Эффективный руководитель: анализ ситуации и постановка целей

Как-то мне «повезло» работать со спонтанным начальником – с таким начальником, с которым «везло» столкнуться каждому хотя бы раз в жизни. Вы слышите определенную долю иронии в моих словах «повезло», потому что это начальник, стиль которого часто называют «чайка-менеджмент». Не слышали это определение?

Чайка-менеджмент – прилетел, наорал, нагадил, улетел.

Так вот, для меня самым неоднозначным в его поведении было вечное недовольство или, наоборот, безудержное счастье. И все это абсолютно непонятно и непрогнозируемо. Ты выполнил план, а тебе прилетает за что-то, что вы даже не обсуждали. Или наоборот, ты реально провалил месяц, а тебя хвалят за подготовленный отчет.

На бизнес влияют не только те факторы, которые измеряются KPI, но и много других факторов, не попадающих под модель KPI. Чтобы не упустить их из фокуса внимания, применяется такой аналитический инструмент как «Матрица системного анализа». Что значит «системного» - она позволяет одним взглядом посмотреть на все данные, на все факторы, которые влияют на бизнес. Увидеть систему целиком, понять, что с этой системой происходит.

По сути, это сводная таблица, куда заносятся все данные, которые нужно анализировать (критерии 1,2,3 и т.д.). В верхней части таблицы схожие элементы системы (например, город Москва, Санкт-Петербург, Ярославль и т.п.). На пересечении в таблицу вносятся данные: факты, тенденции, выводы.

Существует множество подходов к категоризации данных, существует множество подходов даже в определении 2-х самых известных инструментов - ABC-анализ и XYZ-анализ. Кто-то говорит, что это инструмент для анализа продаж, кто-то говорит про анализ складских запасов, кто-то говорит про приоритеты работы. Все правы и не правы одновременно. Ведь это инструменты для анализа, а что станет его предметом – это уже наше управленческое решение.

Постараюсь заинтересовать вас в этом методе/подходе и показать, как он может быть применен в общих принципах – детали вы сможете без проблем найти непосредственно для вашей сферы деятельности.

Итак, ABC-анализ использует всем известное правило Паретто, которое в упрощенном виде говорит нам о том, что 80% усилий дают нам 20% результата, а 205 усилий способны давать 80% результата. Отсюда и логичное действие для руководителя – провести анализ, чтобы понять, а что за 20% усилий дают 80% результата его подразделения.

Люди получают субъективные данные, общаясь с другими. Они также могут собирать их, делая предположения и суждения на основе сообщений. Таким образом, характеристики данных могут варьироваться от человека к человеку или даже изменяться в зависимости от того, как один человек чувствует себя в данный момент времени.

Напротив, объективные данные поступают из проверяемых фактов или событий и имеют согласованность даже в нескольких источниках.

В то время как субъективные данные включают в себя элемент личной интерпретации, объективные данные в первую очередь зависят от использования точных данных для подтверждения того, что произошло или что кто-то предполагает.

Субъективность не всегда отрицательна. Например, кто-то может субъективно изменить отображенные данные, которые показывают территории продаж или аналогичную информацию, чтобы удовлетворить потребности компании и сделать статистику более доступной для заинтересованных сторон.

Важно помнить, что человеческая субъективность, например интуиция, может дать порой намного больше, чем долгий и скрупулёзный анализ. Правда, может и не дать – может и подвести.

Но зачастую видя ту или иную ситуацию, мы понимаем, что что-то в ней не так, но сама формулировка пока не осознана. Либо мы обозначаем проблему очень быстро, скупо, не учтя все включенные в нее стороны. Например, «низкое качество работы». Один из показателей эффективности руководителя — это умение не просто вовремя увидеть назревающую проблему, но и правильно ее сформулировать. Ведь в зависимости от того насколько верны посылы, формулировки проблемы будет определяться моя цель по ее решению и способы решения. Поэтому еще до диаграммы Исикавы нам нужно исследовать назревающую проблему с разных сторон. И в этом нам поможет «Метод анализа мнений» или «Анализ 360».

По сути «матрица потребностей» это таблица отражающая перечень всех лиц, вовлеченных в эту ситуацию, и представляющая информацию о том, какими потребностями обладает каждый из лиц. Как с ней работать?

Объектом SWOT-анализа может быть практически любое решение над которым вы работаете, как руководитель. Важно понимать, что SWOT-анализ – это инструмент для сведения данных воедино, как объективных, так и субъективных. То есть, если на предыдущих этапах мы скорее собирали данные, собирали информацию, то на этом этапе начинается сопоставление этих дынных в единую систему. А цель SWOT-анализ проста – нам необходимо сформулировать цель, желаемый образ результата. И в этой формулировке мы должны руководствоваться идеей, что сильные стороны надо усиливать, возможности использовать, слабые стороны – компенсировать, а угрозам не дать реализоваться (а если это не в наших силах, то сделать так, чтобы минимизировать негативные последствия угроз/рисков).

Диаграмма Исикавы используется как аналитический инструмент для просмотра действия возможных факторов и выделение наиболее важных причин, действие которых порождает конкретные следствия и поддается управлению

Наличие целей помогает не только видеть свой путь, но и понимать, что ты движешься к достижению собственных целей, а не работаешь на реализацию целей других. Но, для их правильной постановки, важно четко понимать, что нам даст достижение той или иной цели, в чём это будет полезно, зачем нам это нужно?

А что же такое «Мета-цель»? Здесь проще всего объяснить через аналогию с повседневной жизнью – МЕЧТА.

Возможно этот термин для вас не нов, т.к. он часто и повсеместно употребляется. Кратко напомню, что такое SMART. SMART – система постановки целей. Что вообще такое цель? Цель — идеальный образ ожидаемого результата. Т.е. полноценное описание того, к чему я должен прийти. Чтобы успешно достигать своих целей, их нужно уметь правильно формулировать. Как показывает практика, чтобы хорошо пользоваться SMART нужна наработка опыта. Итак, SMART – это аббревиатура, помогающая запомнить 5 важнейших критериев постановки целей...