Administración Microsoft 365 y uso APP

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección ilustraremos el mundo Office 365 compuesto por un conjunto de aplicaciones diseñadas para la productividad y organización empresarial.

Básicamente se prestará atención a las conexiones que se puedan crear entre ellos para que puedan dar el 100% de su potencial.

Se recomienda que siempre mantenga abiertas las diapositivas de PowerPoint en otra ventana mientras sigue la lección.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Microsoft 365 es un conjunto completo de aplicaciones diseñadas para mejorar la productividad empresarial. Ofrece una amplia gama de herramientas que incluyen correo electrónico, calendario, procesamiento de textos, hojas de cálculo y herramientas de presentación, todas basadas en la nube para facilitar el acceso y la colaboración en tiempo real. Con Microsoft 365, las empresas pueden beneficiarse de aplicaciones populares como Word, Excel y PowerPoint, que les permiten crear, editar y compartir documentos y presentaciones de manera eficiente. Además, la suite incluye aplicaciones como Teams y OneDrive, que mejoran la colaboración entre los miembros del equipo, independientemente de su ubicación geográfica.

La plataforma también ofrece funciones de seguridad avanzadas para proteger los datos de la empresa y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente. Las herramientas inteligentes integradas, como el asistente Copilot AI, están diseñadas para optimizar la productividad y ayudar a los usuarios a realizar tareas complejas con mayor facilidad. Por ejemplo, Copilot se puede usar en Teams para ayudar a administrar proyectos, en Word para mejorar la escritura, en PowerPoint para crear presentaciones atractivas y en Excel para analizar y visualizar datos de manera más efectiva.

Las empresas pueden elegir entre diferentes planes de suscripción para encontrar la solución que mejor se adapte a sus necesidades, con la posibilidad de probar algunas funciones de forma gratuita. Por lo tanto, Microsoft 365 es una solución ideal para las pequeñas y medianas empresas que buscan aumentar su productividad y crecer de forma segura en el mercado digital actual.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección exploraremos el panel de administración de Office 365, es decir, el entorno desde el que se gestiona cada aspecto de la cuenta: usuarios, grupos, invitados, buzones compartidos, suscripciones, permisos, roles de administrador.... etc.

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Ejercicio

EXPLORA EL PANEL DE ADMINISTRACIÓN

Encuentre la entrada del centro de mensajes donde Microsoft anuncia todos los días noticias de su inminente entrada en pleno funcionamiento.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

El Panel de administración de Microsoft 365 es una plataforma potente y versátil que brinda a los administradores de TI la capacidad de administrar de manera efectiva aplicaciones, servicios, datos y usuarios dentro de la organización. A través de una interfaz intuitiva y personalizable, los administradores pueden acceder a una amplia gama de herramientas que les permiten configurar y monitorear diversos aspectos de los servicios de Microsoft 365, garantizando así una gestión de TI simplificada y optimizada. Con funciones como agregar y administrar usuarios, restablecer contraseñas, administrar dispositivos y crear solicitudes de soporte, el panel de administración es esencial para mantener la eficiencia operativa diaria.

Además, la interfaz de administración está diseñada para adaptarse a las necesidades específicas de cada rol dentro de la empresa, ofreciendo entornos de trabajo especializados que brindan análisis detallados y recomendaciones operativas basadas en datos urgentes. Este enfoque basado en datos ayuda a los administradores a tomar decisiones informadas e implementar acciones preventivas o correctivas de manera oportuna. La plataforma también incluye funciones de inteligencia interactiva que guían a los administradores a través de las operaciones más críticas, sugiriendo las próximas acciones a tomar para mejorar la experiencia de los usuarios finales y de toda la organización.

Otro aspecto clave del panel de administración de Microsoft 365 es su accesibilidad móvil. Con la aplicación de administración móvil, los administradores pueden gestionar la configuración y realizar tareas clave incluso cuando están fuera de la oficina, lo que garantiza una continuidad empresarial ininterrumpida. Esta flexibilidad es especialmente útil en escenarios de trabajo híbrido o remoto, donde la capacidad de responder rápidamente a situaciones inesperadas es crucial.

Finalmente, la plataforma de administración de Microsoft 365 está respaldada por una gran cantidad de recursos, que incluyen documentación técnica, guías para el usuario final, una hoja de ruta pública de las próximas características y una comunidad técnica activa. Estos recursos están diseñados para ayudar a los administradores a desarrollar sus habilidades, mantenerse actualizados sobre las últimas noticias y conectarse con otros profesionales de TI. De esta manera, Microsoft 365 no solo proporciona las herramientas necesarias para una gestión eficaz de TI, sino también el soporte y la formación para garantizar que los administradores puedan aprovechar al máximo el potencial de la plataforma.

El ejercicio está diseñado para familiarizar al estudiante con el panel de administración de Microsoft 365, brindándole habilidades prácticas para navegar por las diversas funciones de administración de cuentas. El estudiante aprenderá a administrar usuarios, configurar grupos y analizar informes, adquiriendo así una comprensión inicial de cómo administrar un entorno de Microsoft 365.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección ofreceremos ideas para la construcción lógica de la cuenta de Microsoft 365 en función de las necesidades comerciales.

Un aspecto que no debe dejarse al azar pero que, al menos en sus puntos esenciales, debe ser cuidadosamente diseñado y luego ajustado cuando realmente se utilice.

Por tanto, procederemos a ilustrar cómo crear usuarios y grupos de usuarios.

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EJERCICIO

Después de pensar qué tipo de estructura le quieres dar a tu cuenta de Office 365 según el tipo de organización que sea:

- crear 15 usuarios;

- crear 5 grupos de Office 365 (colocarte también en cada uno de ellos);

- abre Outlook y consulta la lista de grupos a los que perteneces.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Configurar una cuenta de Microsoft 365 para una organización requiere una serie de pasos que garantizan la seguridad y eficiencia del lugar de trabajo digital. Inicialmente, es fundamental iniciar sesión en Microsoft 365 con las credenciales de su cuenta profesional o educativa.

Una vez que haya iniciado sesión, puede personalizar configuraciones, como temas, notificaciones, contraseña y preferencias de contacto, así como configurar el modo oscuro para una experiencia de visualización cómoda. También es importante administrar las organizaciones asociadas con su cuenta, que se pueden ver y editar en el portal Mi cuenta, donde también puede revisar la información de su organización de origen y revisar otras organizaciones a las que tiene acceso.

Para mayor seguridad, recomendamos configurar la aplicación Microsoft Authenticator, que facilita la autenticación de dos factores y ayuda a proteger su cuenta del acceso no autorizado. Además, puede administrar sus dispositivos conectados, ver la actividad de inicio de sesión reciente y administrar su información de seguridad a través del portal Mi cuenta. Si es necesario, también puede cambiar la organización asociada con su cuenta seleccionando la organización deseada en el selector de organizaciones ubicado en la parte superior de la página del portal Mi cuenta.

Es fundamental recordar que si abandona una organización por error, no podrá deshacer la acción y deberá esperar una invitación del administrador de la organización antes de poder volver a unirse. Por lo tanto, es importante proceder con precaución al gestionar asociaciones organizativas. Después de configurar sus ajustes iniciales, puede tomar medidas adicionales para optimizar su uso de Microsoft 365, como administrar su información de seguridad, controlar la actividad de inicio de sesión de la cuenta y configurar métodos de verificación de dos pasos para un acceso seguro. Con estas herramientas y prácticas, Microsoft 365 se convierte en un espacio de trabajo digital sólido y personalizado, listo para respaldar las necesidades de comunicación y colaboración de una organización moderna.

El ejercicio tiene como objetivo guiar al estudiante en la configuración de la arquitectura general de una cuenta de Microsoft 365 para una empresa de producción. Se centra en la configuración inicial, la gestión de usuarios y roles, la seguridad y la organización de los recursos disponibles. Al finalizar la actividad, el estudiante podrá configurar correctamente un entorno de Microsoft 365 para satisfacer las necesidades empresariales.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección mostraremos cómo crear un modelo de usuario en términos de poderes operativos y licencias para que pueda recuperar rápidamente el modelo cuando inserte otro usuario para el cual, en ese momento, solo se insertarán los datos personales. Ejemplo: empleados de almacén.

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Ejercicio

CREAR UN MODELO DE USUARIO BASADO EN EMPLEADOS DE 1ER NIVEL

- no ceder ninguna licencia;

- no asignar ningún poder administrativo;

- insertar dos nuevos usuarios según la plantilla creada.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Crear una plantilla de usuario en la cuenta de Microsoft 365 de una organización es un proceso que puede simplificar enormemente la administración de cuentas de usuario, especialmente cuando necesita configurar varios usuarios con configuraciones similares.

Este proceso le ayuda a estandarizar la configuración para los usuarios que comparten roles comunes dentro de su organización, lo que garantiza la coherencia y ahorra tiempo valioso.

Para crear una plantilla, puede ir a la sección "Usuarios activos" en el panel de administración de Microsoft 365 y seleccionar la opción "Plantillas de usuario". Desde aquí, puede elegir agregar una nueva plantilla usando la lista desplegable o guardar la configuración de un nuevo usuario como una plantilla cuando haya terminado de crearla. Las plantillas pueden incluir una variedad de configuraciones, como nombre de dominio, opciones de contraseña, opciones de licencia y aplicación, y rol de usuario.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que cierta información, como el nombre y apellido, el nombre para mostrar y el nombre de usuario, es específica de cada usuario y no se incluirá en la plantilla. Usar una plantilla existente para agregar un nuevo usuario es igual de simple: simplemente seleccione la plantilla deseada de la lista desplegable en la sección 'Plantillas de usuario' y continúe agregando el usuario.

Este enfoque no sólo agiliza el proceso de agregar nuevos usuarios, sino que también garantiza que todas las configuraciones se apliquen correctamente de acuerdo con las políticas de su organización.

Además, la gestión de plantillas es flexible, lo que permite a los administradores realizar cambios en las plantillas existentes o crear otras nuevas según sea necesario.

Por lo tanto, la creación y el uso de plantillas de usuario representan una herramienta poderosa y versátil para los administradores de sistemas que desean mantener la eficiencia y el orden al administrar cuentas de usuario en Microsoft 365.

El objetivo de este ejercicio es guiar al estudiante en la creación de una plantilla de usuario utilizando el entorno de administración de Microsoft 365. Esta plantilla ayuda a automatizar y estandarizar la configuración de nuevas cuentas, simplificando el proceso de administración y reduciendo errores. Durante el ejercicio, el estudiante se familiarizará con las principales herramientas y comandos del centro de administración y comprenderá cómo utilizarlos en un contexto empresarial.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

En esta lección mostraremos cómo insertar, en el caso de grandes empresas, hasta 249 usuarios con una sola operación.

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Ejercicio

AÑADE DIEZ NUEVOS USUARIOS SIMULTÁNEAMENTE

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Para agregar varios usuarios a la cuenta de Microsoft 365 de una organización a la vez, puede usar el centro de administración de Microsoft 365.

Este proceso ayuda a simplificar la gestión de usuarios, especialmente cuando se trata de organizaciones grandes con una gran cantidad de usuarios.

A través de la interfaz de administración, puede seleccionar la opción "Agregar más usuarios" y continuar con la importación mediante un archivo CSV. Este archivo se puede preparar con antelación ingresando los datos necesarios para cada usuario, como nombre, apellido, dirección de correo electrónico y otra información relevante.

Una vez subido el archivo CSV, el sistema procesará automáticamente la información y creará cuentas de usuario, asignando las licencias necesarias en función de las necesidades de la organización.

Es importante tener en cuenta que el administrador que realice esta operación debe tener los permisos adecuados, como administrador global, de licencia o de usuarios. Además, puede sincronizar usuarios entre varios inquilinos dentro de una organización multiinquilino, lo que permite una colaboración más fluida e integrada entre diferentes inquilinos.

El objetivo de este ejercicio es aprender y practicar el proceso de agregar varios usuarios de forma eficiente y correcta en el entorno de administración de Microsoft 365. El ejercicio proporcionará una guía paso a paso para usar las herramientas disponibles en la plataforma y le brindará la oportunidad de reflexionar sobre lo aprendido mediante preguntas de autoevaluación. Finalmente, se le mostrará cómo usar estas habilidades en un contexto empresarial real.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección mostraremos cómo crear contactos simples, que no serán miembros ni invitados de la cuenta, pero que pueden usarse en listas de distribución de correo electrónico, como en el caso de una campaña de marketing corporativo.

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Ejercicio

AGREGUE DIEZ NUEVOS CONTACTOS (recuerde que no serán miembros ni invitados, pero podrán usarse en listas de distribución).

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Para agregar contactos a la cuenta de Microsoft 365 de una organización, puede usar varias funciones disponibles en Outlook. Los usuarios pueden ordenar los contactos según diferentes criterios, como nombre, apellido, empresa o ciudad, y también pueden agregar contactos a Favoritos para un acceso más rápido.

Puede clasificar los contactos por color, lo que facilita la búsqueda de personas específicas. Si su organización ha configurado un directorio, los usuarios pueden ver información sobre colegas sin tener que guardarlos como contactos. Sin embargo, si desea agregar información adicional, como notas o cumpleaños, puede guardar colegas en sus contactos.

Esta información sólo será visible para el usuario que la agregó. Para administrar contactos de manera efectiva, Outlook ofrece la posibilidad de crear, ver y editar contactos y listas de contactos, así como crear grupo

Las listas de contactos, a veces llamadas listas de distribución, son útiles para enviar correos electrónicos a un grupo de personas, mientras que los grupos brindan un espacio para conversaciones, archivos compartidos, programación de eventos y más. Para obtener más detalles sobre cómo administrar contactos en Outlook, puede consultar las guías proporcionadas por el soporte técnico de Microsoft.

DESPUÉS DE SEGUIR LA LECCIÓN DE VIDEO, SIGA TODOS ESTOS PASOS, MANTENIENDO LAS DIAPOSITIVAS DE POWER POINT ABIERTAS EN OTRA VENTANA (donde tiene capturas de pantalla y comentarios) Y MOVIÉNDOSE CON ALT+TAB

Para crear un complemento de contacto en Microsoft 365, siga estos pasos esenciales para una integración correcta:

1. Vaya a Outlook en Microsoft 365: inicie sesión en su cuenta y abra Outlook desde el panel de Microsoft 365.

2. **Seleccione la pestaña Personas**: En el panel de navegación de Outlook, haga clic en el icono 'Personas' para acceder a su libreta de direcciones.

3. **Crear un nuevo contacto**: En la pestaña Inicio, selecciona 'Nuevo contacto'. Complete los campos con la información del contacto, como nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono y otros detalles relevantes.

4. **Guardar contacto**: Una vez que se haya ingresado toda la información, haga clic en 'Guardar' para agregar el contacto a su libreta de direcciones.

5. **Agregue información adicional si es necesario**: Siempre puede volver y agregar o editar información para sus contactos haciendo doble clic en el contacto correspondiente y seleccionando 'Guardar' después de realizar los cambios.

6. **Crear grupos de contactos si es necesario**: Para facilitar la comunicación, puede crear grupos de contactos seleccionando 'Nuevo grupo de contactos' y agregando los contactos deseados de su libreta de direcciones.

7. Administre sus contactos: use las opciones de búsqueda para encontrar rápidamente un contacto específico, editar los detalles de los contactos existentes o eliminar los contactos que ya no son necesarios.

8. Sincronizar con otros dispositivos: asegúrese de que sus contactos estén sincronizados con sus otros dispositivos si está usando Microsoft 365 en varias plataformas.

Siguiendo estos pasos, puede administrar eficazmente sus contactos en Microsoft 365, lo cual es crucial para mantener una comunicación fluida y organizada dentro de su organización o en sus interacciones personales. Asegúrese de volver a consultar periódicamente para ver si hay actualizaciones o cambios en los procedimientos a medida que Microsoft continúa mejorando y actualizando sus servicios.

El objetivo de este ejercicio es enseñar al estudiante a agregar contactos en el entorno de administración de cuentas de Microsoft 365. Esta actividad le permitirá familiarizarse con el portal de administración, comprender los pasos necesarios para administrar contactos y optimizar la configuración de la cuenta de la empresa. Al finalizar el ejercicio, el estudiante habrá desarrollado habilidades prácticas útiles para la gestión de contactos de la empresa.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección ilustraremos cómo crear invitados de la organización 365, es decir, sujetos que tendrán menos poderes operativos que los miembros.

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Ejercicio

INSERTAR 5 INVITADOS

- otorgar a uno de ellos el poder administrativo de promotor;

- volver a la lista de miembros y asignar el rol de administración de Administrador Global a uno de ellos.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Agregar invitados a la cuenta de Microsoft 365 de su organización es un proceso que permite a los miembros colaborar eficazmente con personas ajenas a su organización.

Esta función es especialmente útil cuando se trabaja con socios, proveedores o consultores que no forman parte de la red interna de su empresa.

Para agregar invitados, el propietario de un grupo puede invitarlos a unirse a conversaciones grupales, acceder a archivos compartidos y unirse a reuniones. Los huéspedes pueden tener cualquier dirección de correo electrónico, ya sea comercial o personal. Una vez agregados, recibirán un mensaje de bienvenida por correo electrónico y podrán participar en actividades grupales.

Es importante tener en cuenta que, de forma predeterminada, los invitados recibirán todas las comunicaciones del grupo en su bandeja de entrada y no podrán darse de baja mientras sean miembros del grupo. Sin embargo, pueden abandonar el grupo en cualquier momento a través de un enlace proporcionado en todos los correos electrónicos e invitaciones al calendario del grupo.

Los administradores tienen la capacidad de administrar invitados y su acceso a los recursos de Microsoft 365 mediante PowerShell.

Además, puede agregar usuarios adicionales y asignar licencias a través del centro de administración de Microsoft 365 siguiendo las instrucciones proporcionadas.

Es esencial asegurarse de que la función de agregar nuevos usuarios invitados esté habilitada en la configuración de seguridad y privacidad de la cuenta administrativa.

Este proceso ayuda a garantizar que la colaboración con los invitados sea segura y cumpla con las políticas de su organización.

El objetivo de este ejercicio es aprender a agregar usuarios invitados en el entorno de administración de Microsoft 365. Se puede invitar a los usuarios invitados a colaborar en documentos, asistir a reuniones o acceder a recursos específicos de la empresa, manteniendo una gestión de seguridad adecuada. Este ejercicio ayudará al estudiante a familiarizarse con el proceso y a comprender la importancia de configurar correctamente los permisos.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

Esta lección ilustrará cómo crear casillas de correo electrónico compartidas y los distintos roles operativos, en cuanto a la posibilidad de escribir al exterior, que se pueden atribuir a los usuarios o grupos que formarán parte de ellas.

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Ejercicio

CREACIÓN DE BUZÓN ELECTRÓNICO TRANSVERSAL

En función de los socios e invitados que haya ingresado, cree un cuadro transversal sobre un tema específico (por ejemplo, organización del club recreativo de la empresa).

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Crear buzones de correo compartidos en una cuenta de Microsoft 365 puede ser muy útil para organizaciones que desean permitir que varios usuarios accedan y administren un único buzón, como una dirección de atención al cliente o una recepción.

Estos buzones de correo no requieren una licencia separada hasta que superen los 50 GB de almacenamiento. Para crear un buzón compartido, debe iniciar sesión en el centro de administración de Microsoft 365 con una cuenta de administrador global o de Exchange.

Una vez que haya iniciado sesión, puede continuar seleccionando "Grupos" y luego "Buzones compartidos" en el panel de navegación, seguido de "Agregar un buzón compartido". Es importante asignar permisos adecuados a los usuarios que necesitan acceso, teniendo en cuenta que solo los usuarios dentro de su organización pueden ser autorizados.

Los usuarios externos, como aquellos con cuentas de Gmail, no se pueden agregar directamente a las bandejas de entrada compartidas, pero puedes optar por crear un grupo de Outlook si es necesario.

Además, las bandejas de entrada compartidas se pueden administrar y utilizar a través de Outlook en la web o las aplicaciones de Outlook para iOS y Android, brindando flexibilidad y accesibilidad a los usuarios autorizados.

El objetivo de este ejercicio es proporcionar a los estudiantes una guía práctica para aprender a crear buzones de correo electrónico compartidos dentro del entorno de administración de cuentas de Microsoft 365. Los buzones de correo compartidos permiten que varios usuarios accedan y administren el correo electrónico desde una única dirección, lo que facilita la colaboración empresarial en áreas como atención al cliente, gestión de proyectos o comunicación interna.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección describiremos el sistema de administración de Office 365 que proporciona roles precisos y bien definidos para garantizar que todas las aplicaciones sean utilizadas y los contenidos sean vistos solo por aquellos de la empresa que por motivos laborales necesitan hacerlo.

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DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

El sistema de administrador de Microsoft 365 es un componente crucial para administrar y proteger la infraestructura de TI de una organización. Los administradores son responsables de configurar, administrar y monitorear los servicios de Microsoft 365, garantizando que los usuarios tengan acceso a los recursos que necesitan y que los datos de la empresa estén protegidos. Con diferentes niveles de roles administrativos, desde administradores globales hasta roles específicos como administradores de Exchange o SharePoint, cada administrador tiene un conjunto definido de permisos que le permiten realizar tareas específicas dentro del entorno de Microsoft 365. Estos roles están diseñados para proporcionar un control granular. el entorno de TI, lo que permite a los administradores ejecutar operaciones sin comprometer la seguridad o la integridad de los datos.

Los administradores globales, en particular, tienen el nivel más alto de acceso y son responsables de administrar todo el entorno Microsoft 365 de la organización. Pueden crear y administrar cuentas de usuario, asignar licencias, configurar políticas de seguridad y tener la capacidad de acceder a todos los datos, incluidos los datos del OneDrive corporativo de los usuarios. Es importante tener en cuenta que, si bien los administradores pueden acceder a los datos de los usuarios, existen políticas y auditorías rigurosas para garantizar que este acceso se utilice de manera responsable y solo para fines legítimos de gestión de TI.

La transparencia y la trazabilidad son elementos clave del sistema de administración de Microsoft 365. Los usuarios pueden ver quién tiene acceso a sus archivos a través de registros de auditoría disponibles en el Centro de cumplimiento y seguridad de Microsoft 365. Estos registros brindan información detallada sobre cuándo y quién accedió a los archivos. brindando a los usuarios una mayor tranquilidad sobre la seguridad de sus datos.

Además, Microsoft proporciona una variedad de herramientas y recursos para ayudar a los administradores a administrar eficazmente su entorno de Microsoft 365. El centro de administración de Microsoft 365 es intuitivo y ofrece funciones de inteligencia interactivas que resaltan datos urgentes y recomiendan los siguientes pasos en progreso. Los administradores también pueden usar la aplicación de administración de Microsoft 365 para dispositivos móviles para administrar la configuración y realizar tareas clave incluso cuando están fuera de la oficina.

Para garantizar aún más la seguridad, Microsoft recomienda que los administradores utilicen una cuenta de usuario separada para el uso diario y una cuenta administrativa sólo cuando sea necesario para tareas de administración. Esta práctica, conocida como "principio de privilegio mínimo", ayuda a reducir el riesgo de exposición accidental o intencional de las credenciales administrativas.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección, en relación con las distintas aplicaciones, abordaremos el concepto de creación de un objeto, p.e. un sitio Share Point, para operaciones, p.e. publicar una publicación de noticias en la página de inicio del sitio, compartir, p. de la publicación creada en la página de inicio.

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DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Microsoft 365 ofrece una plataforma sólida y versátil que permite a los usuarios crear, operar y compartir contenido en toda la organización.

Con una suscripción familiar de Microsoft 365, puede compartir los beneficios de su suscripción con hasta cinco personas más, quienes pueden instalar aplicaciones de Microsoft 365 en sus dispositivos y acceder a 1 TB de almacenamiento personal de OneDrive.

Para las empresas, la configuración rápida es esencial para que los empleados comiencen a trabajar y sean productivos de inmediato, con guías que facilitan el inicio de sesión, la instalación de aplicaciones, la configuración de Outlook y Teams y la transferencia de archivos a la nube.

Además, para las organizaciones que operan con varios inquilinos, Microsoft 365 le permite sincronizar usuarios, simplificando la administración y la colaboración entre diferentes dominios.

Agregar un nuevo empleado es un proceso simple que incluye crear una cuenta de Microsoft 365 para el empleado, asignarle un ID de usuario y contraseña y ayudarlo a comenzar su viaje a Microsoft 365.

El objetivo de este ejercicio es aprender a administrar y personalizar el entorno administrativo de Microsoft 365 y a trabajar eficazmente con aplicaciones integradas. El estudiante adquirirá habilidades prácticas para crear nuevos recursos, configurar usuarios, compartir documentos y colaborar en un contexto empresarial. Este ejercicio es una excelente manera de comprender cómo se puede usar Microsoft 365 para mejorar la eficiencia y la colaboración empresarial.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

Veremos en primer lugar la figura del administrador general, que es quien puede hacer de todo: incluso cambiar la contraseña de acceso y cerrar la cuenta.

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DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

La figura del administrador de una cuenta de Microsoft 365 juega un papel crucial en la gestión y control de los recursos digitales de la empresa. Este puesto tiene la responsabilidad de asignar y configurar roles de acceso, asegurando que cada usuario tenga los permisos necesarios para realizar sus tareas sin comprometer la seguridad de los datos de la empresa. Los administradores tienen el poder de administrar usuarios, grupos, suscripciones y servicios de Office 365, así como establecer políticas de seguridad y cumplimiento. Además, pueden realizar tareas críticas como restaurar cuentas comprometidas, administrar la protección contra amenazas y supervisar las actividades de integración y migración de datos.

Los poderes del administrador se dividen en diferentes roles, cada uno con permisos específicos para realizar determinadas tareas dentro del entorno de Microsoft 365. Por ejemplo, el administrador global tiene acceso completo a todos los servicios y configuraciones, mientras que otros roles como administrador de Exchange o administrador de SharePoint tienen permisos. limitados a sus áreas específicas. Esta segmentación de roles permite una gestión más segura y específica de los recursos, reduciendo el riesgo de errores o abuso de poder.

Para convertirse en administrador, debe ser asignado a ese rol por otro administrador o mediante un proceso de adquisición de administración, si no hay administradores activos. Este proceso requiere verificar su identidad y confirmar la propiedad del dominio de su empresa. Una vez que tenga derechos de administrador, puede iniciar sesión en el centro de administración de Microsoft 365 y comenzar a configurar el entorno según las necesidades de su organización.

Es importante señalar que, dada la naturaleza sensible de las funciones realizadas, los administradores deben seguir estrictas pautas de seguridad para proteger la integridad de los datos y la infraestructura de TI. Esto incluye practicar el principio de privilegio mínimo, garantizar que los usuarios solo tengan los permisos estrictamente necesarios para sus actividades e implementar medidas de seguridad avanzadas, como la autenticación multifactor.

En resumen, el administrador de cuentas de Microsoft 365 desempeña un papel fundamental a la hora de garantizar que la infraestructura de TI de una organización sea segura, eficiente y esté alineada con los objetivos comerciales. Su experiencia y capacidad para gestionar escenarios de TI complejos son esenciales para la adopción exitosa de Microsoft 365 y el mantenimiento de un lugar de trabajo digital productivo y seguro.

El objetivo de este ejercicio es ayudar al estudiante a comprender el rol y las responsabilidades del titular de una cuenta de Microsoft 365. Se explorarán los conceptos de administración de cuentas, configuración de permisos, supervisión de actividades y uso de las herramientas integradas de Microsoft 365 para garantizar un funcionamiento eficaz y seguro en un contexto empresarial.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección abordaremos las técnicas para evaluar la oportunidad de otorgar a alguien poderes administrativos y es la evaluación de la estricta necesidad de hacerlo por necesidades laborales.

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DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

La asignación de roles de administrador en Microsoft 365 es un proceso crucial que garantiza la seguridad y la eficiencia operativa dentro de una organización.

Los roles de administrador se dividen en función de funciones comerciales comunes y brindan permisos específicos para administrar diversos aspectos del servicio Microsoft 365.

Es fundamental seguir las pautas de seguridad al asignar estos roles para proteger los datos confidenciales de su organización.

Por ejemplo, la función de administrador global ofrece control ilimitado sobre los productos y acceso a la mayoría de los datos, por lo que debe asignarse con precaución.

Otras funciones, como administrador de grupo, le permiten administrar la configuración del grupo en los centros de administración. Para asignar un rol, debe ir al centro de administración de Microsoft 365, seleccionar 'Usuarios' y luego 'Usuarios activos', elegir el usuario deseado y administrar los roles desde allí.

El ejercicio busca guiar al estudiante en la comprensión y aplicación de las políticas de asignación de roles en el entorno de administración de Microsoft 365. Mediante una serie de pasos prácticos, el estudiante aprenderá a identificar los roles disponibles, asignarlos correctamente a los usuarios y garantizar la seguridad y la eficiencia en la gestión de los recursos de la empresa.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección veremos aquellos que necesitan acceso global a la mayoría de las funciones y datos de administración dentro de la cuenta.

Son personas diferentes al administrador principal, pero pueden:

- Restablecer contraseñas para todos los usuarios;

- Agregar y administrar dominios;

- Desbloquear otro administrador global.

Se recomienda que siempre mantenga abiertas las diapositivas de PowerPoint en otra ventana mientras sigue la lección.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

El rol de Administrador global en una cuenta de Microsoft 365 es fundamental para la administración y seguridad de todo su lugar de trabajo digital.

Esta figura tiene un control casi ilimitado sobre la configuración de la organización y gran parte de sus datos. Es importante señalar que por razones de seguridad, se recomienda tener de 2 a 4 Administradores Globales para evitar riesgos relacionados con el acceso excesivo a datos y funciones comerciales.

Los administradores globales pueden gestionar funciones y permisos, establecer políticas de seguridad, acceder a todos los datos importantes y mucho más.

Para convertirse en administrador global, debe tener asignado este rol a través del Centro de administración de Microsoft 365, donde también puede administrar otros roles administrativos, como administrador de facturación, administrador de Exchange o administrador de administración de usuarios.

Además, es importante seguir las pautas de seguridad al asignar roles, asegurándose de brindar a los administradores solo el acceso que necesitan para realizar sus funciones específicas.

El ejercicio busca ayudar a los estudiantes a comprender la función del Administrador Global en una cuenta de Microsoft SharePoint. En particular, la actividad se centra en cómo el Administrador Global puede gestionar permisos y configuraciones cruciales para garantizar la seguridad y la operatividad del entorno de trabajo. Se analizará un caso en el que el Administrador Global debe asignar permisos de acceso y modificar la configuración de uso compartido de un equipo de la empresa.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección veremos la figura de quienes necesitan acceder y administrar la interfaz de administrador de SharePoint Online, quienes también pueden:

-Crear y eliminar sitios;

- Administrar

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DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

La función de administrador de SharePoint en Microsoft 365 es fundamental para administrar y organizar el contenido empresarial. Los usuarios asignados a esta función tienen control total sobre su entorno de SharePoint, lo que les permite crear y administrar sitios, asignar administradores de sitios, ajustar la configuración de uso compartido y administrar grupos de Microsoft 365.

Esto incluye la capacidad de crear, eliminar y restaurar grupos, así como cambiar los propietarios de los grupos. Los administradores globales pueden asignar la función de administrador de SharePoint, pero ellos mismos ya tienen todos los permisos asociados con esa función.

Es importante tener en cuenta que los cambios en las funciones de los usuarios, como el acceso al Centro de administración de SharePoint, pueden tardar hasta una hora en surtir efecto.

Además, los administradores de SharePoint no tienen acceso automáticamente a los sitios de todos los usuarios ni a OneDrive, pero pueden otorgarse acceso a sí mismos si es necesario.

El objetivo de este ejercicio es profundizar en la comprensión del rol del administrador de SharePoint para una cuenta de Microsoft 365 y analizar las acciones que este administrador puede realizar para administrar un entorno corporativo de SharePoint. El estudiante aprenderá a realizar operaciones comunes mediante el panel de administración, estableciendo permisos, configurando sitios y administrando usuarios.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección veremos la figura de quienes necesitan acceder y administrar la interfaz de administrador de Teams quienes también pueden:

- Gestionar reuniones;

- Gestionar puentes de conferencias;

- Administre todas las configuraciones de toda la organización, incluida la federación, la actualización de Teams y la configuración del cliente de Teams.

Se recomienda que siempre mantenga abiertas las diapositivas de PowerPoint en otra ventana mientras sigue la lección.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Dentro de Microsoft 365, el rol de Administrador de Teams es crucial para la gestión y coordinación de Microsoft Teams, la plataforma de colaboración que integra chat, videoconferencias, llamadas y uso compartido de documentos.

Este profesional es responsable de configurar, administrar y monitorear el entorno de Teams, asegurando que las características estén optimizadas para satisfacer las necesidades de la organización.

Entre sus responsabilidades principales, el administrador de Teams puede administrar el servicio Teams, crear y administrar grupos de Microsoft 365 y controlar la configuración de toda la organización, como la federación y actualización de equipos.

Para realizar estas tareas, el administrador de Teams tiene acceso a herramientas avanzadas en el centro de administración de Microsoft Teams y PowerShell, que permiten una gestión detallada y personalizada del servicio.

El objetivo de este ejercicio es brindar al estudiante una comprensión práctica de las funciones de un administrador de Teams dentro de una cuenta de Microsoft 365. El ejercicio se centra en un ejemplo de gestión específico, como cambiar la configuración de reuniones en Teams, controlar el acceso y configurar políticas para garantizar un uso seguro y productivo de la plataforma.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección veremos la figura de quienes deben realizar las siguientes operaciones para todos los usuarios:

- Agregar usuarios y grupos;

- Asignar licencias;

-Administrar la mayoría de las propiedades de los usuarios;

- Crear y gestionar vistas de usuarios;

- Actualizar las políticas de caducidad de contraseñas;

- Gestionar solicitudes de servicio;

- Monitorear la salud de los servicios.

Se recomienda que siempre mantenga abiertas las diapositivas de PowerPoint en otra ventana mientras sigue la lección.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Como parte de una cuenta de Microsoft 365, la función de Administrador de usuarios es fundamental para administrar recursos y asignar permisos dentro de su organización.

Esta figura es responsable de agregar o eliminar usuarios, configurar ajustes de seguridad, asignar licencias y mucho más.

Se pueden asignar funciones de administrador a varios usuarios, lo que garantiza que las operaciones críticas se puedan distribuir entre varios administradores. Por ejemplo, podría asignar a un usuario la función de Administrador de contraseñas, lo que le permitiría ayudar a restablecer las contraseñas sin darle acceso completo como un Administrador global.

Esto ayuda a reducir los riesgos de seguridad al limitar la cantidad de personas con acceso ilimitado a los datos confidenciales de su organización. La administración de funciones se puede realizar a través del centro de administración de Microsoft 365, donde puede seleccionar "Usuarios" y luego "Usuarios activos" para luego continuar con la administración de funciones.

Este ejercicio busca comprender la función de un administrador de usuarios en Microsoft 365, centrándose en las acciones que puede realizar para administrar cuentas, resolver problemas y optimizar la productividad empresarial. El estudiante aprenderá a agregar nuevos usuarios, asignar licencias, restablecer contraseñas y administrar grupos.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección, veremos quién necesita administrar todas las configuraciones de grupo en los centros de administración, incluido el centro de administración de Microsoft 365 y el centro de administración de Microsoft Enter.

Se recomienda que siempre mantenga abiertas las diapositivas de PowerPoint en otra ventana mientras sigue la lección.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

El administrador de grupos desempeña un papel crucial en la gestión de cuentas de Microsoft 365 dentro de una organización.

Esta figura es responsable de crear y mantener grupos, que son esenciales para la colaboración y comunicación entre los miembros del equipo.

A través del centro de administración de Microsoft 365, el administrador puede crear grupos, agregar o eliminar miembros y personalizar la configuración para satisfacer las necesidades específicas de la organización.

También puede administrar los permisos de los miembros, asegurándose de que cada persona solo tenga acceso a los recursos que necesita. Además, el administrador tiene la facultad de eliminar mensajes de la bandeja de entrada del grupo, garantizando así una gestión eficaz de las comunicaciones.

Crear un grupo de Microsoft 365 es un proceso simple que se puede realizar directamente desde el centro de administración, donde también puede definir propietarios del grupo, quienes tendrán privilegios de administración adicionales.

La gestión de grupos es flexible y se puede adaptar para admitir diferentes tipos de trabajo en equipo, ya sea colaboración por correo electrónico o entornos de chat persistente.

Con las configuraciones adecuadas, Grupos de Microsoft 365 puede convertirse en una herramienta poderosa para mejorar la eficiencia y la productividad dentro de una organización.

El objetivo de este ejercicio es familiarizar al estudiante con las responsabilidades y acciones que un administrador de grupo puede realizar en el contexto de Microsoft 365. El ejercicio se centra en la administración de grupos, incluida la creación, edición y asignación de permisos, para mantener una organización eficiente y segura.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección veremos la figura de quienes deben asignar y quitar licencias a los usuarios y cambiar su ubicación de uso.

Se recomienda que siempre mantenga abiertas las diapositivas de PowerPoint en otra ventana mientras sigue la lección.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Al administrar una cuenta de Microsoft 365, la función del administrador de licencias es crucial para garantizar que los activos de software se distribuyan correctamente dentro de la organización.

Esta figura es responsable de asignar o revocar licencias a los usuarios a través de la interfaz de administración de Microsoft 365, siguiendo procedimientos que aseguren el cumplimiento y la eficiencia operativa.

Para realizar estas operaciones, debe tener privilegios de usuario, licencia o administrador global. Además, puede usar el SDK de Microsoft Graph PowerShell para automatizar la asignación de licencias de Microsoft 365 a cuentas de usuario o para eliminar licencias con PowerShell.

Para una administración más dinámica basada en grupos, puede optar por licencias basadas en grupos, que le permiten asignar licencias a usuarios según la membresía del grupo en el ID de inicio de sesión de Microsoft.

Es importante tener en cuenta que algunos servicios, como Sway, se asignan automáticamente a los usuarios y no requieren una asignación individual.

Además, el administrador puede eliminar cuentas de usuario a las que se les ha asignado una licencia para que la licencia esté disponible para otros usuarios, y cuando elimina una cuenta de usuario, su licencia inmediatamente queda disponible para ser asignada a otro usuario.

El objetivo principal de este ejercicio es ayudar al estudiante a comprender la función y las atribuciones del administrador de licencias en una cuenta de Microsoft 365. Aprenderá a asignar, eliminar y administrar licencias a los usuarios mediante las funciones del portal de administración de Microsoft 365. Este ejercicio está diseñado para proporcionar habilidades prácticas que puedan aplicarse en un contexto empresarial real.

RESUMEN DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección veremos aquellos que necesitan restablecer contraseñas para usuarios que no son administradores y otros administradores de contraseñas.

Se recomienda que siempre mantenga abiertas las diapositivas de PowerPoint en otra ventana mientras sigue la lección.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

El administrador de contraseñas en Microsoft 365 desempeña un papel crucial en la gestión de la seguridad y el acceso a las cuentas de la empresa.

Esta función es responsable de restablecer contraseñas, configurar políticas de caducidad de contraseñas y garantizar que los usuarios puedan recuperar el acceso a sus cuentas de forma segura.

Es importante que el administrador de contraseñas conozca las mejores prácticas de seguridad, como implementar la autenticación multifactor y capacitar a los usuarios sobre cómo crear contraseñas únicas y seguras. Además, el administrador puede configurar el autoservicio de restablecimiento de contraseñas para los usuarios, permitiéndoles gestionar ellos mismos la recuperación de credenciales, reduciendo así la carga de trabajo administrativo y mejorando la eficiencia operativa.

Se puede acceder a la administración de contraseñas a través del centro de administración de Microsoft 365, donde puede seguir pasos específicos para restablecer las contraseñas de los usuarios o cambiar las políticas relacionadas. Si pierde sus credenciales de inicio de sesión, existen procedimientos detallados para recuperar su nombre de usuario o contraseña, lo que garantiza que los usuarios puedan restaurar rápidamente el acceso a sus servicios.

El ejercicio busca que el estudiante comprenda el rol y las responsabilidades del administrador de contraseñas en una cuenta de Microsoft 365. Mediante una simulación práctica, el participante aprenderá a configurar, administrar y recuperar contraseñas de usuario, garantizando la seguridad y la eficiencia en el entorno corporativo.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección, veremos a aquellos que necesitan hacer lo siguiente:

- Administrar todas las funciones de administración para Power Apps, Power Automate, Power BI, Microsoft Fabric;

- Crear y gestionar solicitudes de servicio;

- Monitorear el estado de los servicios.

Se recomienda que siempre mantenga sus diapositivas de PowerPoint abiertas en otra ventana mientras sigue la lección.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA TEMA

Dentro de Microsoft 365, el administrador de Power Platform desempeña un papel crucial en la administración y optimización del uso de las aplicaciones empresariales.

Este profesional se encarga de crear y gestionar las cuentas de usuario, asignar las licencias necesarias y configurar los parámetros de seguridad para garantizar un entorno de trabajo seguro que cumpla con las políticas de la empresa.

Además, el administrador de Power Platform debe asegurarse de que los usuarios tienen los permisos adecuados para acceder a las distintas aplicaciones y servicios que ofrece la plataforma, como Dynamics 365, Power BI, Power Apps y Power Automate, facilitando así la colaboración y la eficiencia operativa.

La administración de los entornos de Power Platform, incluida la supervisión de las integraciones con otros servicios de Microsoft y la resolución de cualquier problema técnico, también es su responsabilidad.

Para realizar eficazmente estas funciones, es fundamental tener un sólido conocimiento del ecosistema de Microsoft y su dinámica, así como las habilidades técnicas específicas para la configuración y administración de la plataforma.

El Power Platform Administrator es, por tanto, una figura clave para el éxito de las iniciativas digitales de una organización, ayudando a maximizar el valor de las soluciones tecnológicas adoptadas y a promover la innovación continua.

El objetivo de este ejercicio es comprender el rol y las facultades del administrador de Power Platform en una cuenta de Microsoft 365. El estudiante aprenderá a realizar operaciones administrativas básicas, como administrar usuarios, configurar entornos y aplicar políticas de seguridad, mediante la consola de administración de Power Platform.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección, pasaremos a una descripción general del sistema de permisos y autorizaciones, que luego se dará en detalle en las siguientes lecciones.

Se recomienda que siempre mantenga abiertas las diapositivas de PowerPoint dedicadas a esta lección en otra ventana cuando vea el video. Muévete de una ventana a otra con el atajo de teclado ALT+TAB (la tecla con las dos flechas a la izquierda junto a la letra Q).

DESCRIPCIÓN TÉCNICA ASUNTO

El sistema de permisos de SharePoint es un aspecto esencial de la seguridad y la administración eficaz de recursos dentro de una organización. SharePoint proporciona una estructura jerárquica de permisos que le permite definir con precisión quién puede acceder a determinada información y cómo.

En el nivel superior, encontramos las colecciones de sitios, que pueden compartir un conjunto común de permisos, navegación y personalización. Dentro de estas bibliotecas, las bibliotecas de documentos son los contenedores principales para almacenar y administrar documentos, proporcionando características como el control de versiones, el archivado/recuperación y el etiquetado de metadatos.

Los subsitios le permiten organizar el contenido por departamento, proyecto o tema, lo que aumenta la granularidad de la administración de documentos y mejora la navegación de los usuarios. Las carpetas de las bibliotecas de documentos proporcionan niveles adicionales de categorización, lo que le permite agrupar documentos según criterios específicos.

El uso compartido y los permisos en la experiencia moderna de SharePoint están diseñados para ser intuitivos y flexibles, lo que facilita a los administradores la configuración de las opciones de seguridad en función de las necesidades de su organización.

Para una administración óptima de los permisos, es importante seguir las prácticas recomendadas, como reducir el uso de permisos individuales y preferir asignar permisos a grupos en lugar de a usuarios individuales, para garantizar una administración más sencilla y menos propensa a errores.

Comprender y aplicar correctamente estas prácticas es fundamental para sacar el máximo provecho de SharePoint y proteger la información confidencial dentro de una organización.

PROFUNDIZACIÓN

Conceptos básicos e información general sobre el sistema de permisos en SharePoint

Introducción

SharePoint es una plataforma de colaboración desarrollada por Microsoft que permite a las organizaciones administrar documentos, información y procesos empresariales. Un componente clave de SharePoint es su sistema de administración de permisos, que le permite controlar el acceso a los recursos y garantizar la seguridad de la información.

1. Niveles de permisos

En SharePoint, los permisos se organizan en "niveles de permisos". Un nivel de permisos es un conjunto de permisos que determina lo que un usuario puede hacer en un sitio, una biblioteca de documentos o una lista. Estos son algunos de los niveles de permisos predeterminados:

· Control total: permite a los usuarios tener control total sobre los sitios, las bibliotecas y el contenido.

· Colaboración: Permite a los usuarios ver, agregar, actualizar y eliminar elementos en bibliotecas y listas existentes.

· Lectura: Permite a los usuarios ver páginas y elementos, pero no editarlos.

2. Grupos de SharePoint

Los grupos de SharePoint son colecciones de usuarios que comparten los mismos niveles de permisos. Por ejemplo, un grupo "Miembros del sitio" puede tener el nivel de permiso "Colaborar", que permite a todos los miembros del grupo editar el contenido del sitio. Los grupos facilitan la administración de permisos, ya que puede asignar permisos a un grupo en lugar de a usuarios individuales.

3. Legado de licencias

De forma predeterminada, los sitios, las bibliotecas y las listas de SharePoint heredan los permisos del sitio primario o de la colección de sitios. Esto significa que si cambia el nivel de permisos de un grupo en el sitio principal, el cambio se reflejará automáticamente en los sitios secundarios. Sin embargo, puede interrumpir esta herencia y personalizar los permisos para un sitio, una biblioteca o una lista específicos.

4. Gestión de permisos

La administración de permisos en SharePoint se puede realizar a través de la interfaz de usuario o a través de PowerShell para escenarios más avanzados. Los administradores del sitio pueden agregar o eliminar usuarios de grupos, crear nuevos grupos, asignar niveles de permisos e interrumpir la herencia de permisos.

5. Mejores prácticas

Para mantener un entorno de SharePoint seguro y eficiente, es esencial seguir algunas prácticas recomendadas para administrar permisos:

· Usar grupos en lugar de usuarios individuales: la asignación de permisos a los grupos facilita la administración y reduce el riesgo de errores.

· Limite el número de niveles de permisos personalizados: utilice los niveles de permisos predeterminados siempre que sea posible para simplificar la administración.

· Cambios en los permisos de los documentos: realice un seguimiento de los cambios de permisos para facilitar la resolución de problemas y la gestión futura.

· Verifique los permisos regularmente: Realice auditorías periódicas para asegurarse de que los permisos sean correctos y estén actualizados.

Herramientas de administración de permisos

SharePoint ofrece varias herramientas para administrar permisos, entre las que se incluyen:

· Centro de administración de SharePoint: una interfaz centralizada para administrar permisos en el nivel de sitio y colección de sitios.

· PowerShell: Una herramienta avanzada y automatizada de administración de permisos a través de scripts.

· Informes de permisos: herramientas de informes que le permiten ver y analizar los permisos asignados.

Conclusión

El sistema de permisos de SharePoint es una parte crucial para garantizar la seguridad y la gestión eficaz de la información. Comprender los conceptos básicos y seguir los procedimientos recomendados para administrar permisos puede ayudar a las organizaciones a aprovechar al máximo SharePoint mientras mantienen un entorno seguro y bien organizado.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección, vamos a ver cómo construir los diferentes niveles de permisos para los miembros del sitio de Share Point, que son diferentes posibilidades operativas para que sepa quién puede hacer qué.

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DESCRIPCIÓN TÉCNICA ASUNTO

Los niveles de permisos en SharePoint son fundamentales para administrar el acceso al contenido y las características dentro de una organización.

SharePoint proporciona una variedad de opciones para personalizar los permisos, que se pueden adaptar a las necesidades específicas de cada grupo o individuo.

Por ejemplo, puede asignar permisos únicos a un documento o carpeta, o cambiar los niveles de permisos para permitir el acceso a los datos que necesita, al tiempo que restringe a otros usuarios.

Este sistema de permisos está diseñado para proporcionar un control detallado y flexible, lo que permite a los administradores ahorrar tiempo y administrar recursos de manera eficiente en entornos complejos o grandes.

Además, SharePoint le permite interrumpir la herencia de permisos, que es cuando un sitio o documento hereda permisos de su contenedor o sitio principal, lo que proporciona la capacidad de personalizar los permisos a un nivel más granular.

Para administrar los permisos, debe ir a la página de permisos, que puede variar ligeramente en función de la versión de SharePoint que esté usando.

PROFUNDIZACIÓN

Niveles de permisos en SharePoint

Introducción

SharePoint es una plataforma de colaboración desarrollada por Microsoft que permite a las organizaciones administrar contenido, conocimiento y aplicaciones para fomentar el trabajo en equipo. Uno de los aspectos clave de SharePoint es la administración de permisos, que le permite controlar quién puede acceder a qué recursos dentro de la plataforma. Este documento proporciona una guía paso a paso de los diferentes niveles de permisos en SharePoint.

1. Niveles de permisos predeterminados

SharePoint proporciona varios niveles de permisos predefinidos que se pueden asignar a usuarios o grupos. A continuación, se muestra una descripción general de los principales niveles de permisos:

Dueño

Los usuarios con el nivel de permiso de propietario tienen control total sobre el sitio o la colección de sitios. Pueden crear, editar, eliminar y administrar todos los recursos, incluido el contenido y la configuración del sitio. Este nivel generalmente se asigna a los administradores del sitio.

Colaborador

Este nivel de permiso permite a los usuarios agregar, editar y eliminar contenido dentro del sitio. Sin embargo, no tienen permiso para cambiar la configuración del sitio ni administrar permisos. Este nivel es ideal para los miembros del equipo que necesitan contribuir activamente al contenido del sitio.

Espectador

Los usuarios con permiso de visualización pueden leer y ver el contenido del sitio sin poder modificarlo. Este nivel es adecuado para usuarios que solo necesitan acceder a la información sin realizar ningún cambio.

Visitantes

Los visitantes pueden ver el contenido del sitio, pero las oportunidades de interacción son limitadas. No pueden editar ni eliminar contenido. Este nivel se usa a menudo para compartir información con usuarios externos o con miembros de la organización que no necesitan acceso en profundidad.

2. Niveles de permisos personalizados

Además de los niveles de permisos predeterminados, SharePoint permite crear niveles de permisos personalizados. Esto le brinda más flexibilidad en la administración de permisos, lo que le permite establecer permisos específicos en función de las necesidades de su organización.

3. Gestión de permisos

La administración de permisos en SharePoint se puede realizar en diferentes niveles, incluido el sitio, la colección de sitios, la biblioteca de documentos, las listas y los elementos individuales. A continuación, se explica cómo administrar los permisos en cada nivel:

Sitio

Los permisos de nivel de sitio son administrados por los administradores del sitio. Pueden definir quién tiene acceso al sitio y qué niveles de permisos se deben asignar. Los permisos se pueden heredar de los subsitios o personalizarlos para cada subsitio.

Colección de sitios

Los permisos de nivel de colección de sitios son administrados por los administradores de la colección de sitios. Este nivel le permite establecer permisos específicos para toda la colección de sitios, incluidos todos los sitios y subsitios que contiene.

Biblioteca de documentos

Los administradores del sitio pueden administrar los permisos para cada biblioteca de documentos dentro del sitio. Esto le permite controlar quién puede agregar, editar o eliminar documentos específicos.

Listas

Los permisos para listas funcionan de la misma manera que los permisos para bibliotecas de documentos. Los administradores pueden controlar quién tiene acceso a las listas, quién puede agregar nuevos elementos y quién puede editarlos o eliminarlos.

Elementos

Los permisos de nivel de elemento le permiten ejercer un control detallado sobre elementos individuales dentro de listas o bibliotecas de documentos. Esto es útil cuando necesita restringir el acceso a información confidencial o datos específicos.

Conclusión

La administración de permisos en SharePoint es un aspecto crucial para garantizar la seguridad y la integridad de la información dentro de su organización. Comprender los diferentes niveles de permisos y saber cómo administrarlos de manera efectiva puede ayudar a optimizar la colaboración y proteger los datos de la empresa. Con opciones de permisos integradas y personalizadas, SharePoint proporciona una solución flexible y potente para satisfacer las necesidades únicas de cada organización.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección, después de definir los niveles de permisos en la anterior, veremos cómo configurar permisos avanzados para usuarios individuales, grupos de usuarios.

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DESCRIPCIÓN TÉCNICA ASUNTO

Para establecer permisos avanzados en SharePoint, es esencial comprender el concepto de herencia de permisos, que permite que los sitios, las listas y las bibliotecas hereden la configuración de permisos del sitio de nivel superior.

Esto facilita la administración de permisos, especialmente en colecciones de sitios grandes o complejas. Sin embargo, en algunos casos, es posible que deba personalizar los permisos de documentos, listas o bibliotecas específicos para ampliar o restringir el acceso a determinados usuarios.

Para ver y editar permisos, debe ir a la página Permisos de SharePoint. Para hacer esto, puede navegar a la lista o colección deseada, seleccionando "Configuración", luego "Configuración de la colección" o "Configuración de la lista".

En esta página, puede optar por interrumpir la herencia y administrar los permisos de forma más granular, asignando permisos únicos o cambiando los niveles de permisos existentes.

Es importante tener en cuenta que, aunque SharePoint ofrece mucha flexibilidad para personalizar los permisos, se recomienda usar grupos integrados de SharePoint para una administración más fácil y segura.

Además, SharePoint en Microsoft 365 incorpora otras características para una colaboración segura, como los grupos de Microsoft 365 asociados a sitios de grupo, que incluyen herramientas como un buzón y un calendario compartidos.

La administración de permisos a través de estos grupos permite un control más intuitivo y centralizado del acceso a los diferentes servicios de Microsoft 365. En el caso de las aplicaciones web de SharePoint Server, los permisos se pueden administrar a través de la Administración central de SharePoint, seleccionando la aplicación web deseada y cambiando los permisos de usuario en el grupo Seguridad.

Estas prácticas permiten a los administradores garantizar que las personas adecuadas tengan el acceso necesario a los datos, al tiempo que mantienen la seguridad y la integridad de la información corporativa.

PROFUNDIZACIÓN

Configuración de permisos avanzados en SharePoint

Introducción

SharePoint es una plataforma de colaboración de Microsoft que facilita la administración de documentos y el intercambio de información entre organizaciones. Una de las características clave de SharePoint es la administración de permisos, que permite a los administradores controlar el acceso a los recursos y al contenido del sitio.

1. Tipos de permisos en SharePoint

Los permisos en SharePoint se administran a través de grupos y niveles de permisos. Los principales niveles de autorización son los siguientes:

· Control total: Administra los permisos y la configuración del sitio.

· Editar: Agregue, edite y elimine elementos y documentos.

· Contribuir: Le permite agregar, editar y eliminar elementos y documentos.

· Leer: Permite ver elementos y documentos, pero no editarlos.

· Vista limitada: Le permite ver páginas y documentos específicos sin tener acceso completo al sitio.

2. Establecer permisos avanzados

Paso 1: Accede a la configuración del sitio

Para comenzar a configurar permisos avanzados, inicie sesión en el sitio de SharePoint y navegue hasta la configuración del sitio a través del icono de engranaje en la parte superior derecha.

Paso 2: Administrar permisos

En la página de configuración del sitio, seleccione Permisos del sitio en la sección Usuarios y permisos. Aquí puede ver todos los grupos de permisos existentes y sus miembros.

Paso 3: Crear o editar grupos de permisos

Para crear un nuevo grupo de permisos, haga clic en Crear grupo e introduzca el nombre y la descripción del grupo. Seleccione los niveles de permisos que desea asignar a este grupo y haga clic en Crear.

Si desea editar un grupo de permisos existente, selecciónelo de la lista y haga clic en Configuración del grupo. Aquí, puede agregar o eliminar miembros, así como cambiar los niveles de permisos asignados al grupo.

Paso 4: Asignar permisos de nivel de sitio, biblioteca o documento

SharePoint le permite asignar permisos no solo a nivel de sitio, sino también a nivel de biblioteca o documento. Para ello, vaya a la biblioteca o documento que le interese, haga clic en los tres puntos junto al nombre y seleccione Configuración. A continuación, vaya a Permisos y edite los permisos como desee.

Paso 5: Detener la herencia de permisos

Para establecer permisos específicos para una biblioteca o un documento, es posible que deba dejar de heredar permisos del sitio de nivel superior. Para ello, vaya a la biblioteca o a la configuración del documento, seleccione Permisos y, a continuación, haga clic en Detener la herencia de permisos. Ahora puede asignar permisos personalizados sin afectar a otras partes del sitio.

Conclusión

La administración de permisos en SharePoint es fundamental para garantizar la seguridad e integridad de los datos dentro de una organización. Con esta configuración avanzada, los administradores pueden controlar con precisión quién tiene acceso a qué y cómo pueden interactuar con los recursos del sitio. Siguiendo los pasos de esta guía, puede configurar permisos personalizados que satisfagan las necesidades específicas de su organización.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección, aprenderemos a crear y administrar usuarios y grupos de Share Point, centrándonos en la principal diferencia entre estos grupos y los grupos de usuarios de Office 365.

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DESCRIPCIÓN TÉCNICA ASUNTO

La creación y administración de grupos de usuarios en SharePoint es un proceso esencial para administrar un entorno colaborativo y seguro. SharePoint proporciona una plataforma sólida para la administración de contenido empresarial y la colaboración de usuarios.

Para comenzar, debe ir a la configuración del sitio e ir a la sección "Usuarios y permisos". Aquí, puede crear un nuevo grupo proporcionando un nombre y una descripción significativos. Es importante asignar al grupo un propietario que será responsable de administrar los miembros y sus permisos.

La configuración del grupo le permite definir quién puede ver o editar la lista de miembros y si desea permitir que las solicitudes se unan al grupo. Después de la creación, los usuarios se pueden agregar al grupo y asignar niveles de permisos específicos, que determinan el acceso al contenido y las funciones disponibles.

La administración eficaz de grupos de usuarios en SharePoint facilita la colaboración, mejora la seguridad y agiliza la administración de los activos corporativos. Con la configuración adecuada, SharePoint se convierte en una herramienta eficaz para respaldar los procesos empresariales y la comunicación interna.

PROFUNDIZACIÓN

Crear y administrar grupos de usuarios de SharePoint

Introducción

SharePoint es una plataforma de colaboración desarrollada por Microsoft que permite a las empresas administrar documentos, contenido y aplicaciones para mejorar la productividad y la colaboración interna. La gestión de usuarios y grupos es una función crucial para garantizar que los recursos solo sean accesibles para aquellos que los necesitan. En esta guía, exploraremos cómo crear y administrar grupos de usuarios en SharePoint.

Para. Creación de grupos de usuarios en SharePoint

1. Crear un nuevo grupo

Para crear un nuevo grupo de usuarios en SharePoint, siga estos pasos:

· Inicie sesión en el sitio de SharePoint con sus credenciales de administrador.

· Ve a la página de configuración del sitio haciendo clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccionando "Configuración del sitio".

· En la sección "Usuarios y permisos", haz clic en "Permisos del sitio".

· Haga clic en "Crear grupo" en la barra de herramientas.

· Rellene los campos obligatorios, como el nombre y la descripción del grupo.

· Establezca los permisos para el grupo seleccionando el nivel de permiso adecuado.

· Haga clic en "Crear" para completar la creación del grupo.

2. Agregar usuarios a un grupo

Después de crear un grupo, debe agregar usuarios. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

· Ve a la página de permisos del sitio.

· Seleccione el grupo al que desea agregar usuarios.

· Haga clic en "Nuevo" y seleccione "Agregar usuarios".

· Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios que desea agregar.

· Haga clic en "Compartir" para agregar usuarios al grupo.

B. Administración de grupos de usuarios en SharePoint

1. Editar un grupo

Puede cambiar la configuración de un grupo existente para adaptarlo a las necesidades cambiantes de su organización:

· Ve a la página de permisos del sitio.

· Seleccione el grupo que desea editar.

· Haga clic en "Configuración de grupo" en la barra de herramientas.

· Realice los cambios necesarios, como el nombre del grupo, la descripción o los permisos.

· Haga clic en "Guardar" para aplicar los cambios.

2. Eliminar usuarios de un grupo

La eliminación de usuarios de un grupo puede ser necesaria por una variedad de razones, como cambios de rol o proyecto:

· Ve a la página de permisos del sitio.

· Seleccione el grupo del que desea eliminar usuarios.

· Seleccione el usuario que desea eliminar.

· Haga clic en "Eliminar del grupo" en la barra de herramientas.

· Confirme la eliminación del usuario.

3. Eliminar un grupo

Si ya no necesitas un grupo, puedes eliminarlo siguiendo estos pasos:

· Ve a la página de permisos del sitio.

· Seleccione el grupo que desea eliminar.

· Haga clic en "Configuración de grupo" en la barra de herramientas.

· Haga clic en "Eliminar" y confirme la eliminación.

Conclusión

La creación y administración de grupos de usuarios en SharePoint es esencial para mantener una organización bien estructurada y segura. Siguiendo estos pasos, puede asegurarse de que los recursos solo sean accesibles para los usuarios autorizados, lo que puede mejorar la seguridad y la eficacia de la colaboración dentro de su organización.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección, aprenderemos a compartir documentos de su sitio de Share Point con personas ajenas a su organización (cuentas de Office 365) para el trabajo y la colaboración.

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DESCRIPCIÓN TÉCNICA ASUNTO

Compartir documentos en SharePoint con usuarios externos es una característica que le permite colaborar de forma eficaz a través de los límites de la organización. Este proceso se ve facilitado por SharePoint y OneDrive, que ofrecen opciones de uso compartido seguras y controladas.

Para compartir un documento con usuarios externos, deberá iniciar sesión en su cuenta profesional o educativa y enviar un vínculo específico a las personas que desee, dentro y fuera de su organización. Es importante tener en cuenta que si está utilizando una cuenta personal de Microsoft, solo es posible compartir con otros usuarios que tengan una cuenta personal de Microsoft.

Al crear el enlace para compartir, puede elegir la opción "Usuarios específicos" para asegurarse de que el contenido solo sea accesible para las personas que invite, lo que aumenta la seguridad de los documentos compartidos. Además, los destinatarios no necesitan una cuenta de Microsoft para acceder al contenido; Recibirán un código de un solo uso por correo electrónico para verificar su identidad.

Sin embargo, los usuarios con una cuenta de Microsoft deberán iniciar sesión para ver el documento. Puede dejar de compartir y eliminar el acceso a los archivos en cualquier momento, asegurándose de que el control de acceso se administre incluso después del uso compartido inicial.

Para mayor seguridad, puede eliminar los permisos de edición y habilitar la opción "Bloquear descarga" en la configuración del enlace. Estas medidas garantizan que compartir documentos en SharePoint con usuarios externos no solo sea posible, sino que también sea seguro y cumpla con las políticas de la empresa o educativas.

PROFUNDIZACIÓN

Compartir documentos en bibliotecas de SharePoint con usuarios ajenos a la organización

Introducción

Compartir documentos a través de bibliotecas de SharePoint es una práctica común en las organizaciones que desean facilitar la colaboración y el acceso a la información. Sin embargo, cuando se trata de compartir contenido con usuarios fuera de su organización, es esencial tomar las precauciones y los procedimientos adecuados para garantizar la seguridad y la privacidad de sus datos. En esta guía se exploran los pasos necesarios para compartir documentos de forma segura y eficaz con usuarios externos mediante SharePoint.

A. Beneficios de compartir documentos con usuarios externos

Compartir documentos con usuarios externos puede proporcionar una serie de ventajas, entre las que se incluyen:

· Colaboración mejorada: Permitir que los socios, proveedores y clientes accedan a los documentos puede mejorar la colaboración y la productividad.

· Fácil acceso a la información: Los usuarios externos pueden acceder a la información que necesitan sin tener que pasar por complejos procedimientos internos.

· Reducción del correo electrónico: el uso compartido de documentos a través de SharePoint reduce la necesidad de enviar archivos por correo electrónico, lo que disminuye el riesgo de errores y múltiples versiones.

· Seguridad y auditoría: SharePoint proporciona herramientas de seguridad avanzadas que le permiten mantener el control sobre los documentos compartidos.

B. Pasos para compartir documentos con usuarios externos

1. Configuración de los ajustes de uso compartido

Antes de compartir documentos, es esencial configurar las opciones de uso compartido en el sitio de SharePoint. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

· Inicie sesión en SharePoint con una cuenta de administrador.

· Vaya a la configuración del sitio y seleccione "Compartir".

· Configure los ajustes de uso compartido para permitir el acceso a usuarios externos. Puede optar por permitir el uso compartido con usuarios autenticados o con cualquier persona que tenga el vínculo.

2. Compartir documentos

Después de configurar las opciones de uso compartido, siga estos pasos para compartir un documento con usuarios externos:

· Vaya a la biblioteca de documentos y seleccione el archivo que desea compartir.

· Haz clic en "Compartir".

· Introduzca la dirección de correo electrónico del usuario externo.

· Elija el nivel de acceso (ver, editar, etc.).

· Agregue un mensaje personalizado si es necesario y haga clic en "Enviar".

3. Gestión de permisos

Es crucial gestionar los permisos de los usuarios externos para asegurarse de que solo tienen acceso a los documentos necesarios:

· Puede revocar el acceso en cualquier momento desde la configuración de uso compartido del documento.

· Supervise la actividad de los usuarios externos para asegurarse de que están utilizando los documentos correctamente.

· Use la configuración de seguridad avanzada de SharePoint para establecer tiempos de espera de acceso y otras restricciones.

C. Buenas prácticas de seguridad

La seguridad es una consideración crucial cuando se comparten documentos con usuarios externos. Estas son algunas de las mejores prácticas a seguir:

· Usar autenticación de dos factores: Requerir que los usuarios externos usen la autenticación de dos factores para acceder a los documentos.

· Restringir el acceso: otorgue solo los permisos necesarios a los usuarios externos y revoque el acceso tan pronto como ya no sea necesario.

· Supervisar la actividad: use los registros de actividad de SharePoint para realizar un seguimiento de las acciones de los usuarios externos.

· Realiza auditorías de seguridad periódicas: Comprueba periódicamente tu configuración de seguridad y permisos para asegurarte de que están actualizados.

Conclusión

Compartir documentos en bibliotecas de SharePoint con usuarios externos puede mejorar significativamente la colaboración y la eficiencia de una organización. Sin embargo, debe tomar las medidas de seguridad adecuadas y seguir las mejores prácticas para proteger los datos confidenciales. Al configurar correctamente los ajustes de uso compartido, administrar cuidadosamente los permisos e implementar las mejores prácticas de seguridad, las organizaciones pueden compartir documentos con confianza y seguridad.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección, veremos los dos tipos de personas a las que se puede invitar a colaborar en su sitio de Share Point. Los autenticados, es decir, aquellos que tienen un perfil en la cuenta como miembros o invitados y los anónimos, es decir, aquellos que están invitados a su dirección de correo electrónico pero no tienen el perfil antes mencionado. Obviamente veremos qué implica este diferente estatus en relación con el relato en términos de poderes.

Se recomienda que siempre mantenga abiertas las diapositivas de PowerPoint dedicadas a esta lección en otra ventana cuando vea el video. Muévete de una ventana a otra con el atajo de teclado ALT+TAB (la tecla con las dos flechas a la izquierda junto a la letra Q).

DESCRIPCIÓN TÉCNICA ASUNTO

En el contexto de SharePoint, la administración de usuarios anónimos y autenticados es esencial para garantizar que la información esté segura y accesible. Los usuarios anónimos son aquellos que pueden acceder al contenido de SharePoint sin proporcionar información de autenticación.

Esto es especialmente útil para sitios públicos o páginas que desean compartir información con una gran audiencia sin necesidad de iniciar sesión. Por otro lado, los usuarios autenticados son aquellos que necesitan proporcionar credenciales válidas, como un nombre de usuario y una contraseña, para acceder a sitios y contenido más confidenciales en SharePoint. Este nivel de autenticación es esencial para proteger la información confidencial y permitir la colaboración segura dentro de una organización o entre socios comerciales.

La configuración de permisos en SharePoint permite a los administradores definir con precisión quién puede ver, editar o administrar contenido. Tradicionalmente, los permisos de SharePoint se han administrado a través de un conjunto de grupos de permisos dentro de un sitio, como propietarios, miembros y visitantes. Además, con SharePoint en Microsoft 365, puede aprovechar las capacidades de uso compartido externo para permitir el acceso a usuarios fuera de su organización, lo que le brinda una mayor flexibilidad y apertura en la administración de su contenido.

Es importante tener en cuenta que, si bien los usuarios anónimos pueden tener acceso limitado a ciertas áreas, los usuarios autenticados pueden tener permisos más amplios, desde la visualización hasta la edición de contenido, según su función y las necesidades comerciales. La elección entre usuarios anónimos y autenticados depende de los objetivos específicos del sitio de SharePoint y de la naturaleza de la información que se comparte.

PROFUNDIZACIÓN

Compartir documentos de la biblioteca de SharePoint con usuarios externos

Introducción

Compartir documentos en bibliotecas de SharePoint con personas ajenas a la organización es una característica valiosa para la colaboración y la comunicación. Esta guía explorará los pasos para compartir documentos con usuarios externos, ya sean anónimos o autenticados, y las mejores prácticas a seguir para garantizar la seguridad y privacidad de los datos.

1. Tipos de usuarios externos

Usuarios anónimos

Los usuarios anónimos son aquellos que acceden a los documentos sin tener que proporcionar credenciales de inicio de sesión. Este modo es útil para compartir documentos públicos o cuando se desea simplificar el acceso.

Usuarios autenticados

Los usuarios autenticados son aquellos que necesitan acceder a documentos mediante una cuenta, que puede ser una cuenta de Microsoft o una cuenta creada específicamente para acceder a documentos de SharePoint.

2. Procedimiento de partición

A. Compartir con usuarios anónimos

· Vaya a la biblioteca de SharePoint que contiene el documento que desea compartir.

· Selecciona el documento y haz clic en "Compartir".

· En el menú para compartir, selecciona "Cualquiera que tenga el enlace puede ver" o "Cualquiera que tenga el enlace puede editar", según el nivel de acceso que quieras proporcionar.

· Genere el enlace para compartir y envíelo al usuario externo.

B. Compartir con usuarios autenticados

· Vaya a la biblioteca de SharePoint que contiene el documento que desea compartir.

· Selecciona el documento y haz clic en "Compartir".

· En el menú compartir, seleccione "Personas específicas" e ingrese la dirección de correo electrónico del usuario externo.

· Asigne permisos de visualización o edición y envíe la invitación.

· El usuario externo recibirá un correo electrónico con un enlace para acceder al documento después de la autenticación.

3. Mejores prácticas de seguridad

· Limitar permisos: otorgue solo los permisos necesarios (ver o editar) para minimizar el riesgo.

· Establecer plazos: Utilice enlaces para compartir con plazos para evitar el acceso prolongado no autorizado.

· Supervisar el acceso: use las características de supervisión de SharePoint para realizar un seguimiento del acceso a los documentos compartidos.

· Revocar acceso: elimine el acceso a usuarios externos cuando ya no sea necesario.

Conclusión

Compartir documentos de biblioteca de SharePoint con usuarios externos, ya sean anónimos o autenticados, puede mejorar significativamente la colaboración y la eficiencia. Sin embargo, es esencial seguir las mejores prácticas de seguridad para proteger la información confidencial y garantizar que el acceso esté controlado y monitoreado. Si sigues esta guía, podrás compartir documentos de forma segura y eficiente.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección, veremos cómo compartir documentos desde el sitio de Share Point con usuarios externos y cómo administrar su acceso al contenido (por ejemplo, edición/solo lectura).

Se recomienda que siempre mantenga sus diapositivas de PowerPoint abiertas en otra ventana mientras sigue la lección.

DESCRIPCIÓN TÉCNICA ASUNTO

La administración del acceso de usuarios externos en SharePoint es un aspecto crucial para garantizar la seguridad e integridad de los datos corporativos. Puede configurar las opciones de uso compartido de un sitio de SharePoint, lo que permite a los administradores controlar el nivel de acceso que pueden tener los usuarios externos.

Esto incluye la capacidad de agregar documentos sin eliminar los documentos existentes, así como restringir el acceso a subcarpetas específicas dentro de una carpeta compartida. Por ejemplo, al cambiar la configuración de uso compartido externo, puede decidir permitir el acceso solo a ciertos dominios o establecer una fecha de vencimiento para el acceso de invitados.

Además, es importante tener en cuenta la configuración de colaboración externa de Microsoft para determinar quién puede invitar invitados a su organización.

PROFUNDIZACIÓN

Administrar el acceso a la biblioteca de SharePoint, compartir documentos con usuarios externos

Introducción

Compartir documentos e información es un aspecto crucial de la colaboración empresarial. Las bibliotecas de SharePoint proporcionan una plataforma sólida para la administración de documentos, pero compartir archivos con usuarios externos requiere una administración de acceso cuidadosa para garantizar la seguridad y el control.

Para. Configuración inicial de SharePoint

Para empezar a administrar el acceso, es esencial configurar correctamente la biblioteca de SharePoint. Asegúrese de que la configuración esté configurada para permitir el uso compartido externo. Esto se puede hacer en el nivel de sitio o colección de sitios.

B. Habilitación del uso compartido externo

1. Inicie sesión en el centro de administración de SharePoint : Aquí podrá administrar la configuración global para el uso compartido externo.

2. Configure los ajustes de uso compartido : Decida si desea permitir el uso compartido con:

- Usuarios externos con autenticación

- Usuarios anónimos a través de enlaces para compartir

3. Establezca políticas de acceso : Restringir el acceso puede ser útil para garantizar que solo usuarios específicos puedan ver o editar documentos.

C. Compartir un documento con usuarios externos

Una vez que hayas configurado el uso compartido externo, podrás continuar compartiendo documentos específicos.

Pasos para compartir un documento

1. Seleccione el documento : Abra la biblioteca de documentos de SharePoint y seleccione el archivo que desea compartir.

2. Haga clic en "Compartir" : Aparecerá una opción para ingresar la dirección de correo electrónico del usuario externo.

3. Seleccione Nivel de permiso : Decide si otorgar permisos de solo lectura o de edición.

4. Enviar invitación : El usuario recibirá un correo electrónico con un enlace para acceder al documento.

D. Opciones avanzadas para compartir

- Enlaces que caducan: establece una fecha de caducidad para compartir enlaces a fin de limitar el acceso a lo largo del tiempo.

- Protección con contraseña: Agregue una contraseña a los enlaces de uso compartido para obtener una capa adicional de seguridad.

E. Seguimiento y verificación

Una parte esencial de la gestión de acceso es supervisar quién accede a los documentos y qué hacen con ellos.

Registro de auditoría

SharePoint proporciona herramientas de auditoría que le permiten realizar un seguimiento:

- Quién vio o editó un documento

- Cuando haya iniciado sesión

- Qué cambios se han realizado

Comercio

Los informes periódicos sobre el acceso a los documentos pueden ayudarle a identificar posibles violaciones de seguridad o usos indebidos.

Gestión de permisos

La administración de permisos en SharePoint debe ser continua para garantizar que los usuarios adecuados tengan acceso a los documentos correctos.

F. Revisión periódica de las licencias

- Comprobación periódica : Comprobar periódicamente los permisos de los usuarios externos para asegurarse de que solo las personas que necesitan acceder a ellos los mantengan.

- Revocar y cambiar permisos : Actualiza o revoca permisos cuando un proyecto esté completo o un usuario ya no necesite acceder a él.

Conclusión

Compartir documentos con usuarios externos a través de las bibliotecas de SharePoint puede mejorar significativamente la colaboración y la eficiencia dentro de una organización. Sin embargo, es esencial contar con estrictos controles de acceso y mantenerlos para proteger la información confidencial. Un enfoque estructurado de la gestión del acceso, combinado con una supervisión continua, garantizará que los datos se compartan de forma segura y controlada.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL TEMA

En esta lección, veremos cómo crear listas de datos independientes y sitios secundarios a la lista de datos principal para compartir documentos con personas ajenas a su organización (su cuenta).

Se recomienda que siempre mantenga abiertas las diapositivas de PowerPoint dedicadas a esta lección en otra ventana cuando vea el video. Muévete de una ventana a otra con el atajo de teclado ALT+TAB (la tecla con las dos flechas a la izquierda junto a la letra Q).

DESCRIPCIÓN TÉCNICA ASUNTO

En SharePoint, los subsitios se pueden usar para organizar el contenido y la información jerárquicamente dentro de un sitio de nivel superior. Estos subsitios heredan los permisos y la configuración del sitio de nivel superior, pero se pueden personalizar con su propio contenido y permisos específicos.

La creación de subsitios es especialmente útil para organizaciones grandes que necesitan dividir la información en secciones o departamentos distintos mientras se mantiene la coherencia en la apariencia y la navegación.

Los administradores pueden administrar la creación de estos sitios a través del Centro de administración de SharePoint, donde pueden determinar el tipo de sitios que los usuarios pueden crear y especificar la ubicación de los sitios. Además, SharePoint proporciona varias plantillas de sitio que puede usar para crear rápidamente subsitios con contenido y diseños predefinidos que se pueden adaptar a las necesidades específicas de su organización.

Es importante tener en cuenta que los borradores guardados en sitios de SharePoint se consideran "versiones secundarias" y se identifican mediante un número de versión que sigue a la versión principal más reciente. Este sistema de control de versiones le permite estar al tanto de los cambios y administrar la publicación de contenido de manera eficiente.

PROFUNDIZACIÓN

La importancia de crear listas y subsitios independientes para compartir documentos de biblioteca de SharePoint con usuarios externos

Un enfoque estratégico para la gestión segura y organizada de la información

Introducción

En el entorno empresarial moderno, la colaboración y el intercambio de documentos con usuarios externos se ha convertido en una necesidad crucial para muchas organizaciones. SharePoint, una plataforma de colaboración y gestión de documentos desarrollada por Microsoft, ofrece potentes herramientas para facilitar este intercambio. Sin embargo, para garantizar un uso eficaz y seguro de SharePoint, es importante considerar la posibilidad de crear listas y subsitios independientes. Este enfoque no solo mejora la seguridad, sino también la organización y gestión de documentos.

1. La construcción de listas separadas

Las listas en SharePoint son esenciales para organizar y administrar la información. La creación de listas separadas para compartir con usuarios externos tiene varias ventajas:

· Seguridad y control de acceso : Las listas separadas le permiten aplicar permisos específicos, limitando el acceso solo a los usuarios autorizados. Esto reduce el riesgo de acceso no autorizado y pérdida de datos.

· Gestión simplificada : La organización de los documentos en listas separadas facilita la gestión y la búsqueda de información. Los usuarios pueden encontrar rápidamente los documentos que necesitan sin tener que navegar por estructuras complejas.

· Supervisión y auditoría: Las listas separadas permiten un seguimiento más preciso de las actividades de los usuarios. Puede realizar un seguimiento de quién ha visto o editado sus documentos, lo que mejora la transparencia y la responsabilidad.

2. El uso de sitios secundarios

Los subsitios de SharePoint proporcionan una capa adicional de organización y seguridad para el uso compartido de documentos:

· Aislamiento de contenido: la creación de subsitios separados le permite aislar el contenido compartido con usuarios externos de los documentos internos. Este aislamiento reduce el riesgo de acceso accidental o inadecuado a información confidencial.

· Personalización y marca: Los subsitios se pueden personalizar para satisfacer las necesidades específicas del proyecto o del cliente. Se puede aplicar una marca distintiva, mejorando la percepción profesional de la organización.

· Administración de permisos: los permisos se pueden configurar a nivel de subsitio, lo que le brinda un control más granular sobre el acceso a los documentos. Esto garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la información que comparte.

· Colaboración mejorada: los subsitios ofrecen herramientas de colaboración dedicadas, como foros de discusión, calendarios compartidos y bibliotecas de documentos específicos. Esto promueve una colaboración más eficiente y específica.

Conclusión

La creación de listas independientes y el uso de subsitios en SharePoint son prácticas esenciales para mejorar la seguridad, la organización y la administración de documentos compartidos con usuarios externos. Estos enfoques proporcionan un control de acceso más granular, facilitan la búsqueda de información y mejoran la colaboración. La adopción de estas estrategias permite a las organizaciones sacar el máximo provecho de SharePoint mientras protegen la información confidencial y mejoran la eficiencia operativa.

En esta lección, procederemos a una introducción a la herramienta Power BI instalando primero la versión de escritorio gratuita sin límites de tiempo.

También veremos las posibles fuentes de origen de datos. Microsoft 365 nos da una gran cantidad de opciones y además nos proporciona dos bases de datos pobladas para empezar a aprender Power BI: una tabla construida directamente en Power BI y una hoja de Excel para sincronizar.

También tienes el fichero de Microsoft Access con los 8000 municipios italianos que también utilizaremos tanto para mostrar el proceso de sincronización como para la construcción de informes en Power BI.

Encuentre todos los archivos y enlaces en los recursos de esta lección.

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En esta lección, procederemos a una introducción a la herramienta Power BI instalando primero la versión de escritorio gratuita sin límites de tiempo.

También veremos las posibles fuentes de origen de datos. Microsoft 364 nos da una gran cantidad de opciones y además nos proporciona dos bases de datos pobladas para empezar a aprender Power BI: una tabla construida directamente en Power BI y una hoja de Excel para sincronizar.

También tienes el fichero de Microsoft Access con los 8000 municipios italianos que también utilizaremos tanto para mostrar el proceso de sincronización como para la construcción de informes en Power BI.

Encuentre todos los archivos y enlaces en los recursos de esta lección.

En esta lección, veremos:

- cómo crear una lista de Share Point a partir de una hoja de Excel que contiene datos financieros que Microsoft nos proporciona (puede encontrar el archivo descargable traducido al italiano en los recursos de esta lección);

- cómo sincronizar la lista de puntos compartidos con Power BI y luego ver la tabla que se crea y a partir de la cual construiremos los informes con gráficos interactivos y tablas de multiplicar (sincronizadas entre sí).

En esta lección, haremos dos cosas para ajustar la tabla del modelo de datos de Power BI:

1. Cambiaremos el nombre de los campos que, en sincronía con Share Point, Power BI se denominaron Campo 1, Campo 2, Campo predeterminado N, con nombres que identifiquen fácilmente los datos que representan para que podamos usarlos rápidamente en la creación de informes estadísticos;

2. Convertiremos los campos con números (por ejemplo, precio de venta) de formato de texto, ya que originalmente provenían de Share Point) a formato numérico. Esto nos dará más adelante la capacidad de definir fórmulas de expresión de análisis de datos (DAX) para enriquecer el modelo de datos con contenido y mostrarlos desde diferentes ángulos.

En esta lección, veremos todos los pasos para crear un flujo con Microsoft Power Automate, que actualizará automáticamente el conjunto de datos en el modelo de Power BI después de que se agregue un cambio o una fila a la lista de puntos compartidos de "Datos financieros".

Una vez que haya transferido permanentemente los datos de la hoja de Excel a Share Point, este es un ejemplo de cómo seguir usando las mismas formas de trabajo con las que ha estado trabajando hasta ahora, sin dejar de tener la oportunidad de aprovechar el enorme potencial de administración de Microsoft 365.

En la lista de puntos compartidos, de hecho, podremos introducir datos de la misma manera que en Excel.

In the next few lessons, we'll build a report by analyzing Power Bi data/power sets from several aspects by creating various visual objects: tables and graphs.

We'll look at how to see different customer angles, geographies, products, and retailers.

In this lesson, we'll create a customer-focused Power BI report page by geography with the following visuals:

1. Pie chart of customers by state/province ;

2. Pie chart of customers by region of the world ;

3. Table of clients aggregated by state/province ;

4. Aggregated number of customers table by world region.

We'll look at how clicking on different visuals, such as a state, province, or region of the world, will change the values of all charts and other tables.

Simply after building these four objects very quickly based on the fields of the dataset synchronized with Share Point that we could always modify.

En esta lección, crearemos una página de informe de Power BI centrada en los clientes por ubicación y edad con los siguientes objetos visuales:

1. Tabla Número de clientes por edad ;

2. Mesa de clientes por ciudad ;

3. Tabla de clientes por estado/provincia ;

4. Tabla de clientes por regiones del mundo ;

Veremos cómo al hacer clic en diferentes elementos visuales, como un estado, una provincia, una región mundial o una edad, se cambiarán los valores de todas las demás tablas.

Simplemente después de construir estos cuatro objetos muy rápidamente en base a los campos del conjunto de datos sincronizados con Share Point que siempre podíamos modificar.

En esta lección, crearemos una página de informe de Power BI centrada en el número de productos por categoría con los siguientes objetos visuales:

1. Tabla de productos;

2. Gráfico de histograma numérico por categoría.

Veremos cómo al hacer clic en diferentes elementos visuales, como un producto o una categoría, se cambiarán los valores de la tabla/gráfico, y viceversa.

Simplemente después de construir estos dos objetos muy rápidamente en base a los campos del conjunto de datos sincronizados con Share Point que siempre podríamos modificar.

En esta lección, crearemos una página de informe de Power BI centrada en el revendedor por región global, estado/provincia y ciudad con los siguientes objetos visuales:

1. Tabla de las regiones del mundo ;

2. Tabla de Estado/Provincia ;

3. Mesa de la ciudad;

4. Tabla de las regiones del mundo ;

5. Histograma gráfico por regiones del mundo ;

6. Histograma por estado/provincia.

Veremos cómo al hacer clic en diferentes elementos visuales, como un estado, una provincia, un mundo o una ciudad, se cambiarán los valores de todos los demás cuadros y gráficos.

Justo después de construir estos seis objetos muy rápidamente en función de los campos del conjunto de datos sincronizados con Share Point que siempre podíamos cambiar.