savoir s’affirmer avec fermeté… mais avec douce fermeté !

Je vais vous proposer une saynète de 16 secondes à observer. Ce qu’il s’y passe ? Alexis va ( ou pas) pratiquer la technique du DESC pour résoudre une situation qui pose problème.

Ce cours est à présent terminé. Mon équipe et moi-même avons concentré le plus d’outils possible pour vous rendre la vie plus facile en réunion. A ce stade, je vous invite à choisir un, ou deux outils dans un premier temps à tester., et à suivre , si vous le voulez bien , ces quelques recommandations pratiques...