Microsoft Access: Bases de Datos y Sistemas de información

Conocerás la estructura de la ventana de Access y las herramientas con las que cuentas para diseñar tus sistemas de información.

Diseñaremos nuestra primera tabla, con varios campos de diferentes tipos de dato y diferentes propiedades de los campos. Conocerás las 2 formas de ver una tabla: Vista diseño y Vista hoja de datos. Aprenderás a diseñar una lista desplegable o "Cuadro combinado" de "Lista de Valores"

Diseñaremos nuestro primer formulario. Conocerás algunos de los tipos de formularios, las diferentes formas de verlos y manejarlos. Algunos controles, temas, herramientas y la ventana de propiedades.

Diseñaremos nuestra primera consulta de selección. Conocerás las diferentes formas de trabajarlas, la función AÑO para calcular el año de ingreso a partir de la fecha de ingreso y la herramienta Totales para calcular cuántos clientes han ingresado por año.

Crearemos nuestro primer informe basado en la consulta anterior. Conocerás las diferentes vistas para verlos y trabajarlos, las herramientas de diseño, las secciones de encabezados, pies y detalle.

Conocerás los pasos que debes seguir para planear, estructurar y normalizar profesionalmente una base de datos relacional, sin importar el programa en el que se va a diseñar.

Te mostraremos los errores comunes al momento de diseñar las tablas. Aprenderás a aplicar las 3 principales Formas Normales (1FN, 2FN, 3FN) para diseñar tus bases de datos profesionalmente. Practicaremos construyendo el modelo relacional de un sistema de alumnos, materias y tutores.

Entenderás la diferencia entre Claves o llaves principales y Claves o llaves Foráneas de las tablas de una base de datos relacional.

Con estos 4 casos empresariales (Mantenimiento de Equipos, Visita médica, Proveedores, Cotizaciones) podrás practicar la normalización de bases de datos para la planeación profesional de modelos relacionales. Te propondremos además un reto con un caso empresarial de Hoja de vida de empleados para que practiques, sin ayuda, la normalización y la planeación del modelo relacional.

Esta es una posible solución para el reto de normalizar y planear una base de datos de Hoja de vida de Empleados, con familiares, cargos ocupados y contratos por cargo.

Aprenderás los pasos que debes seguir para diseñar un sistema de información profesional exitoso, que cumpla con las necesidades del cliente y de sus usuarios.

1. Identificación de las tareas
2. Esquematización del flujo de las tareas

3. Identificar los elementos
4. Normalizar las tablas

1. Categorías de mercancía

2. Unidades de medida

3. Departamentos

4. Países

Aprenderás a diseñar una lista desplegable o cuadro combinado dependiente de un tabla y sus propiedades principales.

Practicarás diseñando otro cuadro combinado dependiente de un tabla y utilizando sus propiedades principales.

Relacionaremos la tabla de ciudades con las tablas de departamentos y países manejando Integridad referencial para asegurar que la base de datos almacene correctamente los datos y arroje información verídica al momento de consultarla.

Practicarás con cuadros combinados dependientes de las tablas de codificación de Categorías y Unidades. Relacionarás las tablas con integridad referencial. Aprenderás a cambiar los separadores de miles, de decimales y de listas en la configuración regional del Panel de Control.

Practicarás con un cuadro combinado dependiente de la tabla de codificación de Ciudades. Aprenderás a utilizar el tipo de campo "Datos adjuntos" para almacenar la foto de los empleados. Relacionarás las tablas con integridad referencial.

Diseñaremos dos cuadros combinados de "lista de valores" para el Tipo de documento y Tipo de proveedor. Diseñaremos nuevamente un cuadro combinado dependiente de la tabla de codificación de Ciudades. Relacionaremos las tablas con integridad referencial.

Aprenderás a copiar y pegar una tabla. Practicarás diseñando cuadros combinados de "lista de valores" para el Tipo de documento y Tipo de cliente y un cuadro combinado de tabla/consulta dependiente de Ciudades. Relacionaremos las tablas con integridad referencial y aprenderemos cómo borrar el diseño relacional y ver las relaciones de una sola tabla.

Aprenderás a diseñar una subtabla (o tabla hija o de detalles) teniendo en cuenta el campo que no puede faltar para poder relacionarla con su tabla madre. Crearemos un nuevo campo de Casilla de verificación en la tabla de Empleados y aprenderemos a filtrar un campo en la consulta de un cuadro combinado. Aprenderás a ajustar la integridad referencial al relacionar una tabla madre y una tabla hija.

Te recordaré la importancia de guardar copias de seguridad de tu sistema. Aprenderás a crear valores predeterminados de fecha. Practicarás diseñando otros cuadros combinados de lista de valores y de tabla/consulta. Copiaremos, pegaremos y modificaremos un campo proveniente de otra tabla.

Practicarás diseñando otra subtabla (o tabla hija o de detalles) teniendo en cuenta el campo que no puede faltar para poder relacionarla con su tabla madre, creando otro cuadro combinado dependiente de una tabla y relacionando una tabla madre y una subtabla hija utilizando la integridad referencial.

Practicarás creando otro valor predeterminados de fecha, otros cuadros combinados de lista de valores y de tabla/consulta,  copiando y pegando un campo proveniente de otra tabla y relacionado una tabla madre y una subtabla hija utilizando la integridad referencial.  Modificaremos un campo diseñado en otra tabla.
LISTA NUESTRA BASE DE DATOS RELACIONAL !!!  AHORA A DISEÑAR LA INTERFASE...

Aprenderás a diseñar formularios de tipo "varios elementos"  y "hoja de datos" con sus diferentes secciones y vistas, a utilizar la Hoja de propiedades de los objetos y del formulario,  a manejar algunas herramientas de formato, a utilizar las reglas y a modificar los cuadros combinados para que sean más amigables para los usuarios.

Practicarás diseñando formularios de tipo "hoja de datos" y "varios elementos". Aprenderás a diseñar un formulario de tipo "Dividido" Aprenderás a activar o inactivar los colores de filas alternas, a inmovilizar columnas, a controlar los anchos de columnas, a utilizar las herramientas de Alinear y de Tamaño y espacio. También aprenderás a desagrupar los campos y a insertar fotos como datos adjuntos.

Ajustaremos el cuadro combinado de ciudad para que sea más amigable para los usuarios. Aprenderás a diseñar un control de Botón para ingresar un nuevo empleado y a utilizar el asistente de búsqueda de datos. Conocerás la pestaña de "Eventos" de un botón, la estructura de una hoja de Macro y algunas acciones de macro creadas por el asistente de botones.

Practicarás creando un nuevo formulario de tipo "Un único formulario". Conocerás las propiedades de vinculación de campos principales y secundarios. Aprenderás a hacer cambios en campos existentes desde la tabla origen y a utilizar la propiedad Origen del control del formulario. Practicarás modificando un cuadro combinado y desagrupando los campos para controlarlos individualmente.

Practicarás diseñando un botón para ingresar un nuevo registro. Aprenderás a diseñar botones para navegar a través de los registros, a bloquear y a deshabilitar campos para que no te los modifiquen, a ordenar los registros de diferentes formas y conocerás el uso del selector de registros  Aprenderás también a diseñar el tercer tipo de cuadro combinado "De búsqueda de registros".

Practicarás modificando cuadros combinados, creando botones para ingresar un nuevo registro y para navegar por los registros y creando cuadros combinados de búsqueda de registros. Aprenderás a agregar un nuevo campo en la tabla y en el formulario.

Practicarás diseñando un formulario de tipo "Único formulario", arreglando un campo mal nombrado en la tabla, modificando un cuadro combinado de tabla/consulta, manejando varias herramientas de formato y copiarás botones desde otro formulario.

Practicarás creando un formulario de tipo "hoja de datos". Aprenderás a concatenar (o unir) campos en una consulta para mejorar la visualización de un cuadro combinado. Modificarás nuevamente las propiedades de un cuadro combinado de tabla/consulta.

Aprenderás a utilizar el control "Pestaña" o ficha para organizar mejor los datos dentro de un formulario. Aprenderás a insertar un subformulario dentro de un formulario, a utilizar la propiedad "Punto de tabulación", y a buscar datos con la ventana Buscar y reemplazar. Practicarás creando un cuadro combinado de búsqueda de registros.

Practicarás concatenando campos en una consulta, dando formato al formulario y creando e insertando un subformulario dentro de un formulario. Aprenderás a manejar las propiedades "Índice de tabulación" y "Ancho de campo".

Aprenderás a crear una hoja de macro utilizando sus principales herramientas, crearás submacros y utilizarás la Acción "Establecer valor" para calcular automáticamente el Subtotal, el Valor del IVA y el Total pagado después de actualizar ciertos campos. Aprenderás también a utilizar la acción "Ejecutar macro", a asignarle una submacro a un campo y a utilizar la herramienta de Totales en el subformulario.

Practicarás diseñando un formulario con un subformulario, modificarás cuadros combinados, bloquearás campos, concatenarás campos en una consulta y corregirás un campo mal escrito en la tabla. Aprenderás a crear un cuadro combinado en un formulario.

Modificarás el cuadro combinado de Cliente para poder leer ciertas columnas desde la submacro de Establecer valores de dirección y ciudad del cliente.

Practicarás el diseño de una submacro que lea columnas de un cuadro combinado para establecer el valor actual de una mercancía. Recordarás la creación de una submacro para calcular los valores de Subtotal, Valor del IVA y Total pagado. Volverás a utilizar la acción Ejecutar macro.

Aprenderás a crear una consulta que calcula el máximo valor ingresado en un campo y a insertar dentro de un formulario un subformulario independiente que tiene como origen esa consulta. Utilizarás la acción "Actualizar" y practicarás con la acción "Establecer valor" para calcular el número de factura consecutiva que le corresponde a una factura. Aprenderás a invisibilizar un campo o un objeto dentro de un formulario. Practicarás creando y modificando un cuadro combinado de búsqueda de registros.

Descarga el archivo de Excel que te comparto para aprender las diferentes formas de copiar registros desde Excel y cómo pegarlos en las tablas de Access.

Diseñaremos la consulta de selección que alimentará el informe imprimible de factura. Practicarás todo lo aprendido en las consultas de los cuadros combinados. Crearemos el informe agregando un nivel de agrupamiento por factura, utilizaremos las opciones de resumen para calcular totales y recordaremos las partes internas de un informe.

Mejoraremos la presentación del informe entendiendo la función del área de Detalle y de los diferentes encabezados y pies existentes. Aprenderemos a controlar el área de trabajo, las reglas y las márgenes del informe.

Seguiremos dando formato a nuestro informe. Aprenderás a crear cortes de página para ver cada factura en una hoja independiente. Aprenderás a exportar un informe a Excel. Crearemos un botón en el Formulario de Ventas con una submacro que abra el informe de factura. Aprenderás a usar la acción de macro "Condición WHERE" para filtrar la factura correspondiente.

Diseñaremos una consulta con subconsultas internas para calcular el inventario final de mercancías. Utilizaremos la función Nz (Nulo a Cero) para ajustar nuestro cálculo de inventario. Aprenderás a diseñar Formularios de criterios con campos independientes para filtrar la información de una consulta. En este caso queremos filtrar el inventario existente hasta una fecha determinada. Aprenderás a visualizar o no los selectores de registro y los botones de navegación.

Diseñaremos la primera parte del Panel de Control del sistema para abrir el formulario de criterios diseñado. Lo abriremos en forma modal o de diálogo por encima de las demás ventanas. Agregaremos botones con submacros al formulario de criterios para abrir dos tipos de inventario: un formulario de tipo hoja de datos y un informe imprimible.

Practicarás adicionando un campo nuevo a un formulario.  Aprenderás a diseñar reglas de Formato condicional para visualizar y resaltar mejor la información consultada. Practicarás exportando a Excel el formulario de inventario.

Aprenderás a centrar un formulario modal. Practicarás diseñando un informe con el asistente, usando niveles de agrupamiento, sus encabezados, pies y totalizando valores. Aprenderás a repetir encabezados al iniciar una hoja y a crear un campo independiente relacionado con el formulario de criterios. Practicarás aplicando formato condicional a un campo y creando una submacro que abra el informe diseñado.

Terminaremos el formulario de Panel de Control y crearemos todos los botones con sus submacros para acceder a los diferentes formularios, consultas e informes diseñados. Practicarás quitando los selectores de registro y los botones de navegación del formulario. Aprenderás cómo invisibilizar las barras de desplazamiento del formulario.

Practicarás el diseño de consultas, con agrupamientos, totales y manejando las propiedades de combinación de tablas. Diseñaremos formularios dependientes de esas consultas y haremos una submacro para abrir el formulario de detalles desde el formulario de totales. Agregaremos botones y submacros en el Panel de control.

Practicarás el diseño de consultas y formularios que dependen de esas consultas. Aprenderás a ordenar campos, a copiar objetos, a manejar el número de decimales de los campos numéricos. Practicarás nuevamente agregando botones y submacros en el Panel de control.

Aprenderás a diseñar consultas generales o de referencias cruzadas. Practicarás nuevamente agregando botones y submacros en el Panel de control para abrir la consulta diseñada.

Practica individualmente tus conocimientos diseñando las consultas y el informe que planeamos para el Módulo de ventas:

1. Consulta de Ventas x Cliente x Mes

2. Consulta de Ventas x Mercancía x Mes

3. Informe de Ventas x Empleado x Mes

4. Consulta del Valor de Ventas x Mes

5. Consulta del valor de Ventas x Año (de referencias cruzadas)

Descarga mi archivo de trabajo y compara tus diseños con los míos revisando las consultas, los formularios, las submacros y los cambios en el Panel de control.

Después de diseñar el prototipo inicial del sistema de información, debemos evaluar en profundidad cada objeto creado y es posible encontrar errores que debemos corregir antes de hacer la prueba piloto con los usuarios finales del sistema. Aquí practicarás corrigiendo algunos nombres de campos en las consultas y en sus formularios relacionados.

Aprenderás a crear la macro Autoexec para abrir el Panel de Control automáticamente al abrir el sistema. Aprenderás a configurar el sistema para el usuario final. Conocerás la ventana de Opciones de Access. Aprenderás a crear una barra de herramientas propia para cada sistema. Conocerás algunas formas de mejorar la seguridad de tus sistemas. Aprenderás sobre el programa Runtime.

Conocerás algunas características del programa y de sus objetos y sus principales limitaciones.

Aprenderás la forma de conectar varios computadores al mismo Sistema de información en Microsoft Access.