Les Bases d'Airtable

Les points clés à retenir :

• Airtable est une plateforme permettant de créer des applications sans code, façon legos, à l'aide d'une interface visuelle intuitive.

• Airtable a 3 niveaux d'utilisation :

  1. Tableur

  2. Base de données relationnelle

  3. Plateforme de création d'applications (avec ou sans code)

• Il est possible d'ajouter des apps (dans la version pro) à une base et donc, des fonctionnalités supplémentaires.

• Il est possible de créer des règles de workflow automatisées à l'aide de la fonction Automation.

• Il est possible de connecter Airtable à d'autres apps à l'aide de Zapier ou Integromat.

Les points clés à retenir :

• Si vous n'avez pas encore de compte Airtable, créez-en un ici.

• Si vous avez déjà un compte, identifiez-vous ici.

• Je vous recommande de télécharger l'app Airtable desktop :

  • Si vous avez un Mac, c'est ici

  • Si vous avez un PC avec Windows, c'est là

• Le contenu de cette vidéo (et plus) est expliqué dans cet article.

• Le point le plus important à retenir : Il existe 3 façons de créer une nouvelle base Airtable :

  1. À partir d'un template

  2. À partir d'un fichier

  3. En partant de zéro

• Je vous recommande - et c'est ce que nous allons apprendre à faire - de construire une base à partir de zéro.

Les points clés à retenir :

• Une table comprend une liste d'éléments du même type.

• Un field est une colonne dans laquelle vous pouvez stocker des données.

• Un record est une ligne de votre table.

• Une view est une façon d'afficher vos informations.

Les points clés à retenir :

• Il est possible de migrer des données d'une base Airtable à une autre (par exemple, d'un template vers votre base).

• Il suffit de copier-coller les records de la base source vers votre base (CmdC, CmdV).

• Si vous copiez tous les records d'une base et les collez dans une autre base, de nouveaux fields seront créés, du même type que les fields d’origine.

• Il est possible de copier-coller de la même manière des données d'un fichier Excel ou Google sheet vers votre base. Dans ce cas, les field types seront tous de type Single line text.

Les points clés à retenir :

• Il est possible d'exporter les données d'une table en format CSV à partir du bouton Download CSV.

• Attention, le format CSV utilise la virgule "," comme séparateur et non le point virgule ";".

• On peut également partager des données avec un utilisateur externe via le bouton SHARE.

• L'utilisateur qui accèdera à cette vue partagée sera en mesure d'utiliser le bouton Download CSV si vous donnez cette permission dans la configuration de la shared view.

Les points clés à retenir :

• Undo vous permet de revenir en arrière.

• Si vous supprimez des éléments (records, fields, etc.) vous pourrez les récupérer dans le Trash (corbeille).

• Les éléments sont conservés dans la corbeille pendant 7 jours.

• Airtable prend des snapshots de votre base à intervalles réguliers.

• Vous pouvez initier un snapshot à l'aide du bouton Take snapshot.

Les points clés à retenir :

• Chaque field (colonne) est défini par un field type.

• Le type par défaut est le Single line text.

• Voici une liste des field types.

Les points clés à retenir :

• Les formules permettent d'afficher des valeurs calculées non éditables par des utilisateurs.

• Il est possible d'utiliser des fields de ma table dans mes formules.

• La formule utilise des informations du record. On ne peut pas utiliser des valeurs d'un autre record (comme sur un tableur classique).

• La formule la plus courante/utile est la formule IF.

Les points clés à retenir :

• Sur Airtable, on n'accède aux données qu'à travers les views.

• Une view (vue) est un affichage spécifique des données.

Les points clés à retenir :

La vue Grid est la vue par défaut. On peut :

• Cacher des fields (hide).

• Grouper les records.

• Filtrer les records selon des conditions définies.

• Colorer les records selon des conditions définies.

• Dupliquer une vue existante en cliquant sur "Duplicate" au lieu de créer une vue de zéro.

En version Pro, il existe 3 niveaux de permission des views :

• Collaborative - tous les collaborateurs y ont accès.

• Locked - aucun collaborateur ne peut y accéder (sauf si on la débloque).

• Personal - seulement vous (le collaborateur qui a créé la vue) et les créateurs de la base y aurez accès.

Les points clés à retenir :

Voici les différents types de views :

• Grid - l'affichage "tableur" par défaut.

• Form - pour créer des formulaires.

• Calendar - pour afficher les records sur un calendrier en fonction d'un field de type Date.

• Gallery - pour afficher les records dans une galerie d'images.

• Kanban - pour afficher les records dans un Kanban pour de la gestion de projet.

Les points clés à retenir :

• Les formulaires permettent à des utilisateurs externes de saisir des données dans votre table, mais pas de les modifier.

• Il est possible de concevoir un formulaire avec des champs qui s'affichent dynamiquement en fonction des réponses soumises dans les questions précédentes.

• Il est possible d'intégrer un formulaire sur votre site internet avec l'option embed.

• En version pro, il est possible de ne pas afficher le logo d'Airtable dans votre formulaire.

Les points clés à retenir :

• Pour créer un link (un lien, une relation) entre deux tables, il suffit de créer un field de type Link to another record.

• Une fois le field créé, la relation entre les tables est établie. Il est désormais possible de créer des links entre les records de ces tables.

• On relie un record à un autre en cliquant sur le + dans le field de type Link to another record et en sélectionnant le record à relier dans la liste.

Les points clés à retenir :

• Le primary field (clé primaire en français) a un statut spécial : il sert de nom ou de titre à vos records.

• Le primary field sert à identifier les records de votre table avec certitude. Il doit donc être unique dans votre table.

• Airtable ne nous empêche pas de créer des primary key non uniques, mais cela peut affecter l'intégrité de vos données.

• On ne peut pas cacher, supprimer ni déplacer le primary field.

Les points clés à retenir :

• Le Count field s'utilise en combinaison avec un Link to another record field.

• Count permet de compter le nombre de records liés à chacun des records de votre table.

• Il est possible de définir des conditions dans votre count field pour ne compter que les records qui remplissent ces conditions.

Les points clés à retenir :

• Le Lookup field s'utilise en combinaison avec un Link to another record field.

• Il permet d'afficher dans un field la valeur d'un ou des records liés.

• Il est possible de définir des conditions dans votre lookup field pour n'afficher que les records qui remplissent ces conditions.

Les points clés à retenir :

• Le Rollup field s'utilise en combinaison avec un Link to another record field.

• Il permet d'effectuer des opérations ou d'appliquer des formules sur les valeurs d'un field d'un ou des records liés.

• Il est possible de définir des conditions dans votre lookup field pour n'afficher que les records qui remplissent ces conditions.

Les points clés à retenir :

• Il est possible de commenter les records en expanded view et d'échanger avec les collaborateurs de la base.

• Le Created by field indique le nom du collaborateur qui a créé le record.

• Le Last modified by field indique le nom du collaborateur qui est le dernier à avoir modifié le record.

Les points clés à retenir :

Il existe 5 niveaux de permission sur une base Airtable :

1. Owner - c'est le propriétaire du workspace.

2. Creator - peut configurer et éditer la base sans limite.

3. Editor - peut éditer la base mais ne peut pas configurer la base (ajouter/modifier/supprimer des tables ou fields).

4. Commenter - peut commenter les records uniquement.

5. Read-only - peut consulter les données en lecture seule.

Les points clés à retenir :

Il y a 3 façons de partager une partie de la base :

1. Share view - partager une vue en lecture seule.

2. Share base - partager un lien vers la base en lecture seule.

3. Sync - synchroniser les données d'une vue de notre table avec une autre base.

Pour information - Il existe également un moyen plus complexe/technique de partager une partie des informations de la base via les APIs que nous n'abordons pas dans cette formation.

Les points clés à retenir :

1. Les Apps sont des petites applications que l'on peut installer sur notre base en un clic pour y ajouter des fonctionnalités.

2. Les Apps sont accessibles à partir du plan Pro ($20/mois).

3. La plupart des apps ont été développées par Airtable.

4. De plus en plus d'apps sont créées par des partenaires d'Airtable.

Les points clés à retenir :

1. La fonctionnalité Automation permet de créer des règles de workflow automatisées sans quitter votre base.

2. Cette fonctionnalité est inspirée de Zapier et fonctionne sur le même principe: Définition d'un trigger et d'une ou plusieurs actions.

3. Il est possible d'exécuter un script dans le cadre d'une automation.