Aprende Microsoft Access a fondo

Empecemos por la teoría. Es necesario explicar bien que es la normalización. En esta clase abordamos este complejo asunto.

Dado que la normalización de bases de datos es un tema complejo, la forma más sencilla para entenderlo es mediante ejemplos. En esta lección se explica la primera forma normal o 1FN.

Siguiendo el ejemplo de vídeo anterior, ahora adaptaremos la base de datos a la 2FN.

En esta clase aplicaremos a la base de datos de ejemplo la 3FN. Además, se explicarán algunos conceptos que hemos de tener en cuenta para determinar que grado de normalización aplicar en cada base de datos que diseñemos.

Un repaso a la normalización nos será útil para recordar los aspectos más importantes de lo aprendido hasta ahora.

Antes de comenzar a crear tablas, vamos a repasar las opciones con las que contamos en Microsoft Access para el diseño de este importante recurso.

En lecciones anteriores hemos analizado las tablas que serían necesarias para dar comienzo al proyecto. En esta lección crearemos la tabla artículos.

En la lección anterior diseñamos la tabla para los artículos. En este vídeo veremos como importar datos desde un archivo de Microsoft Excel y anexarlas a la tabla de artículos.

Esta es la primera lección titulada ¿Te ha salido bien?. Hallarás varias clases tituladas igual a lo largo del curso con el propósito de que veas los posibles errores y sus soluciones en el supuesto de que algo expuesto hasta el momento, no te haya funcionado.

En esta lección diseñaremos la tabla de clientes, pero lo haremos importando los datos desde un archivo de Microsoft Excel.

En este punto del curso añadiremos una tabla para guardar los datos de los proveedores.

Recuerda que el curso es tan sólo una guia. Con lo que aprendas aquí y con lo que ya sabías, podrás hacer tus propias bases de datos, con tu estructura adaptada a tus necesidades. En esta clase, te propongo un cambio.

Por regla general, en un comercio suele haber más de un dependiente. Para adaptarse a esta variante añadiremos una tabla en la que guardar los datos de los vendedores.

A fin de permitir la personalización del programa, es necesario crear una tabla que permita modificar los datos de la empresa vendedora. Con ese propósito añadimos la tabla Mis Datos.

La tabla en la que almacenar todas las ventas, es una de las más importantes. En esta lección diseñaremos dicha tabla.

Antes de guardar los datos de una venta de forma definitiva, sería conveniente poder almacenar los datos de forma temporal. En este punto del curso añadiremos una tabla para este propósito.

La tabla artículos se complementa con datos de otras tablas. Por ejemplo, para cada artículo se puede anotar hasta tres proveedores. Pero también, cada producto puede tener una marca y una categoría. Para poder gestionar estos datos, crearemos ambas tablas. Una para marcas y otra para categorías.También crearemos una tabla para los modos de pago. Este dato será necesario al cerrar una venta.

En ocasiones podríamos necesitar obtener datos desde una tabla externa. En esta lección veremos como crear una tabla vinculada.

Hagamos un repaso del contenido de esta sección.

¿Qué son las relaciones entre las tablas y para qué sirven? En este vídeo explicaremos estos puntos.

Existen tres tipos de relaciones en Microsoft Access. En esta clase se explica en que consiste cada una de las tres relaciones.

La verdad es que puedes crear una base de datos sin diseñar relaciones, y aparentemente, todo funcionará correctamente. Entonces, ¿es realmente necesario crear las relaciones de tablas?. Veamos la respuesta en este vídeo.

Tas la teórica, llega el momento de pasar a la práctica. En esta lección añadiremos las relaciones que se necesiten en base a las tablas creadas.

En la lección anterior teníamos que hacer una consulta. ¿Te salió bien? ¿Hubo algún problema? Revisa esta lección si tu trabajo no salió como esperabas

Un aspecto muy importante de Microsoft Access son las consultas. En esta sección aprenderemos qué son y cómo usarlas. La primera consulta que analizaremos será la consulta de selección.

Algunos alumnos reportan problemas al importar el archivo de Excel. En esta lección analizamos las posibles soluciones

Un tipo de consulta que puede resultar muy interesante es la consulta de parámetros, que aprenderemos a diseñar en esta clase.

Uno de los tipos de consulta más prácticos y utilizados son las consultas de totales. En esta lección veremos qué son y cómo se diseñan.

Programar, aunque sean cosas sencillas, requiere de toda nuestra atención, pues a menuda, cosas que aparentan ser sencillas, pueden tener alguna complicación oculta. Este es el caso de la consulta de la que hablaremos en esta lección.

Otra consulta que puede resultar muy útil es la consulta para mostrar datos resumidos. Esta consulta la analizaremos en esta lección.

Las consultas pueden ser sencillas o básicas, o pueden ser complejas. Las consultas de referencias cruzadas son un ejemplo de consultas avanzadas.

Otro tipo de consulta con una utilidad específica es la consulta de creación de tabla. Por regla general, este tipo de consultas se pueden hacer servir para separar grupos de datos antes de compartirlos con terceros.

En esta lección crearemos una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar esos datos a otra tabla.

Las consultas de actualización de datos son aquellas que permiten actualizar todos los datos de una tabla o parte de los mismos según criterios predeterminados. En esta lección analizaremos este tipo de consultas.

Como su nombre indica, con una consulta de eliminación se pueden eliminar filas utilizando criterios previamente especificados.

El tema de las consultas es bastante extenso. Hagamos un resumen a modo de recordatorio.

Antes de comenzar a diseñar formularios, es apropiado examinar las diversas formas en las que Microsoft Access nos permite crearlos. 

El primer formulario que diseñaremos será el principal. Desde este formulario no solo se realizarán las ventas, sino que además, se podrán abrir el resto de formularios del programa.

En esta clase se adjunta el código VBA del formulario principal, por si necesitas compararlo con el código que tu escribas.

Seguimos con el diseño del formulario principal. Como este formulario servirá de toma de contacto con las opciones de diseño, le dedicaremos un poco más de tiempo.

En esta clase diseñaremos el formulario para gestionar los artículos o productos del programa. Utilizaremos la opción Formulario Dividido.

Este formulario tiene poco código VBA. Con todo, lo encontrarás como recursos a esta lección.

Siguiendo con el diseño del formulario para los artículos, en esta lección crearemos controles específicos para agregar datos relacionados con claves externas.

Otro formulario indispensable es aquel que nos permita manipular los datos de los clientes. En esta clase utilizaremos la opción Formulario Dividido para crear este apartado del programa.

Para poder crear, editar o eliminar los datos de los proveedores, en este punto del curso crearemos un formulario, y lo haremos mediante la función Formulario del grupo formularios de la pestaña Crear.

Una funcionalidad específica de los programas del tipo TPV es poder gestionar los vendedores. Para diseñar este formulario, en esta ocasión utilizaremos el asistente para formularios.

Cuando se diseña una aplicación, siempre hay que tratar de pensar en todas las posibilidades de uso. Una de estas posibilidades casi infinitas, son los datos del propietario o usuario de la base de datos. Por ello, en este punto del curso, diseñaremos un formulario para poder editar los datos de la empresa.

Algunos datos complementarios son las categorías, las marcas o los modos de pago. Estos datos también necesitan sus correspondientes formularios para la edición de los mismos. En esta lección diseñaremos dichos formularios.

Probablemente este será el formulario más utilizado del programa de TPV. En este vídeo analizaremos el diseño del formulario de ventas.

En esta lección se incluye el código VBA del formulario de ventas para descargarlo como recurso.

Siguiendo con el formulario de ventas, en esta clase escribiremos el código VBA para buscar el cliente y el vendedor.

Entre la clase anterior y la siguiente, hay un cambio en el diseño del formulario principal que te explico en esta clase.

Poco a poco se completa el diseño del formulario de ventas. En esta lección analizaremos el código que busca los productos.

En este vídeo se explica el código del botón que cierra la venta.

Con esta lección finalizamos la creación del sistema de ventas del proyecto.

Una opción tan interesante como necesaria, es aquella que permita a los usuarios del programa de TPV comprobar las ventas realizadas según diversos criterios de búsqueda o selección. En esta lección crearemos un formulario para cubrir esta necesidad.

En esta lección completaremos el formulario de revisión de ventas añadiendo un filtro de selección.

En este vídeo veremos como indicar a Microsoft Access qué formulario debe abrir al iniciar la base de datos. Analizaremos también otras opciones de la base de datos, como la protección mediante contraseña.

Los formularios: la comunicación entre el usuario y el programa

Si necesitas descargar el código VBA como referencia para continuar las clases, aquí tienes todo el código copiado.

En este vídeo se explica qué es una macro y se analizan los métodos para generar macros. Las macros se analizan más a fondo en mi curso sobre Macros y VBA.

A menudo, uno de los comportamientos típicos de Microsoft Access es que agrupa los objetos. Si no sabemos como desactivar esta opción, puede que nos dé algún que otro problema. En esta clase veremos cómo manejar esta situación.

Al trabajar con los menús desplegables, puede que nos encontremos con diversos problemas. Veamos en esta clase alguno de estos problemas y cómo solucionarlos.

Algunas cosas hay que tenerlas siempre a mano. En esta clase encontrarás un índice para encontrar los aspectos más importantes del curso. 

Para facilitarte el aprendizaje, aquí tienes todo el código de la aplicación listado

Me satisface que me hayas acompañado en este curso en el que hemos investigado juntos aspectos de Access tan complejos como la normalización, o la optimización de bases de datos, las relaciones entre tablas, y los diversos tipos de consultas.

Ahora que has completado el curso, no me cabe ninguna duda de que, con los conocimientos que has adquirido, podrás crear cualquier tipo de base de datos.

Si quieres seguir aprendiendo sobre el diseño de informes de impresión, o la programación VBA y las macros, te invito a que le eches un vistazo a mis otros cursos, que hallarás en mi perfil de Udemy.

Si quieres descargar la base de datos que hemos utilizado como ejemplo durante el curso, puedes hacerlo al terminar de ver este vídeo. ¡Y no olvides descargar tu certificado de finalización del curso!

Confío que hayas disfrutado y espero volver a verte pronto.